進(jìn)度、關(guān)鍵任務(wù)延誤以及估算錯(cuò)誤導(dǎo)致收費(fèi)不足，這些都是項(xiàng)目型企業(yè)的噩夢(mèng)。
事實(shí)上，每六個(gè)IT項(xiàng)目中就有一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度延誤率高達(dá)70%！
有什么方法可以解決這些問題？答案是，項(xiàng)目時(shí)間跟蹤。通過衡量完成特定任務(wù)實(shí)際需要多長時(shí)間，可以改進(jìn)工作流程、提高工作效率、設(shè)定更好的項(xiàng)目時(shí)間表估算，甚至增加利潤。
怎么理解項(xiàng)目時(shí)間跟蹤？
項(xiàng)目時(shí)間跟蹤是指關(guān)注完成項(xiàng)目中不同任務(wù)所需的時(shí)間。這是為了準(zhǔn)確了解完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間（我們通常會(huì)低估做一件事所需的時(shí)間）。
掌握這些與時(shí)間相關(guān)的信息，也有助于為項(xiàng)目的完成制定切實(shí)可行的時(shí)間表。
當(dāng)知道每個(gè)項(xiàng)目需要多長時(shí)間才能完成，就能更好地估算出，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)團(tuán)隊(duì)能完成多少個(gè)項(xiàng)目。
總的來說，時(shí)間跟蹤可以幫助你和團(tuán)隊(duì)：
● 更好地管理項(xiàng)目
● 規(guī)劃切實(shí)可行的工作流程
● 按時(shí)完成任務(wù)并提高客戶/利益相關(guān)者的滿意度
不過，時(shí)間跟蹤并不局限于跟蹤完成項(xiàng)目所需的時(shí)間。你還可以追蹤你和團(tuán)隊(duì)一天中的時(shí)間花在哪，了解哪些任務(wù)（無論是否與特定項(xiàng)目相關(guān)）花費(fèi)的時(shí)間最多。
如何跟蹤項(xiàng)目時(shí)間？
首先，請(qǐng)確保明確傳達(dá)追蹤時(shí)間背后的目的：改善項(xiàng)目管理，提高團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的整體生產(chǎn)力。
有了這個(gè)基礎(chǔ)，可以嘗試以下任意一種方法：
● 要求員工記錄自己的時(shí)間
員工可使用文檔、電子表格等工具來記錄自己的時(shí)間使用情況，每周或每月提交報(bào)告，說明在哪些方面投入了時(shí)間。利用這些信息，你可以確定個(gè)別員工完成任務(wù)的快慢，并相應(yīng)地分配新任務(wù)。
但這種時(shí)間跟蹤方法的缺點(diǎn)是，只能得到員工的績效報(bào)告，而無法全面了解客戶項(xiàng)目的計(jì)費(fèi)工時(shí)。
最重要的是，如果不能全面了解項(xiàng)目的工作時(shí)間，就無法跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。此外，你還需要手動(dòng)查看每個(gè)員工的工時(shí)表，并將其保存在電腦中。
● 將時(shí)間跟蹤與項(xiàng)目管理軟件集成
另一種跟蹤時(shí)間的方法是將項(xiàng)目管理軟件與時(shí)間跟蹤功能集成。
這種方法克服了無法全面了解項(xiàng)目中的非計(jì)費(fèi)和計(jì)費(fèi)工時(shí)的弊端。它還能確保所有時(shí)間跟蹤數(shù)據(jù)到位，同時(shí)減少員工待辦事項(xiàng)清單上的工作，管理者只需在項(xiàng)目管理軟件中跟蹤進(jìn)度即可。
不過，如果想利用時(shí)間跟蹤來編制未來項(xiàng)目的預(yù)算，請(qǐng)確保使用功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理工具，它不僅能管理項(xiàng)目，還能幫助設(shè)定預(yù)算、規(guī)劃資源和處理容量管理。
