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01 會議管理工作流程
02 行政會議管理制度
行政部
一、會議管理工作流程
1. 會議準(zhǔn)備管理工作流程
會議準(zhǔn)備管理工作流程圖
會議準(zhǔn)備管理工作流程關(guān)鍵點(diǎn)說明表
2. 會議組織管理工作流程
會議組織管理工作流程圖
會議組織管理工作流程關(guān)鍵點(diǎn)說明表
行政部
二、行政會議管理制度
1. 會議管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范公司會議管理，為提高會議質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)會議管理規(guī)范化、制度化管理，特制定本制度。
第2條 適用范圍
公司召開的各種會議均參照辦制度進(jìn)行管理。
第2章 會議組織
第3條 公司級會議，指公司員工大會、全公司技術(shù)人員大會及各種代表大會，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
第4條 專業(yè)會議，指公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
第5條 各車間、部門、支部召開的工作會由各車間、部門、支部領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織。
第6條 班組（小組）會議由各班組長決定并主持召開。
第7條 上級或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等）或公司之間的業(yè)務(wù)會（如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等）一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會務(wù)工作。
第3章 會議安排
第8條 為避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。
第9條 凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會議，均需于會議召開前 日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報辦公室匯總，并由公司辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。
第10條 行政部每周六應(yīng)將全公司例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡編制會議計劃并裝訂并分發(fā)到公司相關(guān)部門。
第11條 已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集部門應(yīng)提前 天報請公司行政部并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。
第12條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，公司有權(quán)安排合并召開。
第13條 對于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會議，行政部有權(quán)拒絕安排。
第14條 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在與公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。
第4章 會場紀(jì)律
第15條 開會前____分鐘與會人員必須到達(dá)會場，同時將手機(jī)調(diào)到振動狀態(tài)或關(guān)閉。
第16條 會場內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得在會議期間進(jìn)行私自討論。
第17條 與會人員因?yàn)樘厥庠虿荒馨磿r出席會議，須在會前向會議組織單位請假，并以書面形式說明不能按時出席會議的原因（特殊情況可以采取口頭形式請假），得到組織單位批準(zhǔn)后，才能請假。
第18條 會議中途與會人員如有急事需離開，需向會議主持人提出申請，得到批準(zhǔn)后方可離開。
第5章 會議室管理
第19條 會議室由行政管理部指定專人負(fù)責(zé)管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政管理部申請，由行政管理部統(tǒng)籌安排。
第20條 會議室衛(wèi)生由行政管理部安排人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，在每次會議召開前后均要進(jìn)行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。
第21條 會議室電子設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。
第6章 附則
第22條 行政部負(fù)責(zé)本制度的起草工作。
第23條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)工作。
第24條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。
2. 會議室使用制度
第1條 為加強(qiáng)會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本制度。
第2條 公司會議室的使用與管理均參照本制度執(zhí)行。
第3條 會議室使用遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會議室占用，由行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作。
第4條 會議室由行政部派專人負(fù)責(zé)管理。各部門若需使用，需提前向公司行政部提交申請，由行政部統(tǒng)一安排。
第5條 一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。
第6條 如部門或個人臨時取消會議室使用申請，再需使用時需重新申請。
第7條 部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間達(dá)到會議室，超過____分鐘未達(dá)到會議室，行政部有權(quán)對會議室的使用另作安排。
第8條 參會人員應(yīng)自覺保持會議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
第9條 參會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損害公物由使用單位按價賠償。
第10條 會議室的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室。
第11條 會議結(jié)束后，使用會議室的人員應(yīng)及時與會議室管理員聯(lián)系，關(guān)好門窗，關(guān)閉空調(diào)、投影儀和音響設(shè)備。
第12條 本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。
第13條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
行政部
3. 會議設(shè)備管理制度
第1條 為加強(qiáng)對會議設(shè)備的管理，確保會議設(shè)備的正常使用，公司特制定本制度。
第2條 公司各項(xiàng)會議設(shè)備管理均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。
第3條 會議設(shè)備的使用與管理
1．公司會議設(shè)備由行政部實(shí)行統(tǒng)一管理，其他任何部門或人員未經(jīng)行政部主管人員同意，不得接觸和使用會議設(shè)備。
2．相關(guān)部門和人員在會議室召開會議時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備，不得隨意挪動會議室的設(shè)施設(shè)備；如確需位置挪動，需在會議設(shè)備保管人員的技術(shù)指導(dǎo)下進(jìn)行，否則造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)。
3．會議服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備因使用者操作不當(dāng)及人為造成損壞的，應(yīng)及時向行政部報告，分析原因，明確責(zé)任；并要求責(zé)任人作出賠償。
第4條 會議設(shè)備的保管與維護(hù)
1．行政部指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的保管工作，當(dāng)會議設(shè)備保管人員因離職、調(diào)動等發(fā)生變化時，應(yīng)及時指派其他人員接管。
2．會議設(shè)備保管人員應(yīng)定期開展檢測工作，一般每 周檢查一次，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，以確保會議設(shè)備正常運(yùn)行。
3．會議設(shè)備保管人員發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備出現(xiàn)問題時，應(yīng)及時上報，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)，私自修理、拆卸。
4．會議設(shè)備因老化、損耗及其他原因報廢時，由行政部提出申請，經(jīng)專業(yè)人員檢測后，報單位主管負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方能辦理報廢手續(xù)。
第5條 本制度由行政部負(fù)責(zé)制定。
第6條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
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