數字辦公在最初被大家熟知，或多或少都和當年的「無紙化辦公」浪潮密不可分。個人計算機，也就是現在幾乎任何一家公司都會用到的 PC，除了最初的科學計算，另一個主要任務即是對已經數字化的文檔進行處理和存儲，這也就是我們口中「文件」的最初含義。

因此在介紹今天的應用和文件管理理念之前，我們不妨先來聊聊每天都要和大家打交道的文件。

文件與傳統的文件管理方式

從廣義上說，文件就是記錄信息的載體，在現實世界中，文件是通過紙這樣的媒介來呈現的信息載體，而在數字世界中，它是數據和屬性的結合，數據就是二進制代碼。

這個「文件」實際上是什么類型的文件，由文件屬性賦予而來。

舉個淺顯的例子，通過記事本軟件，我們可以生成一個名為 1.txt 的文檔，這里如果我們將其后綴名去掉并使用記事本強制打開，會發現記事本依然能夠正確顯示文本內容 —— 換句話說，「文件」中信息承載不完全依賴后綴名，其呈現的內容（文本內容）和屬性（后綴名）在這里可以是完全無關的。

知道文件類型的情況下，我們依然可以強行打開沒有后綴名的文件

這里所牽涉到的「屬性」概念賦予了文件除數據信息以外的辨識方式，大家感受最為直觀的屬性正是上面例子中所提到的能夠讓計算機知道文件類型的「后綴名」：將文件賦予 .txt 后綴名，這個文件便被賦予了「記事本文檔」這個屬性，點擊打開這個文件時，系統就知道該調用哪個應用進行開啟。

文件的結構

而除了后綴名，屬性還可以賦予文件其它額外信息。就拿剛才的 1.txt 文件舉例，除了 .txt 這個后綴名之外，文件前綴、文件的作者、文件在系統目錄中的位置、創建時間，是否可讀寫、文件大小等等都是其屬性，這些屬性我們可以右鍵選擇文件，然后點擊「屬性」進行查看。

這種「數據 屬性」的基本結構，是我們進行文件管理時可以參考的最基本要素，也構成了數字文件管理的基本形態。

仔細觀察公司行政、人事部的檔案保管方式你會發現，人們大多會將部門所需要的文件分門別類，放在諸如「行政文檔」「財務文檔」「人事文檔」這樣的「籃子」里，而如果某個籃子里還有更多的子分類，那么文件夾就會升級為「文件架」，通過放置不同的分類文件來進一步歸類。

傳統的紙質文檔管理方式

傳統的數字文件管理方式某種程度上來說借鑒了上述方法 —— 比如文件目錄中套接文件夾，通過不同的目錄來分類文件；為了便于后期查找文件，除了設立不同名稱的文件夾之外，我們還會通過重命名文件的方式來更好地方便定位，這樣我們在需要查找文件時，除了通過目錄定位文件，還可以通過對應的文件名來搜索文件，從而實現文件的歸檔和快速檢索。

通過確立「文件名 目錄 文件夾套接」的方式，大家所熟悉的數字文件「資源管理器」便基本成型了，但這種文件管理方式也存在一個最大的弊端：同一個文件夾只能被賦予單一的繼承信息。這就導致一個文件或文件夾如果屬于多個分類，傳統的文檔管理和索引方式只能基于其中一種屬性信息進行檢索。

隨著文檔量的增加，傳統的分類方式反而會成為文檔檢索和歸檔的最大阻礙。

從媒體管理工具中找靈感

如果你用過本地媒體管理器，你會發現我們其實可以通過不同的索引條件找到同一首歌或同一張專輯：藝術家、流派、年代甚至唱片發行商…… 這類管理工具借助類似「刮削器（Scraper）」的方式來為媒體文件賦予復合的信息標簽，并以此構建出相關的信息庫，日后找起來的時候我們便擁有了更多維度的檢索路徑。

本地音樂庫屬于基于標簽的文件數據管理系統

所以數字文件管理其實也可以借鑒同樣的思路：基于現有文件管理結構，通過類似「媒體文件數據庫」的方式來構建標簽信息數據庫，從而實現基于標簽的文件管理邏輯，讓文件檢索更為靈活、高效。

只是和多媒體文件數據庫大多采用「刮削器」并通過互聯網進行數據標簽自動添加的形式有所不同，文檔文件考慮到私密性，自然不能通過找到相關聯或者類似互聯網元數據的方式來「打標簽」。想要做到類似多媒體文件數據庫的高可用和高彈性，我們就必須使用第三方的軟件，比如這個來自德國的 Tabbles。

Tabbles：給文件和文件夾打上標簽

正如其名字 Tabbles 所描述的一樣，Tabbles 就是為「Tab」而生 —— 通過為文件打上標簽這個新「新屬性」，從而讓文件跳脫出文件名乃至文件類型這些限制，在分類或者篩選時會變得更高效。

