我們有多少次啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，卻發(fā)現(xiàn)隨著項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目執(zhí)行的推進(jìn)，需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行越來越多的更改？

雖然在幾乎任何項(xiàng)目的生命周期中都不可避免地發(fā)生變化，但如果沒有妥善管理和記錄，就會(huì)導(dǎo)致范圍蔓延。范圍蔓延是對(duì)項(xiàng)目定義范圍之外的工作、需求或可交付成果的不受控制的添加。項(xiàng)目的范圍準(zhǔn)確地定義了項(xiàng)目要完成的工作，包括實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果所需的所有要求和可交付成果。項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目的所有計(jì)劃活動(dòng)的基礎(chǔ)。

雖然項(xiàng)目肯定會(huì)發(fā)生變化，那么如何避免范圍蔓延呢？有哪些項(xiàng)目管理工具可以幫助我們?cè)陧?xiàng)目規(guī)劃階段防止范圍蔓延？

理解和防止范圍蔓延的關(guān)鍵是要認(rèn)識(shí)到，項(xiàng)目計(jì)劃得越徹底，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)就越準(zhǔn)備好避免范圍蔓延。幸運(yùn)的是，有幾個(gè)項(xiàng)目管理工具可以幫助計(jì)劃、基線和管理項(xiàng)目范圍，以及管理對(duì)范圍的任何請(qǐng)求更改。這些工具在項(xiàng)目規(guī)劃階段使用，并且是正式項(xiàng)目管理計(jì)劃的所有組成部分。

（1）范圍基線

范圍基線由批準(zhǔn)的項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）和 WBS 字典組成。這些組件允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立一個(gè)基線，以此來衡量實(shí)際的項(xiàng)目范圍。重要的是，通過仔細(xì)和深思熟慮的計(jì)劃來創(chuàng)建范圍基線，以確保捕獲支持商定的項(xiàng)目范圍的所有項(xiàng)目工作。工作描述必須盡可能詳細(xì)，因?yàn)槿绻皇牵敲此鼈兙蜁?huì)被解釋，這會(huì)導(dǎo)致范圍蔓延。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，團(tuán)隊(duì)將能夠衡量項(xiàng)目的工作和要求是否得到滿足，以確定項(xiàng)目是否成功。

注釋：項(xiàng)目范圍說明書

項(xiàng)目范圍聲明詳細(xì)說明了項(xiàng)目的可交付成果以及創(chuàng)建這些可交付成果所需的工作。項(xiàng)目范圍說明書應(yīng)包含以下內(nèi)容：

• 產(chǎn)品范圍說明–描述項(xiàng)目將完成的工作
• 產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)–描述必須滿足什么要求才能使項(xiàng)目完成
• 項(xiàng)目可交付成果–項(xiàng)目將產(chǎn)生的可交付成果的詳細(xì)列表
• 項(xiàng)目排除–對(duì)未包含在項(xiàng)目中和范圍之外的工作的描述
• 項(xiàng)目約束–列出時(shí)間，成本，人力或設(shè)備（資本）的資源限制
• 項(xiàng)目假設(shè)–描述項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)方為完成項(xiàng)目所依據(jù)的假設(shè)清單

項(xiàng)目范圍聲明提供了對(duì)項(xiàng)目，可交付成果，約束，排除，假設(shè)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)描述。此外，范圍聲明還包括不應(yīng)執(zhí)行的工作，以消除超出項(xiàng)目范圍的任何隱含但不必要的工作。

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）和工作分解結(jié)構(gòu)字典是有效范圍管理的關(guān)鍵元素，應(yīng)包括在范圍管理計(jì)劃中。范圍管理計(jì)劃的這一部分討論了如何在WBS和WBS詞典中將項(xiàng)目范圍細(xì)分為較小的可交付成果，以及在項(xiàng)目生命周期中如何管理這些較小的組件。

（2）范圍管理計(jì)劃

該計(jì)劃也是正式項(xiàng)目計(jì)劃的組成部分，定義了在項(xiàng)目生命周期中如何管理和控制項(xiàng)目范圍的正式流程。它定義了管理和控制范圍的權(quán)力和責(zé)任，以及如何控制、衡量和驗(yàn)證范圍。通過仔細(xì)制定該計(jì)劃并密切關(guān)注它，它將幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)避免引入任何范圍蔓延。

