檔案是一個組織信息管理的基礎，也是知識資源的核心部分，所以要實現本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。
統計
紫光檔案管理系統是由北京紫光慧圖信息技術有限公司自主研發的通用檔案管理系統，依照國家檔案管理標準開發，結合先進的信息化管理理念，采用純BS結構，使用流行的互聯網云計算的技術框架，并且通過UE優化設計，符合用戶的使用習慣，是一套具有先進性、安全性、前瞻性的綜合檔案管理平臺。
本系統的實施可以實現單位檔案的信息化管理，還可以通過系統中標準化流程來規范檔案管理工作，無論是企業還是事業單位，紫光檔案管理系統都將給您的工作帶來質的飛躍。
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檔案電子管理系統功能主要分為：檔案收集、檔案管理、檔案利用和系統管理四大部分：
用戶登錄后，首先看到檔案利用采取了流行的門戶結構，界面上列出了檔案快捷功能入口，主要工作待辦事項，公告通知和檔案大數據，對檔案情況和工作重點一目了然。
檔案收集：主要完成各種渠道的數據采集工作。通過在線數據收集、離線數據收集、數據一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統中或通過通用數據交換平臺采集到檔案管理信息系統中。主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動或輔助手工實現檔案的采集和管理工作。
錄入
檔案管理：主要完成日常的檔案管理工作。涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到整編、鑒定、銷毀和導入導出的日常管理工作，完成檔案信息的日常管理和維護，與實體保管相關的各項工作，對檔案管理工作相關的各種統計、鑒定和銷毀管理。
檔案利用：主要完成檔案的研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用，使各業務系統能方便地提取檔案信息并按業務系統要求展現。分為數據查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案編研、光盤制作等，提供給公司普通員工查閱檔案，借閱原件，申請權限等綜合利用能力，以確保檔案變成公司的知識，提升競爭力。
系統管理：主要完成與系統運行相關的各種數據維護工作。同時將歸檔文件整理的規則形成系統的控制設置，使得整個歸檔流程規范化、標準化。分為檔案配置，系統配置和統計日志三部分，用戶可以針對不同行業的檔案管理需求和規范，定制配置檔案的業務規則，構建單位和組織，管理人員和角色，進而控制檔案權限，同時也提供了報表設置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統計，針對檔案管理員和系統管理員，結合本單位的實際情況設置系統以保證檔案的業務流程有序地進行。
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