進度、關鍵任務延誤以及估算錯誤導致收費不足，這些都是項目型企業的噩夢。
事實上，每六個IT項目中就有一個項目的進度延誤率高達70%！
有什么方法可以解決這些問題？答案是，項目時間跟蹤。通過衡量完成特定任務實際需要多長時間，可以改進工作流程、提高工作效率、設定更好的項目時間表估算，甚至增加利潤。
怎么理解項目時間跟蹤？
項目時間跟蹤是指關注完成項目中不同任務所需的時間。這是為了準確了解完成每項任務所需的時間（我們通常會低估做一件事所需的時間）。
掌握這些與時間相關的信息，也有助于為項目的完成制定切實可行的時間表。
當知道每個項目需要多長時間才能完成，就能更好地估算出，在規定時間內團隊能完成多少個項目。
總的來說，時間跟蹤可以幫助你和團隊：
● 更好地管理項目
● 規劃切實可行的工作流程
● 按時完成任務并提高客戶/利益相關者的滿意度
不過，時間跟蹤并不局限于跟蹤完成項目所需的時間。你還可以追蹤你和團隊一天中的時間花在哪，了解哪些任務（無論是否與特定項目相關）花費的時間最多。
如何跟蹤項目時間？
首先，請確保明確傳達追蹤時間背后的目的：改善項目管理，提高團隊和項目的整體生產力。
有了這個基礎，可以嘗試以下任意一種方法：
● 要求員工記錄自己的時間
員工可使用文檔、電子表格等工具來記錄自己的時間使用情況，每周或每月提交報告，說明在哪些方面投入了時間。利用這些信息，你可以確定個別員工完成任務的快慢，并相應地分配新任務。
但這種時間跟蹤方法的缺點是，只能得到員工的績效報告，而無法全面了解客戶項目的計費工時。
最重要的是，如果不能全面了解項目的工作時間，就無法跟蹤項目進度。此外，你還需要手動查看每個員工的工時表，并將其保存在電腦中。
● 將時間跟蹤與項目管理軟件集成
另一種跟蹤時間的方法是將項目管理軟件與時間跟蹤功能集成。
這種方法克服了無法全面了解項目中的非計費和計費工時的弊端。它還能確保所有時間跟蹤數據到位，同時減少員工待辦事項清單上的工作，管理者只需在項目管理軟件中跟蹤進度即可。
不過，如果想利用時間跟蹤來編制未來項目的預算，請確保使用功能強大的項目管理工具，它不僅能管理項目，還能幫助設定預算、規劃資源和處理容量管理。
例如，8Manage PM是一款完整的項目管理軟件，帶有工時表模塊，可以根據設定的時間表跟蹤項目進度；同時系統支持提供跨平臺使用，方便移動端操作。你可以使用8Manage工時表記錄計費和非計費工作，并獲取有關類別的時間使用的報告，包括它帶來的潛在損失。
如何選擇項目時間跟蹤軟件
在選擇時間跟蹤軟件之前，重要的是了解自己需要的跟蹤功能。
好的時間跟蹤軟件應該能夠自動實時跟蹤任務所花費的時間，或者讓員工在工時表中進行記錄。它還應有編輯時間條目功能，以便增加運行項目的計費工時。
高級時間跟蹤工具還支持創建項目，將其劃分為任務，并按客戶進行分類。它能讓你設定小時費率并生成報告。甚至，該工具還能讓你從團隊角度了解誰把時間花在了什么地方。
因此，首先要想清楚自己需要哪些功能，然后確保選擇的軟件滿足你的需求：
● 簡單直觀。如果工具不易用，團隊就無法適應。
● 與員工使用的設備兼容。這也是鼓勵員工定期使用工時管理工具的必要前提。
● 在時間追蹤的基礎上提供報告功能。無論是員工還是管理層或人力資源團隊，都能隨時了解員工績效、項目進度和時間管理情況。
● 在預算范圍內。無論是現在的團隊規模，還是隨著團隊的壯大，確保企業能繼續負擔得起該工具。
8Manage工時表是一款適用于項目管理的時間跟蹤工具，允許直線經理和項目經理記錄和跟蹤員工的工作時間，被香港富士通、奧雅設計、中聯集團等多家知名企業長期使用。
8Manage工時表為直線經理和項目經理提供以下幫助：
● 確定團隊成員的可用性
● 監控用戶取得的進展
● 預測可交付成果的延遲
● 根據所花費的時間來估算項目或運營的成本
同時，8Manage工時表為員工提供以下好處：
● 確定一個人在一段時間內的工作量
● 及時了解項目每個階段或運營每個部分所花費的時間
● 預見任務的延遲并向經理報告
8Manage 項目管理軟件的工時表還提供深入的報告，讓經理們從不同的可視化效果中進行選擇，以審查團隊績效、項目進度，并了解成本和團隊能力。
總結
項目過程變化太動態，信息太復雜，沒有工時表軟件的幫助，難以捕獲和分析數據。項目時間跟蹤不僅可以提高員工的工作效率，還可以確保所有項目按照預先確定的時間表正常進行。
事實上，通過跟蹤項目的計費工作時間，管理者可以更好地了解如何定價，從而提高項目盈利能力。此外，通過跟蹤非計費工作時間，有助優化工作流程，減少耗時的手動工作。
版權聲明：本文內容由互聯網用戶自發貢獻，該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務，不擁有所有權，不承擔相關法律責任。如發現本站有涉嫌抄襲侵權/違法違規的內容， 請發送郵件至 舉報，一經查實，本站將立刻刪除。