1、目的：為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

2、適用范圍：公司所有部門。

3、主要內(nèi)容：

3.1公文制度管理原則

3.1.1公文管理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

3.1.2公文管理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。

3.2定義

3.2.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指令、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

3.2.2常見公文種類

常見的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。

3.2.2.1決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為作出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

3.2.2.2意見：用于對(duì)組織工作重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。

3.2.2.3通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

3.2.2.4通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

3.2.2.5報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。

3.2.2.6規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

3.2.2.7函：是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求的公文。

3.2.2.8會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

3.3職責(zé)

3.3.1公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司級(jí)及對(duì)外公文的處理和管理。

3.3.2營(yíng)運(yùn)中心行政部負(fù)責(zé)公司內(nèi)部公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各分公司的文件處理工作。

3.3.3營(yíng)運(yùn)中心負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。

3.3.4公司其他部門及分公司不得以公司名義自行對(duì)外正式行文，同時(shí)負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行公文。

3.4公文格式

3.4.1公文用紙幅面及版面尺寸

3.4.1.1公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4紙型，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm。

3.4.1.2公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）。

3.4.2公文中圖文的顏色：除紅頭文件外，未作特殊說(shuō)明的公文中圖文的顏色均為黑色。

3.4.3排版規(guī)則與印制裝訂要求

3.4.3.1排版規(guī)格

正文用4號(hào)宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

3.4.3.2制版要求

版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

3.4.3.3印刷要求

單頁(yè)印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

3.4.3.4裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包公文的封面與頁(yè)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘距外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

3.5行文規(guī)則

組成公文的各要素可分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首‘置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

3.5.1眉首

3.5.1.1公文份數(shù)序號(hào) ：公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。

3.5.1.2秘密等級(jí)和保密期限 ：密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級(jí)”字樣，用3號(hào)黑體字，頂格；密級(jí)分為ABC三個(gè)等級(jí)。密級(jí)程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識(shí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。

3.5.1.3緊急程度 ：如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

3.5.1.4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) ：由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成，即“廣東中旗新材料科技有限公司”；對(duì)一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“廣東中旗新材料科技有限公司（通知）”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

3.5.1.5發(fā)文字號(hào)

①發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

②如發(fā)文單位為總經(jīng)辦，則具體格式為：

發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

3.5.1.6簽發(fā)人：公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

3.5.2主體

3.5.2.1公文標(biāo)題 ：紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

3.5.2.2主送部門：左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。

3.5.2.1公文正文 ：標(biāo)題下另起一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

3.5.2.1附件 ：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

3.5.2.1成文時(shí)間 ：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“〇”寫為“零”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見《公司內(nèi)部文件標(biāo)準(zhǔn)格式說(shuō)明書》。

3.5.2.1公文生效標(biāo)識(shí)

a.單一發(fā)文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上。

當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

b.聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

c. 加蓋印章的頁(yè)面如無(wú)正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面左上方括符說(shuō)明（此頁(yè)無(wú)正文—）。

3.5.2.6附注：公文如有附件注，用4號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字。

3.5.3版記

3.5.3.1主題詞：主題詞用4號(hào)仿宋體字，加粗，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用4號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空2字。

3.5.3.1抄送：公文如有抄送，用4號(hào)仿宋體字，加粗，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用4號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空2字。

3.5.3.1編寫機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用4號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空2字。 如有打印份數(shù)，份數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記。

3.5.3.1版記的位置：版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

3.5.4頁(yè)碼

如需標(biāo)注頁(yè)碼，用4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字在頁(yè)面底部居中標(biāo)注頁(yè)碼，空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

3.6行文規(guī)范

3.6.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。

3.6.2各部門除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向分公司或外部部門正式行文。除總裁辦外，其他部門對(duì)外正式行文需申請(qǐng)總裁辦同意方可發(fā)文，一般情況不得對(duì)外正式發(fā)文。

3.6.3“請(qǐng)示“應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)抄送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。

3.6.4“報(bào)告“或其他文種不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

3.7發(fā)文辦理和審核

發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

3.7.1草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

3.7.1.1符合法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定、辦法、制度等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。

3.7.1.2情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

3.7.1.3公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

3.7.1.4擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

3.7.1.5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)稱引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明文中含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

3.7.1.6結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

3.7.1.7應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

3.7.1.8文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。

3.7.1.9公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

3.7.2公文審核

3.7.2.1公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)辦進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

3.7.2.2以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

3.7.2.3公文正式印發(fā)前，總經(jīng)辦應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

3.7.2.4經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

3.7.3會(huì)簽權(quán)限

3.7.3.1以部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

3.7.3.2以公司名義行文的公文，由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。

3.7.3.3涉及全局性的重要公文，需由總經(jīng)理批示簽發(fā)。

3.8收文管理

收文辦理指對(duì)公司收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

3.8.1收到需要辦理的公文，總經(jīng)辦應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

3.8.2經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見送總經(jīng)理批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。

3.8.3承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回總經(jīng)辦并說(shuō)明理由。

3.8.4公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。

3.8.5審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

3.8.6交有關(guān)部門辦理的公文，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。

3.9公文歸檔和管理

3.9.1公文歸檔

3.9.1.1公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

3.9.1.2歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

3.9.1.3歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向總經(jīng)辦移交。

3.9.1.4擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合存檔要求。

3.9.2公文管理

3.9.2.1公文由總經(jīng)辦專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

3.9.2.2總經(jīng)辦建立的公文處理的有關(guān)制度，各部門及分公司必須嚴(yán)格遵守執(zhí)行。

3.9.2.3公司各部門或各分公司的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

3.9.2.4公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

3.9.2.5公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

3.9.2.6不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，可以銷毀。

3.9.2.7銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

3.9.2.8部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交總裁辦。

3.9.2.9工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。