01識別組織協調的對象

組織協調包括項目組內部人員之間的協調、與用戶方之間的協調，還包括與相關的政府部門、社會團體、咨詢單位、科學研究、工程毗鄰單位之間的協調，協調的問題集中在與它們的結合部位上，在這些結合部位上做好調和、聯合和連結的工作，使項目相關各方在實現工程項目的總目標上做到步調一致，達到協調運行。

做好組織協調工作，首要的任務是正確識別并分析項目相關各方，并理清各方的組織關系和層次關系。

02組織協調工作的原則

項目組織協調工作包括人際關系的協調、組織關系的協調、供求關系的協調、配合關系的協調、約束關系的協調。各種關系的協調均應遵循如下原則：

• 守法是組織與協調工作的第一原則：必須在國家有關的法律、法規的許可范圍內去協調和工作。
• 組織協調要維護公正原則：做好組織與協調工作，就必須按照合同的規定，維護合同雙方的利益。
• 協調與控制目標一致的原則：在工程建設中，協調與控制的目標是一致的，不能脫離建設目標去協調，同時要把工程的質量、進度、投資目標統一考慮，不能強調某一目標而忽視其他目標。
• 按需而變－組織的動態調整：在項目生命周期中，不同階段對資源的需求是不同的，相應的，我們也應采取動態的組織協調策略。

03項目經理溝通能力

作為溝通的一個關鍵節點，項目經理要面對用戶方、主管部門、公司內部其他部門等多個相關組織，優秀的項目經理必須具備良好的溝通技能才能理順并協調好各方的關系和利益。

我方從項目啟動就開始制定溝通計劃、建立例會制度、文件簽收制度，目的都是為了提高組織協調工作的效率。但溝通是雙向和多向的，如果其中有一方不能很好地進行配合，計劃和制度將成為一紙空文。

我公司對項目經理有嚴格的管理與考核制度，我方為本項目配備的項目經理，具有多年工作經驗，可按以下要求完成項目管理工作：

• 有良好的溝通與協調能力。
• 有豐富的同類項目經驗。
• 有較強的執行力。
• 對用戶方的要求指令能給予及時有效的響應。
• 周報、月報等管理類文檔能及時提交且質量高。
• 能進行現場決策，能成為溝通的一個核心。
• 現場指揮，溝通協調各方資源，組織好項目的進度控制、質量控制、成本控制，做好安全管理、文檔管理。
• 向用戶與公司及時匯報各項工作。

04建立溝通體系

公司采取的是強矩陣的組織結構，項目實行項目經理負責制。

在項目內部，我們采取的是全通道式的溝通網絡。不論從哪個節點獲取的外部信息都可以在整個項目內部得到快速有效的傳遞，每個工程師都能掌握全面的信息，提高現場服務質量和決策的準確性。

