我始終堅信：

管理就是走流程

沒有規范流程，管理一切為零

★按流程來做 流程為各項工作提供程序化的流程 保證辦事有指導

★用制度來管 制度為企業運行制定規范化的制度 保證事事有規范

★依方案去辦 方案為相關人員擬定可參照的方案 保證工作有計劃

★拿表格去用 表格為具體事項設計模板化的表格 保證執行有記錄

合同管理辦法

1.0目的

規范合同的評審、簽署、履行、歸檔等管理程序，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益。

2.0適用范圍

適用于本公司和分支機構。

3.0職責

3.1 總經辦：批準或授權批準合同簽訂；負責合同用印。

3.2行政管理部：起草、制定格式化合同；審查合同的合法性、嚴密性；建檔管理合同原件；參與合同糾紛處理。

3.3財務中心：審查合同支付或結算條款的合理性、可行性；確定我方簽約主體。

3.4合同承辦部門：負責合作方資信、履約能力等情況調查并提供相應資料；歸檔所承辦合同；對合同業務的必要性和履行情況負責。

4.0定義

4.1本辦法所稱的合同，是指本公司及其關聯公司簽訂及履行的建立民事權利義務關系的各類法律文件，包括但不限于租賃合同、加盟商合同、采購合同、專項服務合同、投融資合同、債權債務擔保合同等。

4.2租賃合同，包括但不限于店鋪、員工宿舍、辦公（經營）場所、辦公設備等相關合同、協議。

4.3 加盟商合同，包括但不限于加盟、商品銷售、 區域經銷、意向加盟等合同。

4.4 采購合同，包括但不限于原材料、促銷品、OEM產品加工、其他產品等采購合同。

4.5專項服務合同，包括但不限于策劃推廣、廣告、培訓、招聘、通訊、運輸、網絡、顧問、委托代理等合同。

4.6 重大合同，包括但不限于資產（股權）買賣、贈與、借款、融資租賃、轉讓、擔保（保證、抵押、質押、留置）合同、投資并購等債權債務、投融資、擔保類合同。

4.7格式化合同，是指由我公司事先單獨預訂好合同框架，提供給合作方協商確定文本內容的合同形式。

5.0管理辦法

5.1合同準備

5.1.1 格式化合同制作

5.1.1.1行政管理部對屬我方常用業務合同的，如加盟合同、商品銷售合同、區域經銷合同、意向加盟協議、產品加工合同、物流運輸合同、委托代理合同等，提供格式化合同；

5.1.1.2 合同承辦部門應要求及促成合作方簽訂我公司提供的格式化合同；

5.1.1.3 合作方對我公司提供的格式化合同有異議的，可采用政府機關、行業協會發布的示范文本；如無相應范本，合同的起草工作應爭取由本公司承擔，由業務部門與行政管理部法務人員共同起草。

5.1.2業務商談

5.1.2.1合同立項：承辦部門依據年度經營計劃和《預算管理制度》，經審批人確認業務開展的必要性；

5.1.2.2意向接觸：確定合作主要條件及運作方式，開展相關合作條件或價格方面的咨詢，或者組織招標；

5.1.2.3資信調查：確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括（可參照附件三《合同承辦部門審查項目及標準》）：

1）合作方當事人主體資格審查。包括：合作方為法人的，需查驗年檢合格的《營業執照》，并提供復印件（須加蓋公章）；合作方為自然人的，需查驗并提供有效的身份證復印件。合作項目涉及專營許可證或資質的，應查驗相關原件并提供相應的許可、等級、資質證書；

2）合作方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產負債、產權歸屬、技術設備、產品質量、商業信譽等；

3）合作方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權委托書；

4）其他與合同簽訂、履行相關的事項。

5.1.3合同文本準備

5.1.3.1合同必備條款包括標的（規格、型號、數量或具體事項）、質量標準或要求、履行期限、地點、方式、價款與支付方式或合作條件、雙方權利與義務、違約責任、爭議解決方式等；

5.1.3.2對非使用格式化合同的文本，合同承辦部門應提前與行政管理部法務人員確認合同文本后，再填寫《合同審查表》（見附件四）進行審核；

5.1.3.3合同文本份數按實際需要確定，準備并簽署二份，其中合作方一份，另外一份在合作方蓋章簽字后與審批文件及相關證明材料一起交行政管理部法務人員統一編號存檔并建立臺帳。各部門若有特別需要，可與合作方簽署多份，但須在合同中注明。

5.2合同審查及簽訂

5.2.1承辦人填制《合同審查表》（見附件四），并附合同草案、合作方當事人的資信狀況證明材料，送會簽部門審查。

5.2.2審查部門應提出具體的審查意見，如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應按職責在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。

5.2.3業務審核：各中心(事業部)總監對合同的業務、技術條款進行審查并負責。

5.2.4財務審核：在一個工作日內完成對合同支付條款的審查并負責；同時，確認我方簽約主體是否符合公司相關規定。

5.2.5法務審核：在一個工作日內完成對非格式化合同的審查并負責，包括但不限于形式的規范性，內容的合法性、嚴密性，資料的完整性等；如果格式化合同簽署時未改變擬定條款，可不經法務審核。

