策劃會議需要一套技能，包括令人難以置信的組織能力、多任務處理能力、精力、創造力、商業頭腦、人際交往能力和對細節的關注。它還需要一份全面的會議計劃指南，不僅可以讓您按時進行，而且可以提供急需的保證，確保您在此過程中沒有忘記任何事情。
它與其他活動策劃有何不同
會議策劃與其他類型的活動策劃不同，包括額外的步驟。會議往往是大型活動，通常需要一年或更長時間來計劃。您的待辦事項可能包括選擇場地、預訂酒店房間、設置在線注冊、確保演講者安全、安排招待套房、舉辦展廳、安排會議、處理食品和飲料等。對于任何成功的會議策劃者來說，準備一份組織良好的會議策劃指南以列出這些步驟是必不可少的。
會議策劃指南可作為策劃任何會議的藍圖。根據您計劃的活動自定義和修改指南，并將其放在手邊。如果準備和使用得當，它將很快成為您最有價值的會議策劃工具。
1、從會議策劃基礎開始
會議策劃指南的第一部分應包括有關會議的基礎知識：
· 活動日期和時間
· 活動地點(如果已知)
· 活動目的
包括任何其他已知元素，例如替代日期或與會者人數。
2、策劃是什么?
在開始策劃會議的各種元素之前，您必須弄清楚這些不同的元素是什么，以及它們在您的活動整體計劃中的位置。所以拿出筆和墊子，或者坐在電腦前，開始寫下想到的一切。
不要擔心按重要性順序或任何時間順序列出事物。那將在以后出現。現在，您基本上將制作一個非常長但簡單的待辦事項列表，該列表將被分解為不同的獨立組件，以便在計劃過程中單獨處理。
可能列出以下任何內容：
· 場地選擇
· 酒店選擇
· 會議空間
· 招待套房
· 會議展廳及展位
· 開幕式
· 演講者/參展商注冊
· 與會者登記
· 出行安排
· 與會者徽章
· 活動計劃
· 食品與飲品
· 視聽
· 現場人員配備
花一些額外的時間來編譯這個列表，這樣你就不會忽略任何東西，然后繼續添加以后出現的任何東西。不要被列出的許多責任領域所淹沒;這里的目的是考慮現在的一切，以便您可以有效地計劃和管理每個項目。
3、選擇場地
一旦您確定了會議的舉辦時間并了解了活動的總體范圍，下一步就是選擇場地。根據會議的規模，您可以選擇一個場地來滿足您的所有會議需求，從展廳到會議室、宴會廳和酒店房間。
如果會議規模太大而無法在一個地點舉行，請尋找靠近外部酒店或餐飲場所的場地，以便與會者不必走太遠就能從一個會議活動穿梭到另一個會議活動。
4、考慮與會者注冊
考慮與會者注冊本次會議的最佳方式以及您將如何確認他們的注冊。您可能需要考慮為與會者創建徽章或姓名標簽。當您進入注冊階段時，請務必查看并更新規劃指南。
如果一個活動預計會吸引大量人群，那么在線會議注冊系統就是要走的路。該系統可以處理付款、跟蹤注冊和組織其他相關信息，并協助生成報告和與會者名單。
5、參展商和會議展廳
展覽區是會議的一個共同特點，為贊助商和供應商提供了租用空間來推廣他們的產品和服務的機會。如果展覽功能得到有效推廣并受到好評，這也是會議主持人帶來收入的機會。根據您的會議規模，管理參展商和展廳將需要額外的時間和資源，因此請做出相應的計劃。
如上所述，在線會議注冊系統是跟蹤注冊的最佳方式，因此，如果您預計會有大量參展商，請考慮將參展商注冊納入您的與會者注冊系統。參展商還需要以下物品：
· 參展商徽章
· 列出展位號的會議展廳地圖
· 展臺搭建和拆除手冊
· 展位合同
· 可協助展品租賃和服務的現場供應商名單
作為會議策劃人，您將負責聘請安保人員，以確保展廳內材料的安全。
6、策劃會議詳情
在處理了一些更大的責任后，例如會議場地選擇和與會者注冊，您可以將注意力轉移到規劃會議的細節上。與計劃任何性質的活動一樣，組織起來與關注細節一樣重要。
現在是時候拿出你在會議策劃過程開始時整理的那長長的待辦事項清單了。查看列表并根據需要進行更改或添加以反映最新的任務和職責。接下來按時間順序排列這些項目，從可以或必須提前完成的項目開始。例如：
· 酒店客房預訂區
· 預留展廳空間
· 研究在線會議注冊系統
· 制定會議營銷計劃
從頭開始，然后從那里開始。對于必須傾向于包括后續行動的每個細節，以確保簽署和接收合同。隨著會議日期的臨近，您的行動項目將包括短期任務，例如：
· 選擇配色方案和裝飾
· 做花藝
· 菜單
· 為演講者或貴賓安排機場交通服務
將您的會議策劃指南視為您計劃會議中包含的所有內容的首選手冊，無論多么小。本指南將很快成為一個非常寶貴的工具，它不僅可以讓您保持井井有條并按時進行，而且可以在重要日期臨近以及您質疑自己是否忘記了什么時安撫您的緊張情緒。
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