詳細(xì)注釋：范圍管理計(jì)劃

范圍管理是過程的集合，這些過程可確保項(xiàng)目包括完成項(xiàng)目所需的所有工作，而排除完成項(xiàng)目不需要的所有工作。范圍管理計(jì)劃詳細(xì)說明了如何定義，開發(fā)和驗(yàn)證項(xiàng)目范圍。它明確定義了誰負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的范圍，并充當(dāng)管理和控制范圍的指南。

項(xiàng)目范圍管理遵循五步過程；收集需求，定義范圍，創(chuàng)建WBS，驗(yàn)證范圍和控制范圍。

• 收集需求–第一步是定義和記錄滿足所有項(xiàng)目目標(biāo)所需的需求的過程。該過程的基礎(chǔ)是項(xiàng)目章程和利益相關(guān)者登記冊(cè)。通過這些，團(tuán)隊(duì)可以識(shí)別需求，共同討論與滿足每個(gè)需求相關(guān)的細(xì)節(jié)，進(jìn)行訪談和后續(xù)討論以弄清需求，并在項(xiàng)目開始執(zhí)行階段時(shí)以足夠詳細(xì)的文檔記錄需求以進(jìn)行度量。該文檔還可以作為流程定義范圍的下一步的輸入。
• 確定范圍–此步驟對(duì)于項(xiàng)目成功至關(guān)重要，因?yàn)樗枰贫ㄔ敿?xì)的項(xiàng)目/產(chǎn)品描述，以包括可交付成果，假設(shè)和約束條件，并建立必須執(zhí)行項(xiàng)目工作的框架。
• 創(chuàng)建WBS–此過程將項(xiàng)目可交付成果分解為越來越小的，更易于管理的組件，這些組件在最低級(jí)別被稱為工作包。這種分層結(jié)構(gòu)使計(jì)劃，成本核算，監(jiān)視和控制項(xiàng)目更加簡(jiǎn)單。
• 驗(yàn)證范圍–這是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與發(fā)起人或客戶正式接受所有可交付成果的過程。
• 控制范圍–這是監(jiān)視，控制項(xiàng)目，產(chǎn)品范圍以及管理范圍基準(zhǔn)的任何更改的過程。對(duì)項(xiàng)目范圍可能需要進(jìn)行更改，但是必須將更改進(jìn)行控制和集成，以防止范圍蔓延。

范圍管理計(jì)劃為項(xiàng)目提供了范圍框架。該計(jì)劃記錄了范圍管理方法；與項(xiàng)目范圍有關(guān)的角色和責(zé)任；范圍定義；驗(yàn)證和控制措施；范圍變更控制；以及項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)。與項(xiàng)目范圍有關(guān)的任何項(xiàng)目溝通均應(yīng)遵守“范圍管理計(jì)劃”。

（3）變更管理計(jì)劃

該計(jì)劃是防止項(xiàng)目范圍蔓延的極其重要的工具。大多數(shù)項(xiàng)目都有許多利益相關(guān)者，他們帶來了許多不同的利益。有些人可能希望添加超出已批準(zhǔn)范圍基線的功能。其他人可能會(huì)看到將工作添加到項(xiàng)目中以使他們的組織受益的機(jī)會(huì)。通過制定和遵守正式的變更管理計(jì)劃，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有權(quán)考慮對(duì)項(xiàng)目提出的任何變更，同時(shí)保持范圍的完整性。如果確定有必要進(jìn)行更改，則可以對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)管理和溝通，并增加項(xiàng)目的價(jià)值，而不是簡(jiǎn)單地

詳細(xì)注釋：變更管理計(jì)劃

變更管理是任何項(xiàng)目的重要組成部分。變更必須經(jīng)過審核和管理，以確保變更在項(xiàng)目范圍內(nèi)，并在批準(zhǔn)后傳達(dá)給所有利益相關(guān)方。還必須將提交，審閱和批準(zhǔn)變更的過程傳達(dá)給所有利益相關(guān)方，以正確設(shè)定期望。如果允許提交更改或以無組織的方式實(shí)施更改，則任何項(xiàng)目都一定會(huì)失敗。所有項(xiàng)目都必須在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃中包括一個(gè)變更管理計(jì)劃，它既可以作為項(xiàng)目計(jì)劃的一部分包含，也可以作為附屬管理計(jì)劃的組成部分。

