目前，財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)在報(bào)銷時(shí)接收到員工上傳和提交的報(bào)銷票據(jù)中，電子發(fā)票已占了很大的比重了。電子發(fā)票不怕丟失，可以重復(fù)打印，這給大家?guī)矸奖愕耐瑫r(shí)，也帶來了相關(guān)的財(cái)務(wù)管理隱患和風(fēng)險(xiǎn)。
電子發(fā)票在報(bào)銷的時(shí)候需要防范以下這些問題
一、重復(fù)報(bào)銷問題
這里有兩種情況
一是無心之舉，因?yàn)殡娮影l(fā)票太多或者不是當(dāng)月提交，就有可能有重復(fù)提交報(bào)銷的可能。
二是惡意報(bào)銷，有意為之，同一張票在2月份提交了在3月份又提交一次。集團(tuán)公司里，同一張票由員工甲在a公司報(bào)銷了，有可能又由員工甲或乙在b公司去報(bào)銷了。
二、假票報(bào)銷問題
可能有小伙伴會(huì)很驚訝，電子發(fā)票還有假票報(bào)銷？是的，小編這里可以肯定地告訴大家，有，肯定是有的。在我們的客戶群中已發(fā)現(xiàn)了很多這樣的ps案例。
三、在電子發(fā)票歸檔上傳原文件時(shí)需要防范以下問題
注意1、
電子發(fā)票原文件（pdf、ofd）是開具電子發(fā)票時(shí)才能獲取的，含有電子簽名信息的，任何第三方都不可能憑空生成電子發(fā)票原文件的，國家要求的電子版就是電子發(fā)票的原文件。
任何經(jīng)過轉(zhuǎn)換和ps生成的電子文檔它都不是原文件，廣大財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)朋友們一定要牢記不要以為這張發(fā)票員工是以電子檔形式傳給你的就是發(fā)票原文件了，不一定的哦。這個(gè)只有由像米印盒子電子發(fā)票臺(tái)賬這樣的專業(yè)的發(fā)票管理軟件才可以檢測出來的。順便說一下，市面上有很多同類型的軟件是檢測不出來的哦，大家在選擇使用時(shí)一定要做好測試。
注意2
在OFD格式電子發(fā)票上傳原文件歸檔時(shí)往往會(huì)碰到這個(gè)問題，客服反映說，我明明就是從電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)下載下來的原文件，你為什么說我的不是原文件？事實(shí)上他上傳的真的不是原文件呀，如下圖：他點(diǎn)擊的是右邊未打紅色標(biāo)記的地方下載的。請(qǐng)大家一定要看清楚哦，這里寫的是“pdf預(yù)覽版下載”，它只是一個(gè)圖片文件，是用來用來給大家提供方便圖片下載打印報(bào)銷的一個(gè)鍵。設(shè)置這個(gè)下載入口的初衷是因?yàn)镺FD格式電子發(fā)票打開需要下載專門的閱讀處理器，使用起來非常不方便，為了便于大家報(bào)銷所以才增設(shè)了這個(gè)入口。
正確的方法是應(yīng)該點(diǎn)擊圖中打紅色標(biāo)記的按鍵下載，這里下載的才是真正的原文件。
總結(jié)以上電子發(fā)票在報(bào)銷時(shí)需要注意的問題。上面的重復(fù)報(bào)銷問題可以通過人工建立excel臺(tái)賬，把報(bào)銷過的電子發(fā)票的發(fā)票號(hào)碼、金額、日期、報(bào)銷人等要素登記一個(gè)臺(tái)賬，通過人工比對(duì)的方法來發(fā)現(xiàn)是否有重復(fù)報(bào)銷的，這樣的方法只適合發(fā)票量小的企業(yè)使用。針對(duì)發(fā)票量多、還有ps篡改發(fā)票、電子發(fā)票原文件歸檔管理這些要求，手工是無法滿足要求，人工通過肉眼也是無法判斷的，必須借助像米印盒子電子發(fā)票臺(tái)賬這樣的發(fā)票管理平臺(tái)來解決！
點(diǎn)擊試用電子發(fā)票存檔、電子發(fā)票查重、電子發(fā)票報(bào)銷
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