隨著時代的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，自動化辦公的普及，政府提倡“智慧城市”建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入正式進(jìn)程，政府傳統(tǒng)辦公方式逐漸朝著自動化發(fā)展，紙質(zhì)檔案方式也在逐步減少，政府盡快完善電子化檔案管理工作，辦公管理自動化，會議文件數(shù)字化，政府采購電子檔案管理已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。政府采購，部署電子檔案管理系統(tǒng)有哪些重要意義？
政府采購，部署電子檔案管理系統(tǒng)的必要性：
一，法律法規(guī)的規(guī)定。《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》第四十六條和《政府采購代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》第十六條均有規(guī)定，采購文件可以采用電子檔案方式保存。相關(guān)電子檔案應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》的要求，《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》釋義亦對電子檔案保存作了進(jìn)一步明確。
二，隨著現(xiàn)代電子信息的迅猛發(fā)展，電子檔案管理已是檔案管理急需適應(yīng)的一種新模式。各地全流程電子化采購和遠(yuǎn)程異地評標(biāo)的不斷推進(jìn)，其檔案管理除了傳統(tǒng)的少量紙質(zhì)文件，更多的是通過電子交易系統(tǒng)、競價系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)獲取的電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子評標(biāo)報告、照片、線上合同、音視頻等電子文件及元數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已逐漸不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。政府采購檔案存儲時保存電子檔案數(shù)據(jù)，利用時可計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供，必要時打印紙質(zhì)檔案證明，其優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及。
紹林科技作為我國早期高科技軟件企業(yè)，1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年，他們一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設(shè)方案，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。資深市場調(diào)研經(jīng)歷指出，我國電子檔案管理存在檔案管理不夠規(guī)范，檔案管理意識不強(qiáng)，管檔人員水平有待提高三方面問題：
1），檔案管理不夠規(guī)范。就我國政府采購電子檔案管理發(fā)展而言，目前還處于起步階段，有許多的操作并不規(guī)范，不符合《檔案法》和《電子簽名法》的規(guī)定，不滿足電子簽名法的數(shù)據(jù)電文原件形式和文件保存要求及數(shù)據(jù)電文要符合可靠電子簽名的三個條件，電子檔案分類、檔號命名也還不太規(guī)范。
2），檔案管理意識不強(qiáng)。政府采購業(yè)務(wù)檔案是政府采購活動的歷史記錄和有效憑證，具有重要的查考價值和證明作用，但部分代理機(jī)構(gòu)未認(rèn)識到政府采購檔案管理工作的重要性，政府采購檔案管理制度不夠健全，檔案存儲條件落后，檔案霉變、散失損壞、電子文件無電子簽名或數(shù)字印章等在一些地方時有發(fā)生。
3）后是檔人員水平有待提高。各代理機(jī)構(gòu)不注重對檔案管理人員的配備和培訓(xùn)，政府采購檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)水平普遍較低，甚至多數(shù)人無相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，更很少參加過電子檔案管理和保密知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而不能掌握我國現(xiàn)行政府采購有關(guān)程序與檔案相關(guān)法律規(guī)范，不能熟練掌握相關(guān)電子信息設(shè)備的運(yùn)用，在管理過程中缺少安全保密意識，導(dǎo)致檔案管理人員不熟悉電子文件歸檔和電子檔案的管理，使其不能有效完整收集、整理和歸檔等，造成政府采購電子檔案管理效率不高，同時電子檔案保密性存在諸多不足和漏洞。
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