（4）配置管理計(jì)劃

該計(jì)劃定義了如何在整個(gè)項(xiàng)目中管理項(xiàng)目文檔和工具的變更。配置管理是必要的，以確保根據(jù)原始項(xiàng)目范圍和任何批準(zhǔn)的范圍變更來管理所有項(xiàng)目文檔和工具。這種管理項(xiàng)目文檔的主動(dòng)方法可確保范圍基線與項(xiàng)目范圍的任何更改之間存在一致性，同時(shí)防止范圍蔓延事件進(jìn)入文檔。

詳細(xì)注釋：配置管理計(jì)劃

配置管理計(jì)劃的目的是描述在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中將如何進(jìn)行配置管理（CM）。這包括記錄CM的管理方式，角色和職責(zé)，如何進(jìn)行配置項(xiàng)（CI）更改，以及將CM的所有方面?zhèn)鬟_(dá)給項(xiàng)目涉眾。如果沒有書面的配置管理計(jì)劃，由于缺少版本或文檔控制，可能會(huì)丟失CI，不完整或進(jìn)行不必要的工作。盡管配置管理計(jì)劃對(duì)于所有項(xiàng)目都很重要，但對(duì)于軟件和其他信息技術(shù)（IT）項(xiàng)目尤其如此。

（5）需求管理計(jì)劃

該計(jì)劃定義了如何識(shí)別、分析、記錄和管理項(xiàng)目需求。在項(xiàng)目規(guī)劃期間確保捕獲所有需求非常重要。這些要求與范圍基線一致，需要滿足以確保項(xiàng)目成功。未能捕獲所有需求或使需求定義不明確可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目向前推進(jìn)時(shí)范圍蔓延。

詳細(xì)注釋：需求管理計(jì)劃

需求管理計(jì)劃是確定在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中如何收集，分析，記錄和管理需求的必要工具。根據(jù)項(xiàng)目類型，可能同時(shí)存在項(xiàng)目和產(chǎn)品需求。如果沒有正確管理需求的工具，很容易無意間忽略需求，無法記錄需求或使需求不完整。

需求管理計(jì)劃的目的是就如何確定，分析，記錄和管理項(xiàng)目的需求建立共識(shí)。

需求將分為兩類：項(xiàng)目需求和產(chǎn)品需求。

項(xiàng)目需求是為了滿足項(xiàng)目需求而確定的要求，并確保其完成并準(zhǔn)備移交給運(yùn)營(yíng)。這些主要由非技術(shù)要求組成。

產(chǎn)品需求是為滿足項(xiàng)目結(jié)果所生產(chǎn)產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格而確定的要求，這些將包括確保滿足性能規(guī)格，正確記錄產(chǎn)品屬性以及確定和記錄制造閾值的要求。

需求管理計(jì)劃的輸入內(nèi)容包括項(xiàng)目章程和利益相關(guān)者登記冊(cè)。

我們知道，通過仔細(xì)的項(xiàng)目規(guī)劃，我們可以利用正式項(xiàng)目計(jì)劃的幾個(gè)組成部分作為防止范圍蔓延的工具。那么一旦項(xiàng)目進(jìn)入執(zhí)行階段，我們?nèi)绾伪O(jiān)控范圍以確保我們繼續(xù)在批準(zhǔn)的基線內(nèi)工作？幸運(yùn)的是，還有幾個(gè)項(xiàng)目管理工具可以幫助實(shí)現(xiàn)這一目的。第一個(gè)工具是需求管理計(jì)劃的輸出。這些是需求文檔和需求可追溯性矩陣。

（1）需求文檔和可追溯性矩陣：所有項(xiàng)目要求都必須記錄在案，以確保它們能夠被理解、溝通和完成，從而完成項(xiàng)目。然而，僅僅記錄需求并不足以監(jiān)控項(xiàng)目的范圍。必須清楚地了解每個(gè)要求以及每個(gè)要求的責(zé)任或所有權(quán)。項(xiàng)目經(jīng)理使用需求文檔和可追溯性矩陣來建立對(duì)每個(gè)需求的理解和所有權(quán)并跟蹤其狀態(tài)。在記錄的要求和可追溯性矩陣之外請(qǐng)求或執(zhí)行的工作可能表明存在某種程度的范圍蔓延。這些工具提供了一種有組織的方法來監(jiān)控范圍并確保所有項(xiàng)目工作都支持已批準(zhǔn)和記錄的要求。

