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01 會議管理工作流程
02 行政會議管理制度
行政部
一、會議管理工作流程
1. 會議準備管理工作流程
會議準備管理工作流程圖
會議準備管理工作流程關鍵點說明表
2. 會議組織管理工作流程
會議組織管理工作流程圖
會議組織管理工作流程關鍵點說明表
行政部
二、行政會議管理制度
1. 會議管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為規范公司會議管理，為提高會議質量和效率，實現會議管理規范化、制度化管理，特制定本制度。
第2條 適用范圍
公司召開的各種會議均參照辦制度進行管理。
第2章 會議組織
第3條 公司級會議，指公司員工大會、全公司技術人員大會及各種代表大會，應由總經理批準，由各相關部門組織召開，公司領導參加。
第4條 專業會議，指公司的技術、業務綜合會，由分管公司領導批準，主管業務部門負責組織。
第5條 各車間、部門、支部召開的工作會由各車間、部門、支部領導決定并負責組織。
第6條 班組（小組）會議由各班組長決定并主持召開。
第7條 上級或外單位在公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或公司之間的業務會（如聯營洽談會、用戶座談會等）一律由公司組織安排，相關部門協助做好會務工作。
第3章 會議安排
第8條 為避免會議過多或重復，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。
第9條 凡涉及多部門負責人參加的會議，均需于會議召開前 日經部門或分管公司領導批準后，分別報辦公室匯總，并由公司辦公室統一安排，方可召開。
第10條 行政部每周六應將全公司例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃并裝訂并分發到公司相關部門。
第11條 已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集部門應提前 天報請公司行政部并經公司相關領導同意。
第12條 對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，公司有權安排合并召開。
第13條 對于準備不充分、或重復性、或無多大作用的會議，行政部有權拒絕安排。
第14條 各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在與公司例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。
第4章 會場紀律
第15條 開會前____分鐘與會人員必須到達會場，同時將手機調到振動狀態或關閉。
第16條 會場內嚴禁吸煙，未經批準，不得在會議期間進行私自討論。
第17條 與會人員因為特殊原因不能按時出席會議，須在會前向會議組織單位請假，并以書面形式說明不能按時出席會議的原因（特殊情況可以采取口頭形式請假），得到組織單位批準后，才能請假。
第18條 會議中途與會人員如有急事需離開，需向會議主持人提出申請，得到批準后方可離開。
第5章 會議室管理
第19條 會議室由行政管理部指定專人負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政管理部申請，由行政管理部統籌安排。
第20條 會議室衛生由行政管理部安排人員負責進行，在每次會議召開前后均要進行衛生打掃，并做好日常保潔。
第21條 會議室電子設備的管理、使用和維護由專人負責，其他人不得隨意操作，否則造成設備損壞應按價予以賠償。
第6章 附則
第22條 行政部負責本制度的起草工作。
第23條 總經理負責本制度的核準工作。
第24條 本制度自發布之日起實行。
2. 會議室使用制度
第1條 為加強會議室的規范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本制度。
第2條 公司會議室的使用與管理均參照本制度執行。
第3條 會議室使用遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會議室占用，由行政部將負責協調工作。
第4條 會議室由行政部派專人負責管理。各部門若需使用，需提前向公司行政部提交申請，由行政部統一安排。
第5條 一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。特殊情況下，經相互之間協商后可以調整使用順序。
第6條 如部門或個人臨時取消會議室使用申請，再需使用時需重新申請。
第7條 部門及個人應在所預約的時間達到會議室，超過____分鐘未達到會議室，行政部有權對會議室的使用另作安排。
第8條 參會人員應自覺保持會議室的清潔、衛生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
第9條 參會人員要愛護會議室內的公共設施，損害公物由使用單位按價賠償。
第10條 會議室的所有設施設備，未經允許，不得帶出會議室。
第11條 會議結束后，使用會議室的人員應及時與會議室管理員聯系，關好門窗，關閉空調、投影儀和音響設備。
第12條 本制度由行政部負責解釋。
第13條 本制度自下發之日起執行。
行政部
3. 會議設備管理制度
第1條 為加強對會議設備的管理，確保會議設備的正常使用，公司特制定本制度。
第2條 公司各項會議設備管理均應參照本制度執行。
第3條 會議設備的使用與管理
1．公司會議設備由行政部實行統一管理，其他任何部門或人員未經行政部主管人員同意，不得接觸和使用會議設備。
2．相關部門和人員在會議室召開會議時，應愛護室內各項設備，不得隨意挪動會議室的設施設備；如確需位置挪動，需在會議設備保管人員的技術指導下進行，否則造成的后果由當事人承擔。
3．會議服務人員發現會議設備因使用者操作不當及人為造成損壞的，應及時向行政部報告，分析原因，明確責任；并要求責任人作出賠償。
第4條 會議設備的保管與維護
1．行政部指定專人負責辦公設備的保管工作，當會議設備保管人員因離職、調動等發生變化時，應及時指派其他人員接管。
2．會議設備保管人員應定期開展檢測工作，一般每 周檢查一次，并做好檢查記錄，發現問題及時處理，以確保會議設備正常運行。
3．會議設備保管人員發現會議設備出現問題時，應及時上報，嚴禁未經批準，私自修理、拆卸。
4．會議設備因老化、損耗及其他原因報廢時，由行政部提出申請，經專業人員檢測后，報單位主管負責人審批，審批通過后方能辦理報廢手續。
第5條 本制度由行政部負責制定。
第6條 本制度自公布之日起執行。
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