5.2.6合同批準：

5.2.6.1對經常發生的業務合同，可由指定人員批準。具體詳見附件二《合同審批權限》；

5.2.6.2經總經理授權的中心總監或有關人員可以簽訂合同。但授權人應將《總經理授權書》在合同審核時，送財務中心、行政管理部各一份。

5.2.7合同簽訂

5.2.7.1合同經批準人簽批后，按《印章管理辦法》規定，由印章保管人負責用印；

5.2.7.2合同簽訂必須要有我方和合作方的負責人簽字、蓋章和簽字日期；

5.2.7.3單份合同文本達二頁或以上的需加蓋騎縫章，騎縫章蓋在全部合同內容及附件內容的側面。

5.3合同履行

5.3.1合同經簽字、蓋章，且約定的生效條件達成時方可全面實際履行。合同生效之前，原則上不得實際履行。由于商場等合作方要求，必須先行支付直營店鋪支付的房租等費用，且經總經理批準的除外。

5.3.2承辦人按合同約定，承擔通知義務，組織合同的履行，辦理相關事項。如有付款事項，承辦人應向財務部門提供合同復印件。

5.3.3承辦部門實施履約跟蹤統計，掌握實際履行情況。對出現的各種問題，及時獲取證據、協調處理。

5.4合同變更或解除

5.4.1合同需要變更或解除時，合同承辦部門應在與行政管理部溝通情況后，以書面形式通知合作方，說明變更或解除合同的原因和答復的期限。變更或解除合同的協議草案一經達成，需按本辦法5.2的相關規定辦理。
5.4.2合同承辦部門收到合同合作方要求變更、解除合同的文書、電報、電話、信函、圖表、數據電文，應及時與行政管理部溝通情況、請示合同簽署人后，在法定或約定的期限內書面答復合作方。如果必須變更或解除，應與合作方達成變更或解除合同的書面協議草案，確定索賠條件，并按本辦法5.2的相關規定辦理。
5.4.3對不可抗力或國家宏觀政策調整原因而使合同不能履行或延期履行的，應及時書面通知合作方或者及時取得合作方遇有上述情況的證明材料，主動與合同有關各方協商處理。
5.4.4 有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位公章或者合同專用章。
5.4.5 經公證、鑒證的合同，所達成的變更或解除合同的協議需報原公證、鑒證機關備案。

5.5合同糾紛處理

5.5.1 合同合作方當事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時間內以法定或約定的方式答復。

5.5.2 出現糾紛，承辦部門應立即通知合同簽署人和行政管理部，并收集整理處理合同爭議的文件和證據資料。
5.5.3 合同糾紛協商、調解，應由合同承辦部門與行政管理部共同進行。協商或調解達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解不能達成一致時，應在法律規定的時效期間內，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應同行政管理部確定代理人、應對方案等，經總經理批準后實施。

5.6合同續約

5.6.1合同期滿且需辦理續約的，合同承辦單位或指定負責人必須合同期滿前至少一個月提前辦理續約手續。

5.6.2 續約的合同，如沒有更改合同條款的，可不經行政管理部審核；如有更改合同條款的，合同承辦部門需提前知會行政管理部法務人員進行法務審核。

5.6.3續約的合同原件除5.6.2條款及審批權限外，其他按新簽合同程序進行管理。

5.7合同保管與借閱

5.7.1 行政管理部統一歸口管理本辦法所稱的合同并建立適時動態《合同臺賬》（見附件五）。對直營店鋪租賃合同，自雙方簽字蓋章之日起十個工作日內必須由合同承辦人將合同原件寄回行政管理部法務人員，歸檔期限最長不得超過自本公司蓋章之日起三個月；其他合同，自雙方簽字蓋章之日起十個工作日內必須由合同承辦人將合同原件寄回，歸檔期限最長不得超過自本公司蓋章之日起一個月。

5.7.2 合同承辦部門應指定專人負責合同的保管與借閱。

5.7.3 合同簽訂前和履行過程中雙方的來往信函、傳真、票據、履約憑證等合同附屬文件，由業務部門存檔，在合同完全生效后三十個工作日內移交行政管理部法務人員與相關合同一起存檔。

5.7.4 因工作需要借閱合同原件的，應憑《合同借用申請單》（見附件六）經中心總監批準后向行政管理部法務人員辦理借閱登記。

5.8管理要求

5.8.1除公司書面授權的情形外，公司所有分支機構一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質的任何書面文件。

5.8.2 除另有規定外，與公司有經濟業務往來、產生債權債務關系，都應當訂立書面合同：采購合同除因即時現金交易性質不能訂立書面合同外，單筆業務金額超過10000元或同筆連續業務金額超過10000元，須按本辦法規定訂立書面合同。

5.8.3 合同承辦人員出現下列情形的，公司將追究相關責任人及合同批準人的責任：
5.8.3.1未經授權批準或超越職權簽訂合同；
5.8.3.2應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；

5.8.3.3 發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

5.8.3.4遺失重要證據，不按時歸檔的。

5.8.4合同審查人員出現下列情形的，公司將追究相關責任人的責任：
5.8.4.1延誤審查時間而又沒有正當理由的；

5.8.4.2簽訂有重大缺陷或無效合同的；

5.8.4.3材料不全的合同審查通過的；

5.8.4.4 違反5.3.1條款，未見到生效合同就同意支付合同款項的。

5.8.5合同承辦部門或合同借用部門出現下列情形的，公司將追究承辦部門或借用人及其直接上級的責任：

5.8.5.1離職前未歸檔合同或未歸還借用合同資料的；

5.8.5.2不按照擬定日期歸還借用合同又未提前向行政管理部說明的。

6.0相關文件

6.1正負激勵管理辦法

6.2財務預算管理制度

6.3財物付款及報銷管理制度

6.4檔案管理辦法

6.5印章管理辦法

7.0附件

7.1合同管理流程圖 見附件一

7.2合同審批權限一覽表 見附件二

7.3合同承辦部門審查項目及標準 見附件三

7.4合同審查表 見附件四

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