當(dāng)面對(duì)多個(gè)設(shè)計(jì)需求以及其他工作任務(wù)并行的時(shí)候，你是否總是會(huì)手忙腳亂？如何合理安排自己手上各種事情的優(yōu)先級(jí)，保證按時(shí)產(chǎn)出和質(zhì)量呢？一起來(lái)看一下吧。
大概是臨近年末都會(huì)比較忙的緣故，總有同學(xué)來(lái)問(wèn)我有關(guān)工作項(xiàng)目管理、優(yōu)先級(jí)排期的問(wèn)題，比如：
“當(dāng)面對(duì)多個(gè)設(shè)計(jì)需求以及其他工作任務(wù)并行的時(shí)候，我總是會(huì)手忙腳亂。怎么去合理安排自己手上各種事情的優(yōu)先級(jí)，保證按時(shí)產(chǎn)出和質(zhì)量呢？”
在實(shí)際工作中，設(shè)計(jì)師承接的需求和工作內(nèi)容大多是五花八門、繁簡(jiǎn)不一。本文會(huì)從兩個(gè)方面來(lái)做經(jīng)驗(yàn)分享：
一、工作事件的優(yōu)先級(jí)
關(guān)于工作排序，我最常用方法的是「四象限法」。即把工作按照“緊急、不緊急、重要、不重要” 的組合分類分成四個(gè)象限，分別采取不同對(duì)策：
1.緊急且重要
這類工作優(yōu)先做，也值得你花時(shí)間做。那什么樣的工作是緊急且重要的呢？你的判斷依據(jù)可以來(lái)源于「工作性質(zhì)」和「合作關(guān)系」兩個(gè)方面，比如這項(xiàng)工作：
- 是否是你 KPI 中要完成的重點(diǎn)內(nèi)容
- 是否是重點(diǎn)項(xiàng)目的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要問(wèn)題
- 是否是老板布置給你且對(duì)你有高期待
- 是否是重點(diǎn)項(xiàng)目且需要他人配合
- 是否不完成就會(huì)阻礙他人工作的正常進(jìn)行
以上工作都需要你重點(diǎn)且認(rèn)真地對(duì)待。這類工作同樣也可以按照「四象限法」來(lái)做劃分，橫軸是工作與 KPI 的相關(guān)性，縱軸是協(xié)作人角色的重要性，按照一定順序來(lái)完成工作：
2.緊急不重要
這一象限的工作通常具有欺騙性，即往往因?yàn)榫o急而讓你感覺(jué)很重要，但實(shí)際上不應(yīng)在此花費(fèi)太多精力。
在時(shí)間上，你也可以按照半小時(shí)為限：
- 如果工作時(shí)間為半小時(shí)以內(nèi)，就立即完成
- 如果工作時(shí)間為半小時(shí)以上，跟相關(guān)方做溝通，確定一個(gè)雙方都認(rèn)為可行的截止時(shí)間，按計(jì)劃完成
你也同樣可以將這類工作按照「四象限法」來(lái)做劃分，橫軸是工作耗時(shí)長(zhǎng)短，縱軸是協(xié)作人角色的重要性，按照一定順序來(lái)完成工作：
3.重要不緊急
對(duì)于這類工作你需要做的是制定好工作計(jì)劃，比如你可以將工作拆分成以天、周、月為單位的幾個(gè)階段，規(guī)定自己每天、每周、每月要有哪些產(chǎn)出，按照計(jì)劃去做即可。
4.不重要不緊急
一些瑣碎的工作雜事，對(duì)于這些事情要學(xué)會(huì)拒絕。比如一些不重要的會(huì)議，沒(méi)必要參加時(shí)，可以讓參會(huì)人同步關(guān)鍵信息即可。
你可以在白板上、本子上、數(shù)據(jù)表格或看板上畫出這四個(gè)象限，接到一個(gè)工作就將它放到某個(gè)象限中，做完了就劃掉（會(huì)很有成就感），以此來(lái)管理工作排期：
另有一個(gè)建議，如果自己判斷不出來(lái)某一項(xiàng)工作是否緊急和重要，可以詢問(wèn)你的上級(jí)，他會(huì)比你有更清楚的認(rèn)知，給你更多輸入。
二、執(zhí)行方式的優(yōu)先級(jí)
所有工作在執(zhí)行的過(guò)程中，都可以遵循以下三個(gè)原則：
1. 先溝通，后執(zhí)行
溝通永遠(yuǎn)是第一優(yōu)先級(jí)。先了解工作目標(biāo)、規(guī)劃和預(yù)期再做執(zhí)行可以少走很多彎路。
2. 先他人，后自己
如果有跟他人協(xié)調(diào)的工作，先解決他人的問(wèn)題或給他人安排工作，再做自己應(yīng)該做的工作，這樣可以保證盡早交換信息，也可以讓雙方同時(shí)進(jìn)行工作。
3. 先匯報(bào)，后推進(jìn)
完成一個(gè)階段或者取得了關(guān)鍵進(jìn)展，先跟上級(jí)匯報(bào)后，再做下一步動(dòng)作，小步迭代，不憋大招。
以上，希望對(duì)你有幫助。
專欄作家
元堯，微信公眾號(hào)：長(zhǎng)弓小子，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。一線互聯(lián)網(wǎng)大廠B端體驗(yàn)設(shè)計(jì)師，清華大學(xué)美術(shù)學(xué)院本碩連讀。曾負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)最大開(kāi)源組件庫(kù)Ant Design組件的設(shè)計(jì)和運(yùn)營(yíng)工作，目前負(fù)責(zé)國(guó)際業(yè)務(wù)線B端產(chǎn)品體驗(yàn)設(shè)計(jì)和組件庫(kù)的搭建工作。
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