當外部需求超出項目組自身的服務能力水平時，項目經理將及時將信息反饋給公司，以獲取公司專家庫的支持。

項目內部常用的溝通方法包括：每天的例會、電話溝通、Email、微信、手機短信、公司釘釘、現場短會等多種形式，強調溝通的實時性和高效性。

在公司內部，我們還安排了大量的內部培訓，提高工程師的各項組織協調能力，如會議主持、演講、應對客戶投訴的能力和技巧等。

05組織協調工作內容

項目組織協調應本著誠信、科學的原則，按照合同的規定，維護各方的利益。

組織協調工作貫穿于項目建設的全過程，包括了對工程進度控制、工程質量控制、工程造價控制以及合同管理、信息管理等方面的組織協調工作。

組織協調工作涉及項目建設的各方，甚至項目建設各方之外的其他方。

• 本項目可能會出現的組織協調方面的問題

項目實施中現場環境的協調：場地環境準備、工作面準備、工程實施所需水電供應、照明條件等準備工作不充分，可能會出現影響工程開展的情況；

大樓正在裝修施工過程中，不同專業、不同施工單位之間的工序交接、工作面配合等方面的沖突

入駐單位配合協調過程中，可能出現入駐單位需要使用的設備、網絡系統需求不明確、缺少專業技術人員對接方面的問題；

項目實施中，有很多具體的技術性決策內容，可能出現建設單位因缺少專業技術人員，造成技術問題難以迅速落實或考慮不周到，對實施進度、實施效果影響較大。

• 本項目組織協調方面的重點工作內容

現場實施條件的協調：以我司主動協調配合為主，不等不靠，積極主動促進現場環境的準備

本項目實施工作與其他施工單位、其它專業施工的協調：本著積極主動、大局為重的基本原則，在各個專業工序交接、工作面交接等協調工作中充分溝通、相互尊重、相互理解，不過于計較細節得失，形成多單位、多專業之間的良好配合與協調。

與入駐單位的協調：做好統籌規劃，充分尊重、理解入駐單位的需求，充分溝通、深入交流，保障好入駐單位的搬遷進駐與業務開展；

與建設單位的協調：充分發揮我司在本項目的經驗，做好各種預案，對各種需要現場決策的問題主動提出符合實際的解決方案并與相關科室進行充分交流

• 本項目組織協調方面的針對性措施

項目實施團隊在中標后第一時間進入現場進行施工準備，了解現場施工環境，主動聯系、主動作業，快速完成現場施工條件的準備工作。

項目實施團隊主動與各個施工單位、各個施工專業建立聯系，提前了解各單位各專業的工作內容、工序安排、作業面安排，充分交流溝通，提前協調好各工序與作業面的交接時間、交接標準，做好實施工作計劃，按時移交作業面；施工作業中注意對其它工序的成品/半成品保護，與各個施工單位及施工專業形成規范有序、順暢默契的工作配合。

實施團隊組建專門的外聯小組，配合客戶相關人員提前與各個入駐單位進行深入交流，落實協調配合事宜，形成合理周密的入駐搬遷方案，及時完成相關配合事宜，保障入駐單位的業務開展。

實施團隊與建設單位人員、其他相關單位人員組建項目指揮部，統籌項目實施相關內、外部各種事宜；充分發揮我司在類似項目中的經驗，對項目實施中出現的各種技術性問題提出合理的建議方案，對可能出現的各種情況做好預案，做好建設方的技術顧問。

與建設單位、相關單位形成每日例會制度，及時、充分溝通協調，及時對各種工作內容進行任務分配、檢點、糾偏措施，保障進度和質量。

• 與用戶單位之間的組織協調

為使系統具有完整的集成性，并確保各個系統在將來可以隨著業務的變化和發展而具有可伸縮性，系統需求分析、系統總體設計都將成為項目成敗的關鍵。在項目實施過程中有大量的各個職能部門之間的協調工作。我們將憑借曾經參與過大型項目建設的經驗，協助用戶單位做好相關各業務之間的組織協調工作。

• 項目內部的組織協調

項目經理應充分地了解項目組內每一名工程師的性格、能力、經歷、工作特點等并量才使用，在工作安排上要職責分明，對其在工作中取得的成績要予以肯定，對其工作中的差錯要實事求是地調查了解，予以指出并幫助其改正。項目經理還應做好項目組內部各層次之間、各專業之間的組織協調工作使項目工作和諧、有序、高效地進行。

06組織協調的方法

公司進行組織協調的手段包括組織會議、工程通知、溝通計劃以及其它的一些非正式溝通方式。只有進行有效的組織溝通，項目系統內各子系統、各專業、各項資源以及時間等方面才能實現有機的配合，使工程項目成為一體化運行的整體。

• 編制溝通計劃

對于項目來說，要科學地組織、協調和控制項目的實施過程，就必須進行有效的信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。

溝通不僅僅是決策和計劃的基礎、組織和控制管理過程的依據和手段，在復雜的集成項目中，溝通更發揮著重要的作用。我們知道，項目的成功除工程建設符合標準外，符合用戶的需求同樣重要，往往在用戶的心里，方便好用、安全可靠是項目成功的標準，而這個標準對于各子系統很難確切地、完整地表達出來。因此，實施過程中必須通過和用戶的有效溝通互動來解決這一現實問題。而項目經理是公司和用戶方之間進行有效溝通的一座橋梁。

