策劃會(huì)議需要一套技能，包括令人難以置信的組織能力、多任務(wù)處理能力、精力、創(chuàng)造力、商業(yè)頭腦、人際交往能力和對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注。它還需要一份全面的會(huì)議計(jì)劃指南，不僅可以讓您按時(shí)進(jìn)行，而且可以提供急需的保證，確保您在此過程中沒有忘記任何事情。
它與其他活動(dòng)策劃有何不同
會(huì)議策劃與其他類型的活動(dòng)策劃不同，包括額外的步驟。會(huì)議往往是大型活動(dòng)，通常需要一年或更長(zhǎng)時(shí)間來計(jì)劃。您的待辦事項(xiàng)可能包括選擇場(chǎng)地、預(yù)訂酒店房間、設(shè)置在線注冊(cè)、確保演講者安全、安排招待套房、舉辦展廳、安排會(huì)議、處理食品和飲料等。對(duì)于任何成功的會(huì)議策劃者來說，準(zhǔn)備一份組織良好的會(huì)議策劃指南以列出這些步驟是必不可少的。
會(huì)議策劃指南可作為策劃任何會(huì)議的藍(lán)圖。根據(jù)您計(jì)劃的活動(dòng)自定義和修改指南，并將其放在手邊。如果準(zhǔn)備和使用得當(dāng)，它將很快成為您最有價(jià)值的會(huì)議策劃工具。
1、從會(huì)議策劃基礎(chǔ)開始
會(huì)議策劃指南的第一部分應(yīng)包括有關(guān)會(huì)議的基礎(chǔ)知識(shí)：
· 活動(dòng)日期和時(shí)間
· 活動(dòng)地點(diǎn)(如果已知)
· 活動(dòng)目的
包括任何其他已知元素，例如替代日期或與會(huì)者人數(shù)。
2、策劃是什么?
在開始策劃會(huì)議的各種元素之前，您必須弄清楚這些不同的元素是什么，以及它們?cè)谀幕顒?dòng)整體計(jì)劃中的位置。所以拿出筆和墊子，或者坐在電腦前，開始寫下想到的一切。
不要擔(dān)心按重要性順序或任何時(shí)間順序列出事物。那將在以后出現(xiàn)。現(xiàn)在，您基本上將制作一個(gè)非常長(zhǎng)但簡(jiǎn)單的待辦事項(xiàng)列表，該列表將被分解為不同的獨(dú)立組件，以便在計(jì)劃過程中單獨(dú)處理。
可能列出以下任何內(nèi)容：
· 場(chǎng)地選擇
· 酒店選擇
· 會(huì)議空間
· 招待套房
· 會(huì)議展廳及展位
· 開幕式
· 演講者/參展商注冊(cè)
· 與會(huì)者登記
· 出行安排
· 與會(huì)者徽章
· 活動(dòng)計(jì)劃
· 食品與飲品
· 視聽
· 現(xiàn)場(chǎng)人員配備
花一些額外的時(shí)間來編譯這個(gè)列表，這樣你就不會(huì)忽略任何東西，然后繼續(xù)添加以后出現(xiàn)的任何東西。不要被列出的許多責(zé)任領(lǐng)域所淹沒;這里的目的是考慮現(xiàn)在的一切，以便您可以有效地計(jì)劃和管理每個(gè)項(xiàng)目。
3、選擇場(chǎng)地
一旦您確定了會(huì)議的舉辦時(shí)間并了解了活動(dòng)的總體范圍，下一步就是選擇場(chǎng)地。根據(jù)會(huì)議的規(guī)模，您可以選擇一個(gè)場(chǎng)地來滿足您的所有會(huì)議需求，從展廳到會(huì)議室、宴會(huì)廳和酒店房間。
如果會(huì)議規(guī)模太大而無法在一個(gè)地點(diǎn)舉行，請(qǐng)尋找靠近外部酒店或餐飲場(chǎng)所的場(chǎng)地，以便與會(huì)者不必走太遠(yuǎn)就能從一個(gè)會(huì)議活動(dòng)穿梭到另一個(gè)會(huì)議活動(dòng)。
4、考慮與會(huì)者注冊(cè)
