為了適應紙質文件與電子文件并存的現狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）在整理原則、整理流程等方面做了較大幅度的修訂。

整理原則

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規律和特點。2012年印發的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統一的規范和標準。這些規范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規律。遵循文件的形成規律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。

文件之間的有機聯系是指文件在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

2、歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。

文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區分開來，為針對性地開展后續工作打下了基礎。

便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。

3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統籌考慮傳統的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環節，同時，盡量以文書處理環節生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業務人員的工作實際就顯得尤為重要。

4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統一，首先要統籌規劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環節前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環節繼續采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。

整理流程

《規則》規定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程。

具體來說，紙質文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數據收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數據包組織、存儲等。

一般要求

在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

1、組件

組件即件的組織，包括件的構成和件內文件排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項內容：一是件由哪幾部分構成，二是這些構成部分如何排序。按照要求構成并規范排序的文件才能完成組件。

在組件流程中，新舊《規則》的區別主要反映在對“來文與復文”的組件方法上。對于來文和復文，原《規則》規定“可為一件”，實踐中不少地區和部門往往采取組成一件的方式對紙質文件整理來說沒有問題，但如果照此對電子文件進行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。新《規則》將之修訂為“一般獨立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規律。當然，提倡“一般獨立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區各部門可以基于習慣做法、辦公自動化等因素合理確定。

需要特別指出的是，機關工作中形成審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償等文件材料，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償形成的文件材料應作為一件。在排序上，要求結論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

2、分類

分類是指全宗內歸檔文件的分類、即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關系組合為一個有機整體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內在聯系，使全宗成為一個有機整體，便于系統地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

考慮到原《規則》中“保管期限—年度—機構”分類法會給機關檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規則》推薦優先采用“年度—機構（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機構（問題）”三級分類方法，規模較小或公文辦理程序不適于機構（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

需要注意的是，分類方案應保持相對穩定。確需調整時，最好從一個新的階段開始。分類方案的調整情況，應在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

3、排列

排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規則》“按事由結合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規則》根據實踐經驗對排列原則進行了簡化，規定“按時間結合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的整理。同時，要求“同一事由重點的文件，按文件形成先后順序排列”，“會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列”。

可以從以下幾個方面理解歸檔文件的排列原則:在分類方案的最低一級類目內進行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列；會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

4、編號

編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進行統一管理的重要前提。

在表現形式上，檔號除了表現為一組體現整理規則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數字、字符的集合外，還表現為蓋在每件紙質文件上、包含檔號構成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項目，二是在紙質文件上蓋歸檔章并填寫內容。

檔號的編制原則、結構、編制方法等將在后續解讀文章中專章論述，此處不再展開。

5、編目

編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實現了歸檔文件從一次文獻向二次文件的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供了基本條件。

新《規則》在編目項目上增加了序號、檔號、密級項目，去掉了件號項目；同時對調文號與責任者位置，使責任者鏈接題名，便于閱讀。新《規則》增加的序號項目是指固定歸檔文件順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔文件先后順序，并對一定范圍內的歸檔文件數量進行簡單統計，本身并沒有特定涵義。而原《規則》中的件號既承擔固定順序、統計數量的職責，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區各部門還可以根據需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。

來源：《中國檔案》2016年第11期 作者：國家檔案局 丁德勝