【摘要】2020年3月，我作為項目經理負責了某市人民醫院信息管理系統的項目建設。該項目共投資521.8 萬元人民幣，建設工期為6個月。通過該項目的建設，實現了HIS、LIS、PACS和EMR 四系統及其有機系統地大整合，符合了該市二甲醫院信息管理系統標準，體現了“以患者為中心”的服務宗旨，也為進一步實現“以患者為中心”的服務宗旨打下了堅實的基礎。該項目于 2020 年 9月，通過了業主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結合我的實際經驗，以該項目為例，討論了信息系統項目建設過程中的溝通管理，主要從如下幾個方面進行了闡述: 制定溝通管理計劃、溝通管理和控制溝通。項目過程中，也遇到了一些變更方面的問題，通過相應的變更管理等理論知識的熟練運用，均順利的予以解決。

【正文】

為了主動適應新時代下，人民群眾對健康需求的增多和重視，實現“以患者為中心”的服務宗旨，某市人民醫院決定重建醫院信息管理系統，并對項目進行了公開招標，我司順利中標。2020年3月，我被任命為項目經理（我司為項目型組織），全面負責該項目的建設管理，該項目共投資521.8 萬元人民幣，建設工期為6個月。該項目的目標是建立以HIS、PACS、LIS和EMR 軟件為中心的醫院信息管理系統，符合該市二甲醫院信息管理系統標準。由于該項目建設規模大，需求內容多，涉及干系人也多，且涉及多個軟件子系統和專業術語繁多，建設時間緊，集成難度較大，因而項目的整體管理顯得尤為重要。為了圓滿完成這個項目，在項目的整體管理中，我注重與相關干系人一起制訂好資源分配方案、平衡相互競爭的目標和方案，執行和監控中，協調與管理好項目之間各過程，嚴格遵守變更管理流程處理工作中的變更。現以該項目為例，從制訂項目章程，制訂項目整體管理計劃，指導和管理項目工作，監控項目工作，實施整體變更控制和結束項目等幾大過程組（幾方面）論述信息系統項目的整體管理。

一、參與制訂項目章程，確定項目目標，為項目提供指導性文件，建立好院方與我公司之間的相互聯系 我公司中標該項目后不久，依據項目合同和相關資料召開會議，制訂了項目章程，對項目的目標、范圍、概要里程碑、概要預算等提出要求，并任命我為該項目的項目經理。之后由公司領導召集市場、軟件開發、系統集成、售后維護、采購等部門人員以及客戶方項目負責人召開了啟動會。會上，公司領導授權我可以調配與項目有關的資源。有了正式任命和授權，為日后項目工作提供了良好的保證。項目啟動后，我邀請客戶方、監理方、技術骨干確定了大致的項目范圍，也就是明確該項目需要開展哪些工作，需要提交哪些最終和階段交付物，并確定了它們的大致提交時間。

該項目的主要風險是醫療政策和信息技術變化的風險，總里程碑進度計劃內容分為前期(接口開發，基礎數據收集，系統培訓，系統安裝及測試，系統聯調，新老系統切換，新系統上線和后期工作)和后期(運營維護)工作。總預算為521.8萬元人民幣，工期為6個月。

二、制訂科學合理的項目整體計劃，為后期工作提供指導

作為該項目的負責人，在編制計劃過程中，與院方相關工作人員和一些專家，召開會議，參照項目章程、事業環境因素和組織過程資產，整合其他子計劃(范圍、進度、成本、質量、人力、溝通、干系人、采購和風險等計劃)，編制了科學、合理、靈活及符合實際情況的項目整體管理計劃。其內容包括：根據項目的重要性和實際情況進行資源分配，分別給HIS 項目組安排技術人員10、PACS項自安排技術人員6名、LIS目組安排技術人員6名、EMR項目組安排技術人員5名，為平衡項目之同的相互競爭，我明確好各項目組的負責人和其團隊成員的職貴和工作內容，制訂好相關的獎罰撒施，并要求其嚴格遵循進度、成本和質量的目標和執行方案。要求院方為項目組安排部署相關人員參與各個項目溝通、協調和處理理相關問題，對于相關問題我們召開會議進行討論。

制定一個好的項目管理計劃是管理大型復雜信息系統項目的關鍵。在該項目一開始我將主要時間和精力用在項目管理計劃制定上，我組織項目骨干成員，根據項目章程、項目招投標文件搭建了《項目管理計劃主干計劃》，對項目的總體任務目標、整體進度安排、主要約束條件等進行了規劃。然后我組織其它計劃編制人員在主干計劃指導下依據公司的模板制定了《項目質量管理計劃》、《項目配置管理計劃》等子計劃。我們把這些子計劃整合到《項目管理計劃主干計劃》中。經過幾次調整，第一版《項目管理計劃》終于制定完畢。