和很多文件管理數據庫類似，「標簽」這種所謂的新屬性當然不可能直接添加在文件本身屬性中，Tabbles 只是將文件標簽放在了一個外部的數據庫中，并將數據庫和現有的文件系統進行了對應整合，這樣在 Tabbles 中我們不僅可以建立為文件添加「標簽」這個新「屬性」，還可以直接在里面實現基于標簽的文件管理、檢索以及篩選操作。

因此從本質上來說 Tabbles 可以說是一個基于標簽的獨立「文件管理器」，在實際使用時，我們首先要做的就是新建標簽。新建過程中除了根據實際情況進行命名外，我們也可以為其選擇對應的標簽顏色。

在 Tabbles 中新建標簽其實也可以做到半自動化，這種方式尤為適用于那些放在一個大目錄下的文件，比如我希望我在開發文件夾新建的項目都可以被打上標簽，在新建規則時，就可以將指定文件夾或子文件夾下的所有新建文件都賦予特定標簽：

標簽設置好之后，接下來就是如何將標簽添加到現有的文件中了，Tabbles 給出了兩種給文件添加標簽的方式。第一種是通過拖拽 —— 在 Tabbles 選擇對應希望添加的標簽，然后將希望添加該標簽的文件 / 或者文件夾添加到 Tabbles 窗口區域中。

如果拖動的是文件夾，還會彈出對應的選項彈框和對應的規則，比如是只給文件夾打標簽，還是讓文件以及子目錄文件可以繼承該標簽，還是用來設置自動標簽動作等等，當然這些選擇最終會在搜索結果中呈現出完全不一樣的效果。

另外一種給文件 / 文件夾添加標簽方式則是通過右鍵菜單 —— 尤其是一些放在其他文件夾中的零散文件，通過右鍵菜單標注標簽可能最為高效簡單，比如我們在系統的資源管理器中定位到某一個目錄中的某個文件，然后選中文件點擊右鍵，在右鍵菜單中選擇「Tag File」來打開需要標記的標簽選項框，選擇想要標記的標簽最后點擊「添加標簽」即可。

兩種為文件添加標簽的方式可以滿足不同的使用場景：拖拽適用于為大量的文件添加某一種標簽，而通過右鍵菜單可以將零散在其他目錄中的文件添加上標簽，另外如果牽涉到多標簽的情景，采用右鍵菜單添加新標簽會更加靈活一些。

如果你為你的文件 / 文件添加了一定數量的標簽之后，你就可以在 Tabbles 上非常方便地使用標簽來篩選文件，比如我近期拍攝的全景圖片中，我希望找到其中有關學校的全景圖，那么只需要先點擊左側的「全景圖」標簽，再點擊「校園」就可以將有關圖片準確篩選出，要知道這些圖被我存放在不同的文件夾目錄中，如果依賴以往的文件管理方式查找起來會非常麻煩。

除了標簽篩選之外，基于標簽這個附加的文件新屬性，我們就可以在 Tabbles 實現基于標簽的文件搜索，比如我希望找到所有我拍攝的學校全景圖中，含有「門」這個名字的全景，只需要選擇左側的「全景」和「校園」的標簽，然后在搜索框中輸入「門」，這樣所有帶有關鍵字的全景圖就全部呈現在結果頁中。

如你所見，這種文件搜索的優勢在于，其關鍵字判斷中不再完全基于文件名這一單一屬性，而是通過標簽這樣的「偽分詞」形式首先進行了篩選，再通過文件名中關鍵字進行搜索，命中準確度自然也就大幅度提高。

結語

Tabbles 提供了一種全新的方式來管理文件：它是通過手動 / 半自動地為文件添加額外的標簽來構建出一套用戶專屬的文件管理數據庫，數據庫中沒有所謂的文件層級的關系，只有標簽這樣的新概念。

借助這個數據庫，文件管理文件不再與名稱或者文件夾直接掛鉤，文件與文件之間的「關聯性標簽」得到了強調?；谶@些標簽構成的文件信息網，讓我們在面對海量文件管理時擁有了更加簡明直觀的索引方式。

最后，Tabbles 的功能其實遠不止本文所介紹的內容，如果說傳統的文件管理方式像是搜索時代早期的雅虎，那么 Tabbles 可能就是文件管理領域的 Google。如果你想更有效地管理文件，換種思路的 Tabbles 絕對值得一試。

你可以在 Tabbles 官網 免費下載這款應用，除了文件管理，Tabbles 還提供了 Outlook 插件等擴展工具。免費版本在可標記文件類型、自動標記規則數量和郵件標記數量上有限制，詳情參閱官方的 定價說明。