大家好，我是本期的分享小伙伴曹澤川子。
今天和大家分享的主題是如何搞定重大會(huì)議的組織管理工作，我相信大家都有過(guò)和上級(jí)單位或者機(jī)關(guān)開(kāi)重要會(huì)議時(shí)遇到各種突發(fā)情況導(dǎo)致會(huì)議不順的經(jīng)歷。所以這次就和大家分享一下如何能把流程更好的運(yùn)用到實(shí)際的會(huì)議中，使大家能更從容應(yīng)對(duì)重大會(huì)議。下面我會(huì)從重要會(huì)議定義、會(huì)議策劃、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議期間，會(huì)后工作這五點(diǎn)和大家進(jìn)行分享。
首先我們需要了解何為重大會(huì)議，一般滿足以下三種情況任意一種的都可以定義為重大會(huì)議：有部/局機(jī)關(guān)或主管公司上級(jí)單位參會(huì)；涉及重大問(wèn)題或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的會(huì)議；上級(jí)單位或機(jī)關(guān)有明確的參會(huì)級(jí)別要求。
我會(huì)將整個(gè)會(huì)議流程分為四大塊給大家分享。
第一塊是會(huì)議策劃，我們首先需要明確會(huì)議主題和會(huì)議級(jí)別，明確此次會(huì)議該由公司哪個(gè)部門(mén)來(lái)組織承辦，并由該部門(mén)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)此次會(huì)議的開(kāi)展。明確主題后可以開(kāi)始制定會(huì)議計(jì)劃，確定會(huì)務(wù)組成員后，再明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、參會(huì)單位/部門(mén)、專(zhuān)家名單等，有了初步計(jì)劃后可以向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備會(huì)議信息，向上級(jí)、專(zhuān)家發(fā)邀請(qǐng)函，向公司各部門(mén)、配套單位發(fā)通知。
第二塊是會(huì)前準(zhǔn)備，可分為四部分。一是資料準(zhǔn)備，需要會(huì)務(wù)組編制會(huì)務(wù)資料，會(huì)務(wù)資料一般指的是秩序冊(cè)和接待行程表，項(xiàng)目組需要編制上會(huì)的相關(guān)文件；二是會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)務(wù)組需要準(zhǔn)備茶水，擺放桌牌，布置橫幅，測(cè)試用多媒體等；三是食宿和接待，需要會(huì)務(wù)組安排領(lǐng)導(dǎo)接送站，提前預(yù)定并安排參會(huì)人員的用餐和住宿；四是會(huì)議工具，需要會(huì)務(wù)組準(zhǔn)備電腦(根據(jù)會(huì)議要求準(zhǔn)備涉密電腦或者非密電腦)，打印機(jī)，光盤(pán)，相機(jī)，紙筆，信封等。
第三塊是會(huì)議期間，可分為五個(gè)部分。一是會(huì)場(chǎng)服務(wù)保障，需要會(huì)務(wù)組和項(xiàng)目組共同發(fā)放會(huì)議相關(guān)資料，會(huì)務(wù)組引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)，并維護(hù)。會(huì)議秩序；二是監(jiān)督會(huì)議過(guò)程，需要會(huì)務(wù)組監(jiān)督項(xiàng)目組匯報(bào)，演示和答疑情況，檢查專(zhuān)家意見(jiàn)記錄是否清晰完整；三是形成會(huì)議意見(jiàn)并簽署完整，會(huì)議意見(jiàn)一般指的是評(píng)審意見(jiàn)，審查意見(jiàn)，會(huì)議紀(jì)要，協(xié)議等；四是發(fā)放專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)，會(huì)務(wù)組可以依據(jù)各公司專(zhuān)家咨詢(xún)費(fèi)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)提前準(zhǔn)備好相應(yīng)費(fèi)用并裝進(jìn)信封(根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，費(fèi)用可以多準(zhǔn)備一些)；五是會(huì)議期間用餐安排，會(huì)務(wù)組需要提前確定陪餐領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別和陪餐人員，安排專(zhuān)人在會(huì)議結(jié)束時(shí)引導(dǎo)參會(huì)人員前往餐廳。
第四塊是會(huì)后工作，可分為三個(gè)部分。一是會(huì)務(wù)組和項(xiàng)目組共同清理會(huì)場(chǎng)；二是會(huì)務(wù)組督促項(xiàng)目組落實(shí)會(huì)議意見(jiàn)；三是會(huì)務(wù)組需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議情況和最后的會(huì)議意見(jiàn)。
以上就是重大會(huì)議的組織管理需要做的工作流程，通過(guò)今天的分享，我相信大家對(duì)會(huì)議的組織管理工作有了更深的認(rèn)識(shí)。最后和大家分享一下我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，做會(huì)議策劃時(shí)要責(zé)權(quán)分明，把每一項(xiàng)任務(wù)每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到具體執(zhí)行人，開(kāi)會(huì)前一定要熟記流程，這樣可以提高做事效率，會(huì)議中面對(duì)突發(fā)狀況要做到臨危不亂，并及時(shí)處理突發(fā)事件。
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