三、指導和管理項目工作，協調好項目各過程，得到滿意的可交付成果

我作為項目經理，在實施過程中充分重視對項目進行定期跟蹤，收集工作績效數據(項目當前AC、PV、EV)。加強質量保證工作，實施全面質量管理，對相關干系人進行質量培訓工作，以提高其質量意識，減少質量帶來的風險，對于不符合標準的，及時處理，涉及基準的改變的，及時提交變更申請。針對風險，多方面識別風險，加強監控，實施應急管理計劃。通過項目管理辦公室與項目于系人的積極溝通和協商，減少雙方因溝通不到位而引起的相關問題，得到相關干系人的支持和理解、保證項目按計劃實施。對階段性的可交付成果召開項目階段會議，進行總結、分析、改進。會議中，及時了解院方對項目的意見和建議。對會議內容進行歸納總結，形成項目文件，上報公司高層和院方主要負責人。嚴格遵守相關流程處理批準的變更請求。

四、監控項目工作，完善工作流程，提高工作效率

在實施期間，我主要采取掙值管理方法對項目的進度和成本進行綜合監控，每周星期五下午與院方干系人，項目團隊，召開周會，會議中對當前工作碰到的問題、績效信息進行分析，看是否有偏差。例如在項目進行到中期的時候，我們進行了績效分析得到績效報告，PV=200萬元，AC=190萬元，EV=180萬元，計算得出SV=-20萬元，CV=-10萬元，由此得出進度落后，成本超支，為此我們采取了幾項措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內部進行了幾期培訓、對活動安排進行了適當調整等，取得了明顯的效果，一個月后，成本和進度都達到了計劃的要求。

五、實施整體變更控制中，嚴格按照變更流程進行變更處理

我們嚴格按照變更管理流程實施整體變更控制。其中一次變更是在綜合布線的一次活動中，我們準備開始光纖接入，從老機房連接到新機房，其中間隔 1棟建筑，老機房在門診4樓，新機房在綜合大樓的8樓，合同中光纖線的采購有800米，小鄭實際觀察周圍建筑，大概估算了一下線路覺得只需要700米光纖線就足夠了，于是小鄭找到院方負責人匯報該情況，希望修改該采購數量以節約成本。小鄭和他一起勘察了周圍情況，之后他覺得小鄭的建議符合實際情況，覺得有必要進行變更處理，于是小鄭提交了變更申請，我初步審核了該變更申請，提交給CCB，經CCB批準后然后對變更日志進行更新，記錄了該變更。在我和院方的監控下，通知相關人員進行采購合同的修改和變更執行，最后進行了評估，該變更為院方節約成本近1萬元，受到了院方的高度贊揚。

六、項目管理收尾和運營維護，做好產品的移交，取得雙方滿意的結果，并進行組織過程資產總結通過以上措施，保證了項目順利進展，在 170天完成了該院的醫院信息管理系統，該系統主要功能滿足了院方的實際要求，成本花費在511.8萬元人民幣，提前了10天，節約成本近10萬元人民幣，受到了院方的高度贊揚。隨后進行了項目驗收，雙方撰寫了驗收報告，提請雙方工作主管認可。雙方在項目總結大會上，院方領導及我公司高層對我們的工作情況及團隊成員的績效表示認可，對發現問題并進行改進的舉措高度贊揚，了解過程中出現的值得吸取的經驗并總結，最后對議討論形成文件，經所有人確認，完成項目收尾工作，隨后交于其他同事運行維護該院的醫院信息管理系統。

【結尾語】該項目經過全體成員 170天的努力，得以順利完成。我們的項目組贏得了公司與客戶的一致好評。項目的成功很大程度上，與我們制訂好資源分配方案、平衡相互競爭的目標和方案，在執行和監控中，協調和管理好項目之間各過程，并嚴格遵守變更管理流程處理工作中的有關變更。但是在項目培訓過程中，由于對醫護人員的工作時間沒有充分考慮好，耽誤了三天的時間。于是立即與有關領導溝通好，采取措施，根據醫護人員的工作安排調整了該培訓計劃，成功在規定培訓工期內完成工作。這次教訓告訴我在以后的工作中一定要結合實際情況，及時了解相關干系人的工作和休息時間，來制訂計劃。我把這次教訓總結在我自己的工作失誤筆記中，以備為后期項目提供組織過程資產。