我們有多少次啟動一個項目，卻發現隨著項目規劃和項目執行的推進，需要對項目進行越來越多的更改？

雖然在幾乎任何項目的生命周期中都不可避免地發生變化，但如果沒有妥善管理和記錄，就會導致范圍蔓延。范圍蔓延是對項目定義范圍之外的工作、需求或可交付成果的不受控制的添加。項目的范圍準確地定義了項目要完成的工作，包括實現預期結果所需的所有要求和可交付成果。項目范圍是項目的所有計劃活動的基礎。

雖然項目肯定會發生變化，那么如何避免范圍蔓延呢？有哪些項目管理工具可以幫助我們在項目規劃階段防止范圍蔓延？

理解和防止范圍蔓延的關鍵是要認識到，項目計劃得越徹底，項目經理和團隊就越準備好避免范圍蔓延。幸運的是，有幾個項目管理工具可以幫助計劃、基線和管理項目范圍，以及管理對范圍的任何請求更改。這些工具在項目規劃階段使用，并且是正式項目管理計劃的所有組成部分。

（1）范圍基線

范圍基線由批準的項目范圍說明書、工作分解結構（WBS）和 WBS 字典組成。這些組件允許項目團隊建立一個基線，以此來衡量實際的項目范圍。重要的是，通過仔細和深思熟慮的計劃來創建范圍基線，以確保捕獲支持商定的項目范圍的所有項目工作。工作描述必須盡可能詳細，因為如果不是，那么它們就會被解釋，這會導致范圍蔓延。隨著項目的進展，團隊將能夠衡量項目的工作和要求是否得到滿足，以確定項目是否成功。

注釋：項目范圍說明書

項目范圍聲明詳細說明了項目的可交付成果以及創建這些可交付成果所需的工作。項目范圍說明書應包含以下內容：

• 產品范圍說明–描述項目將完成的工作
• 產品驗收標準–描述必須滿足什么要求才能使項目完成
• 項目可交付成果–項目將產生的可交付成果的詳細列表
• 項目排除–對未包含在項目中和范圍之外的工作的描述
• 項目約束–列出時間，成本，人力或設備（資本）的資源限制
• 項目假設–描述項目團隊和利益相關方為完成項目所依據的假設清單

項目范圍聲明提供了對項目，可交付成果，約束，排除，假設和驗收標準的詳細描述。此外，范圍聲明還包括不應執行的工作，以消除超出項目范圍的任何隱含但不必要的工作。

工作分解結構（WBS）和工作分解結構字典是有效范圍管理的關鍵元素，應包括在范圍管理計劃中。范圍管理計劃的這一部分討論了如何在WBS和WBS詞典中將項目范圍細分為較小的可交付成果，以及在項目生命周期中如何管理這些較小的組件。

（2）范圍管理計劃

該計劃也是正式項目計劃的組成部分，定義了在項目生命周期中如何管理和控制項目范圍的正式流程。它定義了管理和控制范圍的權力和責任，以及如何控制、衡量和驗證范圍。通過仔細制定該計劃并密切關注它，它將幫助項目團隊避免引入任何范圍蔓延。

詳細注釋：范圍管理計劃

范圍管理是過程的集合，這些過程可確保項目包括完成項目所需的所有工作，而排除完成項目不需要的所有工作。范圍管理計劃詳細說明了如何定義，開發和驗證項目范圍。它明確定義了誰負責管理項目的范圍，并充當管理和控制范圍的指南。

項目范圍管理遵循五步過程；收集需求，定義范圍，創建WBS，驗證范圍和控制范圍。

• 收集需求–第一步是定義和記錄滿足所有項目目標所需的需求的過程。該過程的基礎是項目章程和利益相關者登記冊。通過這些，團隊可以識別需求，共同討論與滿足每個需求相關的細節，進行訪談和后續討論以弄清需求，并在項目開始執行階段時以足夠詳細的文檔記錄需求以進行度量。該文檔還可以作為流程定義范圍的下一步的輸入。
• 確定范圍–此步驟對于項目成功至關重要，因為它需要制定詳細的項目/產品描述，以包括可交付成果，假設和約束條件，并建立必須執行項目工作的框架。
• 創建WBS–此過程將項目可交付成果分解為越來越小的，更易于管理的組件，這些組件在最低級別被稱為工作包。這種分層結構使計劃，成本核算，監視和控制項目更加簡單。
• 驗證范圍–這是項目團隊與發起人或客戶正式接受所有可交付成果的過程。
• 控制范圍–這是監視，控制項目，產品范圍以及管理范圍基準的任何更改的過程。對項目范圍可能需要進行更改，但是必須將更改進行控制和集成，以防止范圍蔓延。

