活動安排計劃表

任務分工

主要工作要求及內容說明

一、前期準備

(1)前期準備的宣傳類

1、團隊組建及方案

一般要先抽人再做事。要籌備一次活動我們都會先有初步的計劃，這樣我們就需要先做一份比較完整的活動方案，這樣比較方便接下來活動的開展。更重要的是要讓上級認可這份方案，方案最主要的是目的意義、活動內容方式及經費預算等。

2、正式發文

一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合，這樣就少不了一份正式的發文，這也是一個很好的宣傳方式。發文要規范，如文號、主題詞、抄送單位等。

3、懸掛條幅、張貼海報、設置氣拱門、電子屏

要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的文字內容都要由上級確認，并通過相關部門的審查，然后在一定內宣傳。

4、背景裝飾

目前的活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在經過設計，最后懸掛。如操場邊鐵絲網寶麗布廣告最大的是長3米，高3米，學生活動中心條幅：長9米，高0.8米等。

5、制作海報

海報是用于活動的宣傳，張貼海報等。

6、制作邀請函和議程

一場活動我們為了擴大宣傳都會邀請領導和嘉賓蒞臨現場，先制作好要邀請函并進行派發。

7、演示文稿（PPT）

現在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT就是其中一項，例如座談會、講座等之類的這些活動都會經常用上，所以演示文稿我們要事先準備好，當然還有投影儀和電腦。這點要注意的一是要有組織的標志；二是要考慮到現場播放出來的效果，就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯；三是內容的規范。

8、聯系宣傳媒體

要做到三化：聯系常規化：經過多次與一個記者聯系，就會建立感情，以后報道就容易了；接待程序化：由專門的工作人員進行接待、準備相關材料；新聞通稿格式化：給媒體的新聞共三段，第一段寫時間地點主題參與人員，第二段寫活動過程、形式，第三段寫意義、大家反應。這樣寫可以減輕我們的壓力，也方便媒體朋友找出他們各自的興趣點。

9、領導及嘉賓發言稿

一般活動的開場或是總結我們還會邀請主要的領導嘉賓發言，有些領導和嘉賓對我們的具體活動還不是十分了解，所以我們最好先準備好一份領導及嘉賓的發言稿，以備不時之需。領導發言是一個活動的靈魂，因為對活動的肯定、活動的意義、對活動的希望都要由領導講出來。當然了，這個發言稿一定要由這個組織的最高指導者定稿。

10、主持稿

為了使主持人能夠對節目進行順利的銜接，為了讓所有工作人員對整個活動具體流程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要的。

11、準備拍攝相機、攝影機

這個環節每個組織都會強調，但我有幾個建議：一是如果很重要的活動，最好邀請專業的人士；二是如果場面很大，最好準備廣角照像機；三是要同時準備多臺。

12、獎狀設計及制作

要注意規范、美觀和時尚。

13、熱氣球、彩旗

有些活動需要營造出熱烈、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當然，這個視活動的經費而定了

（2）前期準備的物品類

1、水

無論是活動前期的籌備還是活動的現場我們都要準備好足夠的水給工作人員及領導與嘉賓。

2、資料

要注意擺放的順序

3、燈光、音響等設備

現在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這些設備通常我們都沒有，所以要先去租借，一個原則，夠用就可以了，不要增加一些花樣，沒有什么大作用。

4、準備簽到本、中性筆、毛筆

現在的許多活動都有簽到這一環節，特別是會議這種類型的，所以我們事先要準備好簽到表和簽到筆，如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆。

5、花

現在只在尊老愛幼的活動場合中有

6、禮花炮

很多晚會等類型的活動在開場或是結束的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮的人員。當然了，這個也是能省則省。

7、話筒

根據發言人數、方位進行準備有線和無線話筒

8、桌椅

許多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌椅我們都要事先借好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。

9、觀眾座位安排表制作及張貼

事先就要劃分好區域，在座位貼上座位表。

10、領導座位簽（牌）

正式會議的桌前，晚會的領導以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽（牌）。

11、帳篷

一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳篷，主要用于音響、燈光和工作人員的避雨。

12、預定工作餐

重大活動和長時間的活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當然，這只是組織的一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。

13、觀眾服裝

有部分的活動需要觀眾的服裝的統一的，我們要按照活動的需求事前制作或是租借。

14、哨子、熒光棒

如果是晚會這一類型的活動我們為了活躍現場的氣氛可以事先準備好哨子和熒光棒，活動之前分發給觀眾。小商品批發市場可以用很便宜的價錢買到。

15、小禮品

如果是游園活動或是晚會一般會有互動環節，我們自然還要準備些小禮品送給積極參與的觀眾。

16、提示板

若是訪談這一類型的活動，我們為了保持隨時和主持人的聯系還應該準備好提示板。

17、借用禮儀服、鞋子、禮儀盤

許多的活動現場都需要用到禮儀，比如座談會或是頒獎典禮等活動，我們則需要聯系好禮儀隊，并事先要準備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。