例如，8Manage PM是一款完整的項(xiàng)目管理軟件，帶有工時(shí)表模塊，可以根據(jù)設(shè)定的時(shí)間表跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度；同時(shí)系統(tǒng)支持提供跨平臺(tái)使用，方便移動(dòng)端操作。你可以使用8Manage工時(shí)表記錄計(jì)費(fèi)和非計(jì)費(fèi)工作，并獲取有關(guān)類別的時(shí)間使用的報(bào)告，包括它帶來的潛在損失。
如何選擇項(xiàng)目時(shí)間跟蹤軟件
在選擇時(shí)間跟蹤軟件之前，重要的是了解自己需要的跟蹤功能。
好的時(shí)間跟蹤軟件應(yīng)該能夠自動(dòng)實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間，或者讓員工在工時(shí)表中進(jìn)行記錄。它還應(yīng)有編輯時(shí)間條目功能，以便增加運(yùn)行項(xiàng)目的計(jì)費(fèi)工時(shí)。
高級(jí)時(shí)間跟蹤工具還支持創(chuàng)建項(xiàng)目，將其劃分為任務(wù)，并按客戶進(jìn)行分類。它能讓你設(shè)定小時(shí)費(fèi)率并生成報(bào)告。甚至，該工具還能讓你從團(tuán)隊(duì)角度了解誰把時(shí)間花在了什么地方。
因此，首先要想清楚自己需要哪些功能，然后確保選擇的軟件滿足你的需求：
● 簡單直觀。如果工具不易用，團(tuán)隊(duì)就無法適應(yīng)。
● 與員工使用的設(shè)備兼容。這也是鼓勵(lì)員工定期使用工時(shí)管理工具的必要前提。
● 在時(shí)間追蹤的基礎(chǔ)上提供報(bào)告功能。無論是員工還是管理層或人力資源團(tuán)隊(duì)，都能隨時(shí)了解員工績效、項(xiàng)目進(jìn)度和時(shí)間管理情況。
● 在預(yù)算范圍內(nèi)。無論是現(xiàn)在的團(tuán)隊(duì)規(guī)模，還是隨著團(tuán)隊(duì)的壯大，確保企業(yè)能繼續(xù)負(fù)擔(dān)得起該工具。
8Manage工時(shí)表是一款適用于項(xiàng)目管理的時(shí)間跟蹤工具，允許直線經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理記錄和跟蹤員工的工作時(shí)間，被香港富士通、奧雅設(shè)計(jì)、中聯(lián)集團(tuán)等多家知名企業(yè)長期使用。
8Manage工時(shí)表為直線經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理提供以下幫助：
● 確定團(tuán)隊(duì)成員的可用性
● 監(jiān)控用戶取得的進(jìn)展
● 預(yù)測(cè)可交付成果的延遲
● 根據(jù)所花費(fèi)的時(shí)間來估算項(xiàng)目或運(yùn)營的成本
同時(shí)，8Manage工時(shí)表為員工提供以下好處：
● 確定一個(gè)人在一段時(shí)間內(nèi)的工作量
● 及時(shí)了解項(xiàng)目每個(gè)階段或運(yùn)營每個(gè)部分所花費(fèi)的時(shí)間
● 預(yù)見任務(wù)的延遲并向經(jīng)理報(bào)告
8Manage 項(xiàng)目管理軟件的工時(shí)表還提供深入的報(bào)告，讓經(jīng)理們從不同的可視化效果中進(jìn)行選擇，以審查團(tuán)隊(duì)績效、項(xiàng)目進(jìn)度，并了解成本和團(tuán)隊(duì)能力。
總結(jié)
項(xiàng)目過程變化太動(dòng)態(tài)，信息太復(fù)雜，沒有工時(shí)表軟件的幫助，難以捕獲和分析數(shù)據(jù)。項(xiàng)目時(shí)間跟蹤不僅可以提高員工的工作效率，還可以確保所有項(xiàng)目按照預(yù)先確定的時(shí)間表正常進(jìn)行。
事實(shí)上，通過跟蹤項(xiàng)目的計(jì)費(fèi)工作時(shí)間，管理者可以更好地了解如何定價(jià)，從而提高項(xiàng)目盈利能力。此外，通過跟蹤非計(jì)費(fèi)工作時(shí)間，有助優(yōu)化工作流程，減少耗時(shí)的手動(dòng)工作。
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