范圍管理計劃為項目提供了范圍框架。該計劃記錄了范圍管理方法；與項目范圍有關的角色和責任；范圍定義；驗證和控制措施；范圍變更控制；以及項目的工作分解結構。與項目范圍有關的任何項目溝通均應遵守“范圍管理計劃”。

（3）變更管理計劃

該計劃是防止項目范圍蔓延的極其重要的工具。大多數項目都有許多利益相關者，他們帶來了許多不同的利益。有些人可能希望添加超出已批準范圍基線的功能。其他人可能會看到將工作添加到項目中以使他們的組織受益的機會。通過制定和遵守正式的變更管理計劃，項目團隊有權考慮對項目提出的任何變更，同時保持范圍的完整性。如果確定有必要進行更改，則可以對其進行仔細管理和溝通，并增加項目的價值，而不是簡單地

詳細注釋：變更管理計劃

變更管理是任何項目的重要組成部分。變更必須經過審核和管理，以確保變更在項目范圍內，并在批準后傳達給所有利益相關方。還必須將提交，審閱和批準變更的過程傳達給所有利益相關方，以正確設定期望。如果允許提交更改或以無組織的方式實施更改，則任何項目都一定會失敗。所有項目都必須在整個項目計劃中包括一個變更管理計劃，它既可以作為項目計劃的一部分包含，也可以作為附屬管理計劃的組成部分。

（4）配置管理計劃

該計劃定義了如何在整個項目中管理項目文檔和工具的變更。配置管理是必要的，以確保根據原始項目范圍和任何批準的范圍變更來管理所有項目文檔和工具。這種管理項目文檔的主動方法可確保范圍基線與項目范圍的任何更改之間存在一致性，同時防止范圍蔓延事件進入文檔。

詳細注釋：配置管理計劃

配置管理計劃的目的是描述在整個項目生命周期中將如何進行配置管理（CM）。這包括記錄CM的管理方式，角色和職責，如何進行配置項（CI）更改，以及將CM的所有方面傳達給項目涉眾。如果沒有書面的配置管理計劃，由于缺少版本或文檔控制，可能會丟失CI，不完整或進行不必要的工作。盡管配置管理計劃對于所有項目都很重要，但對于軟件和其他信息技術（IT）項目尤其如此。

（5）需求管理計劃

該計劃定義了如何識別、分析、記錄和管理項目需求。在項目規劃期間確保捕獲所有需求非常重要。這些要求與范圍基線一致，需要滿足以確保項目成功。未能捕獲所有需求或使需求定義不明確可能會導致項目向前推進時范圍蔓延。

詳細注釋：需求管理計劃

需求管理計劃是確定在整個項目生命周期中如何收集，分析，記錄和管理需求的必要工具。根據項目類型，可能同時存在項目和產品需求。如果沒有正確管理需求的工具，很容易無意間忽略需求，無法記錄需求或使需求不完整。

需求管理計劃的目的是就如何確定，分析，記錄和管理項目的需求建立共識。

需求將分為兩類：項目需求和產品需求。

項目需求是為了滿足項目需求而確定的要求，并確保其完成并準備移交給運營。這些主要由非技術要求組成。

產品需求是為滿足項目結果所生產產品的技術規格而確定的要求，這些將包括確保滿足性能規格，正確記錄產品屬性以及確定和記錄制造閾值的要求。

需求管理計劃的輸入內容包括項目章程和利益相關者登記冊。

我們知道，通過仔細的項目規劃，我們可以利用正式項目計劃的幾個組成部分作為防止范圍蔓延的工具。那么一旦項目進入執行階段，我們如何監控范圍以確保我們繼續在批準的基線內工作？幸運的是，還有幾個項目管理工具可以幫助實現這一目的。第一個工具是需求管理計劃的輸出。這些是需求文檔和需求可追溯性矩陣。