（2）偏差分析：偏差分析是根據(jù)范圍基線測(cè)量范圍績(jī)效的過程。作為范圍管理計(jì)劃的一部分，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)可接受的偏差，在這個(gè)偏差范圍內(nèi)不需要更改范圍，在偏差范圍之外可能需要采取糾正措施。如果需要采取糾正措施，那么這也可能導(dǎo)致更新范圍基線、項(xiàng)目計(jì)劃或其他應(yīng)通過變更控制過程完成的項(xiàng)目文檔。偏差分析是一種有效的工具，可以在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中反復(fù)使用以監(jiān)控范圍。

我們知道，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)在考慮利益相關(guān)者的所有反饋的同時(shí)，努力規(guī)劃項(xiàng)目要求、里程碑和可交付成果。但是，通常需要更改項(xiàng)目以包括計(jì)劃外的事件或可交付成果，或者使項(xiàng)目恢復(fù)一致以支持其原始意圖。

雖然項(xiàng)目經(jīng)理希望避免不必要的變更（通常是范圍蔓延的結(jié)果），但有益于項(xiàng)目的必要變更應(yīng)通過項(xiàng)目的變更管理流程進(jìn)行管理并納入項(xiàng)目。

當(dāng)利益相關(guān)者或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員確定需要進(jìn)行變更時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須制定計(jì)劃，通過審查和批準(zhǔn)流程來管理變更，并在變更被接受時(shí)有效地傳達(dá)變更。該過程應(yīng)在項(xiàng)目的變更管理計(jì)劃中詳細(xì)說明。

一旦提出變更，項(xiàng)目經(jīng)理必須確保將其記錄在案并進(jìn)行分析，以確定變更對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間和成本的影響。提議的變更提交給變更控制委員會(huì)，由他們確定變更是否必要并支持項(xiàng)目的意圖。有時(shí)，變更需要修改項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度或預(yù)算。

如果變更被變更控制委員會(huì)接受，項(xiàng)目經(jīng)理必須確保根據(jù)需要更新所有項(xiàng)目文檔，并將變更傳達(dá)給利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。這個(gè)過程或仔細(xì)審查、批準(zhǔn)、記錄和傳達(dá)變更是管理項(xiàng)目變更與非管理范圍蔓延的區(qū)別。

管理項(xiàng)目范圍和防止范圍蔓延是項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中必須執(zhí)行的持續(xù)任務(wù)。范圍是項(xiàng)目的本質(zhì)，決定了結(jié)果是否成功。

由于他們的工作、組織、預(yù)算、進(jìn)度或資源受到的影響，許多利益相關(guān)者可能對(duì)項(xiàng)目有許多不同的興趣。正因?yàn)槿绱耍约皩?duì)項(xiàng)目的許多內(nèi)部和外部影響，在規(guī)劃和管理范圍時(shí)必須非常小心和考慮。

項(xiàng)目經(jīng)理必須明白，為了維持對(duì)項(xiàng)目的支持，必須考慮所有這些相互競(jìng)爭(zhēng)的利益。通過使用他們可以使用的項(xiàng)目管理工具，與利益相關(guān)者溝通，管理范圍，而不是僅僅對(duì)范圍蔓延做出反應(yīng)。

作者：Jersey W

英國華威項(xiàng)目管理學(xué)碩士MPM；武漢理工大學(xué)機(jī)械工程學(xué)士；自動(dòng)化行業(yè)高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理；Google, PMI,IPMA，Scrum，Agile認(rèn)證項(xiàng)目管理師 ；Project Best項(xiàng)目集管理軟件開發(fā)者；Microsoft高級(jí)技能認(rèn)證市場(chǎng)分析師；數(shù)據(jù)分析師；高級(jí)人力資源師；財(cái)稅師；風(fēng)控師IATF；六西格瑪質(zhì)量體系認(rèn)證；

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