會(huì)議紀(jì)要管理辦法
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議紀(jì)要的使用和管理，提高會(huì)議質(zhì)量和工作效率，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱會(huì)議紀(jì)要是指用于記載、傳達(dá)、落實(shí)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。
第三條 會(huì)議紀(jì)要分類
（一）內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要。指公司內(nèi)部人員召開(kāi)會(huì)議所形成的紀(jì)要，具體包括以下兩個(gè)級(jí)別。
1．公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要，是指經(jīng)公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，按公司公文發(fā)布程序辦理，由XXX統(tǒng)一核稿管理的紀(jì)要。
2．部門(mén)級(jí)會(huì)議紀(jì)要，是指以部門(mén)名義下發(fā)，適用于特定管理領(lǐng)域或范圍的會(huì)議紀(jì)要。部門(mén)級(jí)會(huì)議紀(jì)要適用于組織會(huì)議的部門(mén)或人員職責(zé)權(quán)限內(nèi)涉及到的部門(mén)及人員。
（二）外部會(huì)議紀(jì)要。指公司與用戶、供應(yīng)商、合作方等外部單位召開(kāi)會(huì)議所形成的紀(jì)要。
第四條 會(huì)議是否形成會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門(mén)或負(fù)責(zé)人根據(jù)需要確定。
第五條 會(huì)議紀(jì)要管理流程
（一）整理。若會(huì)議需形成會(huì)議紀(jì)要，則由會(huì)議召集部門(mén)或召集人指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的整理。會(huì)議紀(jì)要需如實(shí)記錄，內(nèi)容包含（但不僅限于）會(huì)議的參加人員、主要內(nèi)容及議題，會(huì)議討論或決定的主要事項(xiàng)、會(huì)議決定的行動(dòng)計(jì)劃或改進(jìn)措施等。
（二）審批。公司內(nèi)部會(huì)議中，公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要必須履行公文審批程序，經(jīng)參會(huì)副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，方可下發(fā)執(zhí)行。部門(mén)級(jí)會(huì)議紀(jì)要履行部門(mén)內(nèi)部文件審批程序，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，方可下發(fā)執(zhí)行。公司外部會(huì)議如僅涉及公司內(nèi)部事項(xiàng)，外部人員僅參會(huì)配合的，則按公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要履行審批程序；如涉及雙方事項(xiàng)需外部人員或單位配合、共同履行的，會(huì)議紀(jì)要整理完畢須經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后生效，經(jīng)雙方協(xié)商該類會(huì)議紀(jì)要也可以采用備忘錄等其他雙方認(rèn)可的形式。
（三）分發(fā)。所有會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送至各相關(guān)部門(mén)和人員。
（四）存檔。公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要由XXX負(fù)責(zé)存檔；部門(mén)級(jí)會(huì)議紀(jì)要由各部門(mén)負(fù)責(zé)存檔。公司外部會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議召集部門(mén)負(fù)責(zé)存檔，同時(shí)抄送XXX進(jìn)行存檔。
（五）考核。所有會(huì)議紀(jì)要均由會(huì)議召集部門(mén)負(fù)責(zé)督辦，對(duì)未按要求落實(shí)的部門(mén)，按照公司相關(guān)要求進(jìn)行考核。
第六條 有關(guān)要求
（一）會(huì)議紀(jì)要所涉及的內(nèi)容原則上不得與公司現(xiàn)行規(guī)章制度、質(zhì)量管理體系和相關(guān)文件的規(guī)定相違背。若會(huì)議研究?jī)?nèi)容涉及業(yè)務(wù)調(diào)整、制度修訂、完善相關(guān)體系文件、技術(shù)文件的，會(huì)議召集人應(yīng)以公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要下發(fā)執(zhí)行，并及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，修訂相關(guān)規(guī)章制度或重新下發(fā)相應(yīng)文件。
（二）為了保證會(huì)議要求得到及時(shí)有效落實(shí)，會(huì)議紀(jì)要須在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)給會(huì)議相關(guān)人員，可以先行發(fā)放電子版會(huì)議紀(jì)要，待履行相關(guān)程序后，補(bǔ)發(fā)紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要；若有特別緊急情況，會(huì)議紀(jì)要電子版須在2小時(shí)內(nèi)下發(fā)。
第七條 會(huì)議紀(jì)要時(shí)效性
會(huì)議紀(jì)要作為重要事項(xiàng)、工作溝通協(xié)商后依據(jù)，具有時(shí)效性，會(huì)議研究?jī)?nèi)容執(zhí)行完畢，代表會(huì)議紀(jì)要行為終止，不得以會(huì)議紀(jì)要代替技術(shù)文件、管理文件。會(huì)議紀(jì)要須明確適用范圍及時(shí)間，原則上長(zhǎng)期執(zhí)行的內(nèi)容，會(huì)議責(zé)任部門(mén)應(yīng)在一年內(nèi)將其規(guī)定內(nèi)容納入相應(yīng)制度或標(biāo)準(zhǔn)。
第八條 公司會(huì)議紀(jì)要涉及保密事項(xiàng)的，須按密級(jí)文件審批及管理。
第九條 本辦法由XXX負(fù)責(zé)解釋。
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