（1）需求文檔和可追溯性矩陣：所有項目要求都必須記錄在案，以確保它們能夠被理解、溝通和完成，從而完成項目。然而，僅僅記錄需求并不足以監控項目的范圍。必須清楚地了解每個要求以及每個要求的責任或所有權。項目經理使用需求文檔和可追溯性矩陣來建立對每個需求的理解和所有權并跟蹤其狀態。在記錄的要求和可追溯性矩陣之外請求或執行的工作可能表明存在某種程度的范圍蔓延。這些工具提供了一種有組織的方法來監控范圍并確保所有項目工作都支持已批準和記錄的要求。

（2）偏差分析：偏差分析是根據范圍基線測量范圍績效的過程。作為范圍管理計劃的一部分，每個項目都應該有一個可接受的偏差，在這個偏差范圍內不需要更改范圍，在偏差范圍之外可能需要采取糾正措施。如果需要采取糾正措施，那么這也可能導致更新范圍基線、項目計劃或其他應通過變更控制過程完成的項目文檔。偏差分析是一種有效的工具，可以在整個項目生命周期中反復使用以監控范圍。

我們知道，項目經理和團隊在考慮利益相關者的所有反饋的同時，努力規劃項目要求、里程碑和可交付成果。但是，通常需要更改項目以包括計劃外的事件或可交付成果，或者使項目恢復一致以支持其原始意圖。

雖然項目經理希望避免不必要的變更（通常是范圍蔓延的結果），但有益于項目的必要變更應通過項目的變更管理流程進行管理并納入項目。

當利益相關者或項目團隊成員確定需要進行變更時，項目經理必須制定計劃，通過審查和批準流程來管理變更，并在變更被接受時有效地傳達變更。該過程應在項目的變更管理計劃中詳細說明。

一旦提出變更，項目經理必須確保將其記錄在案并進行分析，以確定變更對項目范圍、時間和成本的影響。提議的變更提交給變更控制委員會，由他們確定變更是否必要并支持項目的意圖。有時，變更需要修改項目的范圍基準、進度或預算。

如果變更被變更控制委員會接受，項目經理必須確保根據需要更新所有項目文檔，并將變更傳達給利益相關者和項目團隊。這個過程或仔細審查、批準、記錄和傳達變更是管理項目變更與非管理范圍蔓延的區別。

管理項目范圍和防止范圍蔓延是項目經理在整個項目生命周期中必須執行的持續任務。范圍是項目的本質，決定了結果是否成功。

由于他們的工作、組織、預算、進度或資源受到的影響，許多利益相關者可能對項目有許多不同的興趣。正因為如此，以及對項目的許多內部和外部影響，在規劃和管理范圍時必須非常小心和考慮。

項目經理必須明白，為了維持對項目的支持，必須考慮所有這些相互競爭的利益。通過使用他們可以使用的項目管理工具，與利益相關者溝通，管理范圍，而不是僅僅對范圍蔓延做出反應。

作者：Jersey W

英國華威項目管理學碩士MPM；武漢理工大學機械工程學士；自動化行業高級項目經理；Google, PMI,IPMA，Scrum，Agile認證項目管理師 ；Project Best項目集管理軟件開發者；Microsoft高級技能認證市場分析師；數據分析師；高級人力資源師；財稅師；風控師IATF；六西格瑪質量體系認證；

近期熱文：一文搞定如何管理項目范圍蔓延？

• 百萬年薪PMO&項目經理職場影響力是如何煉成的？【精華筆記】
• PMO&項目經理如何高效解決問題看這篇文章就夠了
• 一圖掌握項目管理的核心工具WBS工作分解結構，PM必備技能！
• 這四類項目經理一定帶不好項目
• PMO&項目經理必備技能之項目總結與復盤
• 一頁紙搞定項目管理及操作步驟（文末附可編輯模板）
• 一圖掌握7個管理者必會的管理工具
• 華為是如何從0到1打造以項目為中心運作的項目管理體系的？
• 圖解OKR敏捷目標管理如何在公司內部實施
• 項目經理和PMO如何撰寫高質量的會議紀要？
• 如何創建和規劃PMO團隊，并發揮其最大實際價值
• 一文搞定敏捷項目管理精華
• “高手項目經理”唐僧如何向唐太宗項目匯報的！看看高水平匯報是怎么樣的？
• 史上最詳細的華為內部流程管理詳解（附關鍵流程圖下載）