（3）前期準備的其他

1、確定到場的領導及嘉賓

活動之前要確定好會到場的領導及嘉賓，這樣我們方能準確的做好座位簽（牌），安排好座位。

2、邀請評委

如果是賽事性質的活動我們還要提前預約好評委。

3、確定主持人

所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細節的東西。主持人的選擇要很慎重，性質不同的活動就要選擇風格不同的主持人。

4、活動場地借用

無論是室內還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。

5、背景音樂

會議、座談會、頒獎儀式、講座之類的我們一般要先準備好管弦樂隊和背景音樂，以營造現場氣氛。

6、特殊用電

活動基本都需要用電，特別是室外的活動，我們都要事前提出申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯系好。

7、擺放節目單、礦泉水等

在許多時候，領導會要求我們把節目單與礦泉水擺放規范，如橫豎都成一條線等。

8、活動前現場衛生清掃

活動開始之前要把衛生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。

9、確定禮儀及頒獎順序

如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序，這樣方能更好的保證會議的順利進行。對于這一點，只有經過彩排才能保證質量，在許多時候，彩排了還是不能很好的完成，因為變數實在太多了，如領導、臨時調整等因素。

10、安排出席人員

許多的活動到場的觀眾是不能保證人數的，為了活動的需要有時我們需安排基本出席人員，要根據會議或活動的要求確定

11、更衣間、化妝間、化妝人員、化妝物品

如果是室外的活動，例如晚會、游園會這些類型的在租借活動場地之時我們要一起準備好更衣室與化妝間，當然化妝人員和化妝物品也自然不可少。聽說這點有許多化妝公司都喜歡幫忙。

12、后勤人員安排、現場秩序維護人員、催場人員

大型集會活動的現場一般會比較的混亂，所以在之前我們要先安排好后勤人員、現場秩序維護人員和催場人員。

13、互動環節發問的問題及發問人員的準備

在講座、訪談和座談會議上一般會有互動提問環節，我們為了確保場面不冷場還應該提前準備好相關的問題，如果實在是沒有人提問，那就由我們安排好的人來提問。

14、路標制作及擺放

如果我們活動的現場比較不容易找到或是有邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好路標，方便大家到場的時間。如果是重大活動，就需要一些有明顯服裝標志的志愿者站在重要地點，如學校大門口、轉彎處等舉著指示牌來引導。

二、活動現場

1、現場停車位安排

如若活動是比較大型的，我們還要與保衛處取得聯系，準備好停車場地，安排好停車引導人員。

2、貴賓室

校園相對簡單，但許多時候，領導來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是貴賓室。我們的布置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛生等還是少不了的。

3、現場全程拍攝

為了做好后期工作的宣傳和總結我們要安排人員全程拍攝。

4、簽到、禮儀迎接領導嘉賓及合影

當領導和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果有需要我們還要合影留作紀念。然后禮儀引導領導及嘉賓入席。

5、司掌員

為了保證現場的氣氛我們最好先前安排好司掌員。

6、維持現場秩序（安全員）

為了保持整場活動的秩序，我們要讓負責安全人員在現場維持秩序，最主要的是確保在突發情況下，現場不慌亂。一般情況下，安全員主要負責不要讓觀眾在領導前面不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。

7、現場話筒傳遞

當到了互動環節需要觀眾發言時，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。

8、觀眾的調整

如果活動開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調整至前面，保證活動場面。

9、記者接待

要保證記者的座位、行動的自由等。

10、活動的開始

一定要由總負責人說的算，不是一定要按照原計劃的時間開始的，可能會根據現場的實際情況提前或者推后。

11、領導介紹

許多領導不是提前可以確定的，經常是直到活動開始前幾分鐘才到來，出于尊重，我們一定要介紹他，所以這個環節也比較緊張。

12、場內紀律

有幾種情況要制止，如吃東西、大聲聊天，隨意出入等。

13、標明洗手間的位置

許多來賓是第一次來，這點很細節。

三后期工作

1、整理會場和物料

一場活動結束了，但是我們的工作并還沒有真正完成，首先整理余剩的水和節目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料；其次整理歸還租借的物品；最后還要清理現場的衛生等。

2、和媒體溝通確認是否報導

現場整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認我們的活動是否被報導。

3、整理照片、錄像、新聞報道

為了加大活動的宣傳我們還要進行活動照片的整理，做好校內刊物的報道。攝影的錄像還應當及時刻成光盤，視屏上傳到校園網絡，這樣方能更大力度的宣傳我們的活動。

4、匯報工作

活動結束后我們應該及時的向相關老師和領導匯報我們活動的工作情況，請上級指出我們的不足之處。

5、召開總結大會

同時我們要及時的召開活動總結大會，點明不足的地方，討論如何改進，這樣才能取得今后更大的進步。

6、整理文件材料，存檔

最后我們要將所有的活動材料進行整理、存檔，便于以后的工作和學習。