很多企業都把降低采購成本作為節省企業運營成本的重要方法。如果能把采購成本降低，就相當于企業盈利額上升了一大筆。過去,采購成本的節省主要通過壓價來實現。到了今天，在產品盈利幅度減少的情況下，企業壓價的空間就減少了。要想大幅度地降低企業的采購成本不能再停留在價格上,而是要把采購的所有環節有效地管理起來,向管理要績效。那么，采購管理成功運轉的關鍵步驟有哪些？
第一，要合理地進行規范和計劃。在做任何事情之前，公司必須制定一個合理、有凝聚力的采購計劃，并明確需要哪些服務和商品，無論是內部和外部，都應編制一份詳細的清單。這將有助于確定預算，是確保后續步驟盡可能順利進行的關鍵。
第二，要仔細識別、選擇合適的供應商。之后要仔細研究和識別潛在供應商。應注意確保這些供應商能夠準確滿足公司的需求，并對供應商進行比較，以分析特定的優勢和劣勢。供應商選擇標準有許多，例如成本，交貨時間，安全，相關服務和技術支持以及質量控制等，這些都應該列入考察范圍，進行分析。
第三，進行提案請求、協商和簽訂合同。縮小潛在供應商的范圍后，可以根據需求開始請求提案和談判。談判過程可以闡明潛在供應商的可靠性和可信度。在此步驟中，要注意清楚地傳達相關要求，比如交貨時間表，付款詳細信息等。當所有條款都達成一致時，就可以簽訂合同。
第四，注意控制和交付。在與供應商簽訂合同后，采購部門需要正確控制所有商品交付和付款。與供應商定期會面，仔細跟蹤交貨，并根據既定規格和質量標準審查所有訂單，這是確保采購流程順利進行的關鍵。隨著時間的推移，隨著需求的變化，可能還需要對采購合同進行及時的更改。
第五，分析整個采購流程。必須使用已建立的關鍵績效指標系統來分析整個采購流程。這將有助于評估整個過程的成本效益，速度和整體成功率。經過仔細分析后，對需要改進的領域，應及時調整。這有助于確保未來項目的成功。
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