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實踐方面:項目管理
作為項目經理的你,有沒有意識到自己常常在表演一場高難度的雜技——拋球?
何時拋?何時接?何時?!愕难垭x不開任何一顆球。
管理一個項目,你的眼也離不開任何一項活動。為了實現項目成功,你必須同時掌控很多事情且要確保他們按時完成。如果任何一項任務沒有完成,都可能會影響到其他任務,最終可能導致項目延期,或是成本增加等等。
你需要一個好工具,讓你一眼就看清每件待辦任務、任務進程以及時間安排。而呼應這一需求的第一圖正是甘特圖~
你是這樣建甘特圖的嗎?
1 明確待辦任務
列出所有待辦任務。請注意是“所有”!不包含所有任務的甘特圖,并沒有啥意義。
你可以按照工作分解結構(WBS)來明確具體任務,然后標注每個任務的最早的開始時間和預期持續時間。
2 識別任務關系
甘特圖需要明確任務之間的關系,因為一些任務的開始必須以其他任務的完成為前提的。比如,妙堂主給大家做這次分享前,必須先寫好稿子、做好編排。這種彼此依賴的任務叫“相繼任務”或“線性任務” ,而可以和其他任務一起做則是“平行任務”。明確任務關系后將標記出關系。
除了識別任務是“相繼”還是“平行”的,還要區分一下“相繼”中主要的三種關系:
Finish to Start (FS),即A任務開始的前提是B任務的結束;
Start to Start(SS),即A任務開始的前提是B任務的開始;
Finish to Finish(FF),即A任務結束的前提是B任務的結束。
你是不是想說還有一種——Start to Finish (簡稱SF)。是啊,但是太罕見了。
那么在時間的安排上,在FS和SS兩種情況下,A任務可以稍后開始,而在FF這種情況下,A任務可以稍后結束。
所謂“相繼”、“平行”,這些關系都是相對的。你所關心的應是為了盡可能提前交付時間,讓盡可能多的任務平行運行,保持項目范圍盡可能的小。
3 輸入數據
可以通過手繪或軟件來建表。有一些軟件是可以允許團隊成員在不同的地方同時登陸,這為團隊討論、做報告等提供了很多方便。通常使用的軟件包括Gantto,Matchware和Microsoft Project。
繪制時,將上述兩步的信息和數據輸入圖表即可:
4 更新圖表
甘特圖是隨著項目的進行而逐步更新的。及時更新甘特圖可以使你的計劃、團隊和投資人隨時掌握第一手信息哦~
3點告訴你,為何要用甘特圖
1 妥當安排任務
建立甘特圖,你需要考慮項目中所涉及的所有任務、負責人、耗時以及相關問題。這個過程可以幫助你考慮項目管理的可行性,人員的妥當安排以及潛在問題的處理方法。
2 明確任務性質
甘特圖也可以幫助你知曉任務的最小耗時以及任務之間的關系。
3 知曉任務進程
甘特圖根據項目進程而隨時更新,因而便于團隊和利益相關者(包括那些在背后盯著你的投資人)隨時知道項目的最新進展。如果發現某個時期的任務推延了,你就曉得該采取行動挽回進度了。
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