和宇寬一起，把時間用到極致。大家好，我是時間管理潘宇寬。無論我們是在個人生活中進(jìn)行時間管理，還是工作當(dāng)中進(jìn)行項目管理。都可以用到一個非常好用的管理方法，PDCA循環(huán)法。不管我們從事什么行業(yè)，做什么領(lǐng)域的工作，只要我們是在做一件事，就可以借鑒PDCA的思路，對這件事情進(jìn)行流程化的管理。今天就將這個方法分享給大家。
PDCA，這四個字母代表的分別是Plan, Do, Check, Act。這四個單詞即代表了PDCA方法的四個步驟，計劃，執(zhí)行，反思，糾偏。無論我們是做一天的時間管理，一周的時間管理，一月的時間管理，還是我們一年，一生的管理，都需要用到PDCA的思路，對我們的思路進(jìn)行流程化的管理。下面我們就來具體看看PDCA的整個流程：
01 Plan計劃
當(dāng)我們在做時間管理時，第一步永遠(yuǎn)是計劃我們的時間。我舉一個例子，每天早上我們到達(dá)工作崗位之后，我們需要對我們一整天的工作安排進(jìn)行計劃。像之前我們介紹到的番茄鐘時間管理法，我們需要先預(yù)估我們每天有多少個番茄，我們準(zhǔn)備怎么用這些番茄，做哪些事？每件事的重要緊急程度怎么樣？我們的三只青蛙是什么？每只青蛙會消耗我們多少番茄？這一個一個的問題，都是要在我們行動之前弄清楚的，這樣我們做事才有方向，付出的努力才能夠精準(zhǔn)。
02 Do執(zhí)行
計劃好比看路，執(zhí)行就是走路。只走路，不看路，那就會迷路。而只看路，不走路，則永遠(yuǎn)無法抵達(dá)目的地。有了具體的計劃，就照著計劃一步步的做。執(zhí)行的過程當(dāng)中，我們要盡量和計劃保持一致。比如我今天劃定了三個小時的時間去吃青蛙，那不管一天當(dāng)中我們遇到了各種各樣的情況，我們都需要去守護(hù)我們這三個小時的青蛙時間。再比如我們給到了某個任務(wù)4個番茄鐘的時間，那我們就要盡量在這四個番茄鐘內(nèi)把這件事完成，避免對后續(xù)的安排造成干擾。
03 反思
不知道大家有沒有這樣的感受，在工作當(dāng)中，最不舒服的時候就是你的觀點，想法，思路被別人挑戰(zhàn)的時候。但是，最好的決定和想法，往往又是在爭論的過程當(dāng)中，被挑戰(zhàn)的過程中產(chǎn)生的。而反思這個環(huán)節(jié)，就是你每天對你自己進(jìn)行挑戰(zhàn)。而挑戰(zhàn)的過程，恰恰是你不斷成長，提高的過程。因此我們每天，每周，每月，每季度，每年都要總結(jié)，復(fù)盤。只有學(xué)會去反思，去不斷挑戰(zhàn)自己，才能不斷精進(jìn)。大家可以從下面幾個維度去進(jìn)行反思：
· 我的計劃是否合理？有沒有識別出一天當(dāng)中最重要的三只青蛙？預(yù)估的時間是否準(zhǔn)確？
· 我有沒有去守護(hù)我三只青蛙的時間?我有沒有合理去利用我的高能時間段？
· 我這一天事情的完成程度怎么樣？我完成了多少事？完成了多少重要的事？
· 我這一天的效率怎么樣？有哪些可以提升的地方？
· 我這一天的時間利用率怎么樣？這里面有多少水分？在哪些地方浪費了時間？下次如何去避免同樣的問題？
04 糾偏
PDCA的最后一步，就是糾偏。我們在前面的反思中會找到各種問題，我們需要針對這些具體問題制定行動項，確保我們在之后的操作中不會犯同樣的錯誤。我舉一個例子。從地球往月球發(fā)射火箭，只有3%的時間，火箭是按照預(yù)定軌道在飛行。剩下97%的時間，都是在做修正。同樣，大家在做項目，在管理時間的時候，不可能一切都可以按照計劃去進(jìn)行，因為你在做的過程當(dāng)中，一定會遇上各種各樣的問題。只有及時的糾偏，才能讓你的火箭的航向不產(chǎn)生偏離，順利到達(dá)目的地。
PDCA的思路不僅僅可以用在時間管理，也可以用在工作，生活當(dāng)中的任何一個事情的處理和問題的解決。你可以把它想象成一套螺旋上升的管理思路。在不斷的計劃執(zhí)行反思糾偏中去找到自己的不足和可以提升的地方，在不斷糾偏的過程中，讓你的火箭能夠沿著正確的軌道持續(xù)前進(jìn)。
作者：潘宇寬
跨國食品企業(yè)質(zhì)量管理經(jīng)理
八年海外奮斗及個人成長實戰(zhàn)經(jīng)驗
時間管理，自律及個人成長教練
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