隨著企業的發展，文件越積越多，不僅占用大量的空間面積，難以管理，而且尋找文件起來大費周折。所以，很多企業為了順應時代的發展步伐，學會借助，它是通過利用信息化技術幫助企業管理各類信息，可以移除對龐大的文件柜，甚至是填充有文書工作的單獨房間的需求，從而釋放寶貴的空間以便以更高效的方式使用。 同時，利用無紙化辦公系統只需點擊幾下即可訪問文件，可以在不同地點之間傳輸文檔也可以保存。然而，面對龐大的無紙化辦公系統市場，例如企微云、泛微等比較大的供應商。可是，企業們應該如何有效的選擇呢？下面，給大家普及下這方面的相關知識吧。
一、基于實際需求
首先，選擇無紙化辦公系統需要緊緊依靠著企業實際發展需求，即對無紙化辦公系統的渴望程度，及是否以在企業進行宣導且明白了它對企業的作用及意義，只有這樣才能進行有效的選擇，才能使所選擇的無紙化辦公系統適合企業的當前發展。
二、功能
1、基本功能
（1）能夠支持將文件存儲在常規Windows文件夾中的無紙化解決方案；
（2）能夠評估企業的日常任務，并確保軟件具有解決每項任務的無紙功能。
（3）有效的無紙化辦公系統可以將文件放入數據庫中，并且良好的無紙化辦公軟件將能為企業提供簡單的方法來處理所有與文件相關的任務，如PDF合并/拆分，文件預覽，智能文件命名，標準化文件夾布局，內置搜索等，具有滿足日常需求的功能等。
2、操作性
使用無紙化辦公系統目的就是為了能夠實現員工的搜索、共享，從而提高工作效率。所以，無紙化辦公系統的操作應該是簡單明了，不需要員工接受一系列的培訓就可以上手使用的。 另外，無紙化辦公系統的的訪問權限也是需要重視的，所以要求所選擇的系統可以由企業自行設置閱讀、訪問權限。這樣不僅可以確保文件被有序管理，也可以防止機密文件的泄漏，給企業造成一定的經濟損失。
3、安全性
選擇的無紙化辦公系統安全性是最重要的。可以說保存的安全性始終是企業的首要任務，如前所述，對信息的訪問可以限制在需要它的人身上，并且數據不會被意外或惡意地丟失。有關誰可以訪問什么內容和何時訪問的完整信息，可以在需要解決的任何問題時留下可以遵循跟蹤的痕跡。
三、兼容性
企業在發展過程中，不可能只使用一種辦公系統。所以所選擇的無紙辦公軟件確保與使用的所有其他軟件兼容，共同為企業的發展奉獻力量。
四、預算的預估
要知道，轉換到無紙化辦公室需要多少費用？所涉及的一些費用最初可能并不明顯; 例如，是否需要重新員工以遵循新程序？是否期望對無紙化轉換產生阻力？是否需要更新服務器還是增加存儲空間？是否考慮過您的備份策略？等等，只有綜合考慮到這些才能夠進行有效的選擇。 總而言之，使用系統可以提高生產率和節省成本，可以幫助企業快速從一個裝滿紙張的辦公室過渡到一個感覺非常精簡和現代化的辦公室。但是，這一切的結果都來源于選擇合適的無紙化辦公系統。
最后總結下，企業在推進無紙化辦公系統，能夠有效降低企業人力資源的開支。很多企業都會在各個部門配置復印室，而實現無紙化辦公之后，電子文件的處理上就能有效節約大量的人力與空間。同時，由于無紙化辦公替代紙質文件，在一定程度上降低了企業的辦公耗材費用，為企業的發展節約了成本，而且還降低了耗材的消耗。
同時，無紙化辦公系統的建設符合我國提倡的低碳發展戰略，有效減少辦公過程中污染物的產生與排放。其中，無紙化辦系統的建設是實現低碳辦公的最佳有效途徑，在具體辦公過程中不僅有效節約了紙張制造的原材料，而且還避免了因造紙過程中對環境所產生的污染。此外，在紙質文件的打印過程中，所用到的碳粉或油墨等材料也會對環境造成一定的污染。因此，在企業中推進無紙化系統的建設，實現了節能低碳與保護環境的效果，也節約了人工和材料成本，一舉兩得，實現雙贏。
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