大家好，我是本期的分享小伙伴曹澤川子。
今天和大家分享的主題是如何搞定重大會議的組織管理工作，我相信大家都有過和上級單位或者機關開重要會議時遇到各種突發情況導致會議不順的經歷。所以這次就和大家分享一下如何能把流程更好的運用到實際的會議中，使大家能更從容應對重大會議。下面我會從重要會議定義、會議策劃、會前準備、會議期間，會后工作這五點和大家進行分享。
首先我們需要了解何為重大會議，一般滿足以下三種情況任意一種的都可以定義為重大會議：有部/局機關或主管公司上級單位參會；涉及重大問題或關鍵節點的會議；上級單位或機關有明確的參會級別要求。
我會將整個會議流程分為四大塊給大家分享。
第一塊是會議策劃，我們首先需要明確會議主題和會議級別，明確此次會議該由公司哪個部門來組織承辦，并由該部門上報領導批準此次會議的開展。明確主題后可以開始制定會議計劃，確定會務組成員后，再明確會議時間、地點、會期、參會單位/部門、專家名單等，有了初步計劃后可以向公司領導報備會議信息，向上級、專家發邀請函，向公司各部門、配套單位發通知。
第二塊是會前準備，可分為四部分。一是資料準備，需要會務組編制會務資料，會務資料一般指的是秩序冊和接待行程表，項目組需要編制上會的相關文件；二是會場布置，會務組需要準備茶水，擺放桌牌，布置橫幅，測試用多媒體等；三是食宿和接待，需要會務組安排領導接送站，提前預定并安排參會人員的用餐和住宿；四是會議工具，需要會務組準備電腦(根據會議要求準備涉密電腦或者非密電腦)，打印機，光盤，相機，紙筆，信封等。
第三塊是會議期間，可分為五個部分。一是會場服務保障，需要會務組和項目組共同發放會議相關資料，會務組引導參會人員進場，并維護。會議秩序；二是監督會議過程，需要會務組監督項目組匯報，演示和答疑情況，檢查專家意見記錄是否清晰完整；三是形成會議意見并簽署完整，會議意見一般指的是評審意見，審查意見，會議紀要，協議等；四是發放專家咨詢費，會務組可以依據各公司專家咨詢費發放標準提前準備好相應費用并裝進信封(根據以往的經驗，費用可以多準備一些)；五是會議期間用餐安排，會務組需要提前確定陪餐領導級別和陪餐人員，安排專人在會議結束時引導參會人員前往餐廳。
第四塊是會后工作，可分為三個部分。一是會務組和項目組共同清理會場；二是會務組督促項目組落實會議意見；三是會務組需要向上級領導匯報會議情況和最后的會議意見。
以上就是重大會議的組織管理需要做的工作流程，通過今天的分享，我相信大家對會議的組織管理工作有了更深的認識。最后和大家分享一下我的個人經驗，做會議策劃時要責權分明，把每一項任務每一個環節落實到具體執行人，開會前一定要熟記流程，這樣可以提高做事效率，會議中面對突發狀況要做到臨危不亂，并及時處理突發事件。
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