第四章 電子文件歸檔和電子檔案管理
[基本要求]
（ 一） 掌握電子文件、 電子檔案、 元數據的概念
（ 二） 掌握電子文件的歸檔范圍和歸檔程序
（ 三） 掌握電子檔案的移交、 接收、 管理
（ 四） 了解電子文件的種類、 目標和原則
[考試內容]
第一節 概 述
一、 基本概念
（ 一） 電子文件
電子文件指國家機構、 社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中， 通過計算機等電子設備形成、 辦理、 傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。 電子文件由內容、 結構、 背景組成。電子文件的內容是指以字符、 圖形、 圖像、 音頻、 視頻等形式表示的主題信息； 電子文件的結構是指電子文件內容信息的組織和存儲方式， 分為邏輯結構和物理結構； 電子文件的背景是指有關電子文件形成環境的信息。
（ 二） 電子檔案
電子檔案是指具有憑證、 查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。當電子文件具備兩方面要求時可以轉化為電子檔案： 一是質量要求， 二是歸檔程序要求。
（ 三） 元數據
元數據指描述電子文件和電子檔案的內容、 背景、 結構及其管理過程的數據。 元數據所描述的對象有兩個： 一是電子文件或電子檔案本身，包括所有的構成要素， 即內容、 背景、 結構； 二是電子文件或電子檔案的整個管理過程， 包括電子文件從形成到歸檔再到電子檔案的永久保存或銷毀的全過程。
二、 種類
電子文件按信息存在形式可分為： 文本文件、 數據文件、 圖形文件、圖像文件、 影像文件、 聲音文件、 程序文件、 多媒體文件和超文本文件；按生成系統分可分為電子公文、 政務服務事項電子文件、 數據庫文件、電子郵件、 網頁文件、 計算機輔助設計文件、 地理信息系統文件等。
三、 目標和原則
（ 一） 目標
保障電子文件和電子檔案的真實性、 完整性、 可用性、 安全性。
（ 二） 原則
納入單位信息化建設規劃原則、 技術與管理并重原則、 便于利用原則、 安全保密原則。
四、 職責分工
1.檔案部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度， 提出辦公自動化系統、 業務系統電子文件歸檔功能要求， 負責電子檔案管理系統的建設與應用培訓； 負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件； 負責電子檔案的管理等工作。 2.電子文件形成或辦理部門負責電子文件的歸檔工作。 3.信息化部門負責依據標準建設辦公自動化系統和業務系統電子文件歸檔功能， 參與電子檔案管理系統建設，為電子檔案管理提供信息化支持。 4.保密部門負責監督涉密電子文件歸五、 法規、 制度和標準
（ 一） 法律證據效力
2020 年 6 月 20 日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《中華人民共和國檔案法》 第三十七條規定： “電子檔案應當來源可靠、 程序規范、 要素合規。 電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力， 可以以電子形式作為憑證使用。 ” 這一條款從國家法律層面對電子檔案的法律證據效力予以了確認， 并且明確電子檔案具備法律證據效力的條件， 即需要滿足“來源可靠、 程序規范、 要素合規” 三個條件。
（ 二） 法規
電子文件歸檔和電子檔案管理法規是由國家立法機構或行政機關按照一定的程序制定并依靠國家強制力保證實施的關于電子文件歸檔和電子檔案管理活動的行為規范， 包括法律、 行政法規、 部門規章和地方性法規等。 我國已有專門的部門規章， 2003 年國家檔案局 6 號令頒布、2018 年 14 號令修改的《電子公文歸檔管理暫行辦法》， 對各地區、 各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的歸檔要求做了明確規定。
（ 三） 制度
電子文件歸檔和電子檔案管理制度是國家和各級各類組織為規范電子文件歸檔和電子檔案管理所制定、 批準并實施的政策、 指南、 規定、程序、 準則、 方法的總稱。
（ 四） 標準
電子文件歸檔和電子檔案管理標準是按規定的工作程序制定， 經公認權威機構批準的有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規則、 方法、 技術要求等方面的規定。
六、 系統
（ 一） 辦公自動化系統、 業務系統的歸檔功能
辦公自動化系統、 業務系統是形成和辦理電子文件的系統， 應具有電子文件歸檔的基本功能。
（ 二） 電子檔案管理系統（ 數字檔案室系統）
電子檔案管理系統， 又稱數字檔案室系統， 是檔案部門對電子檔案進行接收、 管理、 保存和提供利用的計算機軟件系統。電子檔案管理系統應具備的基本功能。
（ 三） 電子檔案長久保存系統
電子檔案長久保存系統， 也稱數字檔案館系統。電子檔案長久保存系統的基本功能。
（ 四） 檔案信息資源共享服務平臺
檔案信息資源共享服務平臺是運用現代信息技術實現檔案數字資源跨區域、 跨部門共享利用的平臺。
（ 五） 安全管理要求
電子文件歸檔和電子檔案管理相關信息系統安全管理的基本要求
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