近年來，外企的Controlling 部門對于企業支出管理更加嚴格和規范化，已經很難靠人工去管理了，必須要借助一些數字化工具來輔助管理，而利用Ultimus BPM進行規范化的流程管理則是一個很好的辦法。
外企常用的企業支出（Expenditure）包括了Capex 和Opex 。 Capex是指資本性支出，英文全稱為capital expenditure，一般指固定資產、無形資產、遞延資產等資產的投入。Opex是operating Expense 指的是企業的管理支出、辦公室支出、員工工資支出和廣告支出等日常開支。
1. 我們首先來討論Capex管理：利用Ultimus BPM可以建立起來Capex的全生命周期管理流程，從項目立項，到采購執行，再到項目驗收，Capex付款支出，資產轉移和報廢的全流程管理。
Ultimus Capex全生命周期管理主流程：
要做好Capex管理，就要從預算開始管理，每個PR都要關聯對應的預算號，一般不能超預算申請，如果沒有預算，就需要走預算轉移的流程，或者走超預算申請的特殊流程。預算在PR申請之后就會被暫扣，在PO下單后才會正式扣減，如果PR沒通過則會退回到預算池里。
同時PO訂單也不能超過PR申請的金額，付款申請則要關聯PO單據，根據PO的收貨情況進行付款。這樣才能管理好Capex的支出，不會出現超預算、超訂單金額的付款情況，從源頭和過程中做好管控。
1. 關于Expense的支出，可以分為有PO的Expense支出，以及報銷類 Expense支出。有PO的Expense也要走PR、PO的流程，但是預算控制一般不是按照項目來控制，而是按照Cost Center或者Department來控制的，只要在一個時間周期內整體花費不超過預算金額就可以繼續申請。
報銷類的Expense，則是走費用申請、費用報銷的流程，中間還會有借款、還款等流程。
Ultimus UEM 費用報銷主要流程如下：
Expense報銷也要關聯部門預算，在預算范圍內報銷。同時還需要做費用標準的控制，不同的級別，去不同的城市，會有不同的費用標準，理論上不能超標報銷。超標則需要走特殊申請流程。
傳統的費用報銷需要先填報銷單，再貼發票。現在借助Ultimus UEM系統，可以先掃描發票，識別發票信息發起報銷流程，這樣更加方便，同時系統自動做了發票的合規性校驗，也讓財務審核更加方便。
BPM的流程走完之后，可以和SAP同步，自動生成SAP的財務憑證。同時也可以和銀企直聯系統對接，實現在線付款的操作。讓財務減少Accounting的工作，更多的去關注Controlling的工作，為公司帶來更大的價值。
Ultimus 是一家Global的BPM軟件公司，在中國市場做了眾多的知名外企客戶，為他們做了企業支出管理流程。如：百威英博、迅達電梯、Swatch、舍弗勒、保時捷、西門子、Autoliv、威圖等等。
作者簡介
王根健 ——— Ultimus 華東區銷售總監
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