可以說，溝通的成敗往往決定整個項目的成敗，溝通的效率影響整個項目的成本、進度和質量，溝通不暢的風險是IT項目的最大風險之一。

項目溝通計劃就是確定項目關系人之間的信息交流和溝通的要求。項目溝通計劃一般在項目啟動階段編制，是規定項目未來溝通管理的文件，計劃的主要內容包括：

信息收集渠道的結構；

信息分發渠道的結構；

分發信息的形式，包括格式、內容、詳細程度、符號規定和定義；

日程表；

溝通計劃可以單獨編制，也可以體現到項目計劃和項目管理章程中。

• 組織會議

會議是把項目有關的各方的負責人或聯系人團結在一起的重要機制。會議協調法是信息系統工程中最常用的一種協調方法。會議的形式可以有很多種變化，細分之下可列出十幾種，但總體上可歸納為三大類：項目例會、專題會議和每日短會。

1) 會議組織原則

會議可以說是項目中最常用也是最主要的一種溝通手段，但低效率的會議卻比比皆是，低效的會議浪費了大量的時間和精力，不僅沒有起到解決問題和加強溝通的作用，甚至還起到了相反的作用。在項目中，我們經常遇到的情形是：會議在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低。因此，項目各方都應該學會盡量少開無效的會議，并在會前的準備、會議的召開到會后跟蹤的整個過程中采取有效的改進措施，以提高會議的效率。

2) 項目例會

項目例會是最基礎也是最主要、最有效的一種組織協調手段，是履約各方溝通情況，交流信息，協調處理，研究解決合同履行中存在的各方面問題，由用戶方組織與主持。

例會制度從項目啟動開始就嚴格執行，通過例會，逐步在項目各方之間搭建起一個正規的溝通渠道，培養合作的默契。例會制度不能有效執行的原因，多數是由于用戶方缺乏規范管理的意識，常常通過非正式的溝通渠道去解決問題。和例會相比，非正式的溝通一般是通過電話或口頭告之的方式，沒有形成文字記錄，這樣，日后一旦發生分歧，就難以進行追溯。

3) 專題會議

除定期召開項目例會外，還會根據項目的實際情況組織召開或參與專題性的會議，解決項目實施過程中的各種專項問題。

4) 項目啟動會議

項目啟動會議是在項目啟動階段，由項目全體參與者參加的一個動員大會。

5) 其他會議形式

在項目中，還可以經常性地采用一些輕型短小的會議形式，時間在10－30分鐘之間，參加人數一般為3-5人，可以不使用專門的會議室，甚至可以站立式進行。這種一種非常高效的會議形式，運用得當的話，也可以取得很好的效果。

• 工程通知

對于項目中出現的問題、預估的風險以及其他需要溝通的事項，雙方都可以通過《通知單》等書面方式給出建議或要求。《通知單》需要由各方負責人簽字，并要求接收方進行簽收和答復。

對項目過程中出現的質量缺陷，要求整改；

當實際進度滯后于計劃進度時，要求采取糾偏措施；

對其它需要提醒的事項或者預估風險，實施方也可以通過書面的形式給出建議和要求。

• 現場辦公室

在條件許可的情況下，由用戶方提供一個專用的項目辦公室，供項目組人員進行現場辦公。

現場辦公室可以把項目各方的主要成員集中在同一地點，通過面對面的交流進行高效的溝通。在現場辦公室中可以張貼進度計劃及最新信息，讓項目管理者能及時掌握項目進展情況和變化情況并快速響應、作出集體決策。

• 其他溝通方式

除了正式溝通、書面溝通之外，在項目過程中還存在大量的非正式溝通的方式。這些方式可以對正式溝通進行有效的補充，如：電話、手機短信、Email、微信、QQ、釘釘等。

07工作匯報

我們將定期及不定期地向用戶方提供周報、月報等有關項目進展等方面的信息。

• 定期的信息文件：項目周報、月報。
• 不定期的工作報告：如關于工程優化設計、工程變更的建議等。
• 其他匯報文件。