會議紀要管理辦法
第一條 為進一步規范公司會議紀要的使用和管理，提高會議質量和工作效率，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱會議紀要是指用于記載、傳達、落實會議情況和議定事項的公文。
第三條 會議紀要分類
（一）內部會議紀要。指公司內部人員召開會議所形成的紀要，具體包括以下兩個級別。
1．公司級會議紀要，是指經公司副總經理以上領導簽發，按公司公文發布程序辦理，由XXX統一核稿管理的紀要。
2．部門級會議紀要，是指以部門名義下發，適用于特定管理領域或范圍的會議紀要。部門級會議紀要適用于組織會議的部門或人員職責權限內涉及到的部門及人員。
（二）外部會議紀要。指公司與用戶、供應商、合作方等外部單位召開會議所形成的紀要。
第四條 會議是否形成會議紀要由會議組織部門或負責人根據需要確定。
第五條 會議紀要管理流程
（一）整理。若會議需形成會議紀要，則由會議召集部門或召集人指定專人負責會議紀要的整理。會議紀要需如實記錄，內容包含（但不僅限于）會議的參加人員、主要內容及議題，會議討論或決定的主要事項、會議決定的行動計劃或改進措施等。
（二）審批。公司內部會議中，公司級會議紀要必須履行公文審批程序，經參會副總經理及以上領導審批通過后，方可下發執行。部門級會議紀要履行部門內部文件審批程序，經部門領導審批通過后，方可下發執行。公司外部會議如僅涉及公司內部事項，外部人員僅參會配合的，則按公司內部會議紀要履行審批程序；如涉及雙方事項需外部人員或單位配合、共同履行的，會議紀要整理完畢須經雙方簽字確認后生效，經雙方協商該類會議紀要也可以采用備忘錄等其他雙方認可的形式。
（三）分發。所有會議紀要由會議牽頭部門負責發送至各相關部門和人員。
（四）存檔。公司級會議紀要由XXX負責存檔；部門級會議紀要由各部門負責存檔。公司外部會議紀要由會議召集部門負責存檔，同時抄送XXX進行存檔。
（五）考核。所有會議紀要均由會議召集部門負責督辦，對未按要求落實的部門，按照公司相關要求進行考核。
第六條 有關要求
（一）會議紀要所涉及的內容原則上不得與公司現行規章制度、質量管理體系和相關文件的規定相違背。若會議研究內容涉及業務調整、制度修訂、完善相關體系文件、技術文件的，會議召集人應以公司級會議紀要下發執行，并及時通知相關業務部門，修訂相關規章制度或重新下發相應文件。
（二）為了保證會議要求得到及時有效落實，會議紀要須在3個工作日內發給會議相關人員，可以先行發放電子版會議紀要，待履行相關程序后，補發紙質會議紀要；若有特別緊急情況，會議紀要電子版須在2小時內下發。
第七條 會議紀要時效性
會議紀要作為重要事項、工作溝通協商后依據，具有時效性，會議研究內容執行完畢，代表會議紀要行為終止，不得以會議紀要代替技術文件、管理文件。會議紀要須明確適用范圍及時間，原則上長期執行的內容，會議責任部門應在一年內將其規定內容納入相應制度或標準。
第八條 公司會議紀要涉及保密事項的，須按密級文件審批及管理。
第九條 本辦法由XXX負責解釋。
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