考慮與會(huì)者注冊(cè)本次會(huì)議的最佳方式以及您將如何確認(rèn)他們的注冊(cè)。您可能需要考慮為與會(huì)者創(chuàng)建徽章或姓名標(biāo)簽。當(dāng)您進(jìn)入注冊(cè)階段時(shí)，請(qǐng)務(wù)必查看并更新規(guī)劃指南。
如果一個(gè)活動(dòng)預(yù)計(jì)會(huì)吸引大量人群，那么在線會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)就是要走的路。該系統(tǒng)可以處理付款、跟蹤注冊(cè)和組織其他相關(guān)信息，并協(xié)助生成報(bào)告和與會(huì)者名單。
5、參展商和會(huì)議展廳
展覽區(qū)是會(huì)議的一個(gè)共同特點(diǎn)，為贊助商和供應(yīng)商提供了租用空間來推廣他們的產(chǎn)品和服務(wù)的機(jī)會(huì)。如果展覽功能得到有效推廣并受到好評(píng)，這也是會(huì)議主持人帶來收入的機(jī)會(huì)。根據(jù)您的會(huì)議規(guī)模，管理參展商和展廳將需要額外的時(shí)間和資源，因此請(qǐng)做出相應(yīng)的計(jì)劃。
如上所述，在線會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)是跟蹤注冊(cè)的最佳方式，因此，如果您預(yù)計(jì)會(huì)有大量參展商，請(qǐng)考慮將參展商注冊(cè)納入您的與會(huì)者注冊(cè)系統(tǒng)。參展商還需要以下物品：
· 參展商徽章
· 列出展位號(hào)的會(huì)議展廳地圖
· 展臺(tái)搭建和拆除手冊(cè)
· 展位合同
· 可協(xié)助展品租賃和服務(wù)的現(xiàn)場(chǎng)供應(yīng)商名單
作為會(huì)議策劃人，您將負(fù)責(zé)聘請(qǐng)安保人員，以確保展廳內(nèi)材料的安全。
6、策劃會(huì)議詳情
在處理了一些更大的責(zé)任后，例如會(huì)議場(chǎng)地選擇和與會(huì)者注冊(cè)，您可以將注意力轉(zhuǎn)移到規(guī)劃會(huì)議的細(xì)節(jié)上。與計(jì)劃任何性質(zhì)的活動(dòng)一樣，組織起來與關(guān)注細(xì)節(jié)一樣重要。
現(xiàn)在是時(shí)候拿出你在會(huì)議策劃過程開始時(shí)整理的那長(zhǎng)長(zhǎng)的待辦事項(xiàng)清單了。查看列表并根據(jù)需要進(jìn)行更改或添加以反映最新的任務(wù)和職責(zé)。接下來按時(shí)間順序排列這些項(xiàng)目，從可以或必須提前完成的項(xiàng)目開始。例如：
· 酒店客房預(yù)訂區(qū)
· 預(yù)留展廳空間
· 研究在線會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)
· 制定會(huì)議營(yíng)銷計(jì)劃
從頭開始，然后從那里開始。對(duì)于必須傾向于包括后續(xù)行動(dòng)的每個(gè)細(xì)節(jié)，以確保簽署和接收合同。隨著會(huì)議日期的臨近，您的行動(dòng)項(xiàng)目將包括短期任務(wù)，例如：
· 選擇配色方案和裝飾
· 做花藝
· 菜單
· 為演講者或貴賓安排機(jī)場(chǎng)交通服務(wù)
將您的會(huì)議策劃指南視為您計(jì)劃會(huì)議中包含的所有內(nèi)容的首選手冊(cè)，無論多么小。本指南將很快成為一個(gè)非常寶貴的工具，它不僅可以讓您保持井井有條并按時(shí)進(jìn)行，而且可以在重要日期臨近以及您質(zhì)疑自己是否忘記了什么時(shí)安撫您的緊張情緒。
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