隨著大數據時代的到來，許多領域已經逐漸數字化信息化，檔案管理領域也面臨著向大數據時代轉型的挑戰。為了充分保障檔案信息的安全、完整以及最大程度發揮檔案信息的資源價值，我們有必要積極探索和思考：如何充分利用大數據做好檔案管理工作。本文梳理了當前事業單位檔案管理工作中存在的一些主要問題，進一步探討了相關策略，以便提升事業單位檔案管理的質量和水平，充分利用人事檔案提供的準確信息進行人事管理，合理匹配資源，為單位持續長久的發展提供可持續的動力。

大數據時代，各行各業都認識到了數據的重要性，并通過引進技術、培養人才、革新工作方式等措施挖掘自身的數據資源。對于事業單位的檔案管理而言，在大數據時代，一方面，先進技術為單位搭建了數據管理平臺，提供了更加高效便捷的管理工具，實現對檔案信息資源的有效開發與利用；另一方面，單位內部檔案管理部門存在諸多“短板”，難以充分發揮數據技術的作用效能。基于此，事業單位應順應時代發展趨勢，創新工作模式，推動檔案管理工作改革。

一、大數據時代做好事業單位檔案管理的重要性

在大數據時代，事業單位檔案資源的價值逐漸受到重視，利用現代技術手段打造檔案收集、存儲、共享的載體，對檔案信息進行有效整理、開發、管理并實現合理利用，對于事業單位的管理具有重要的現實意義。

第一，有利于提高人事管理效率。人事檔案管理是事業單位檔案管理工作的重點。人事檔案中包含著職工的出生年月、身份證號、參加工作時間、工作變動、工資調整等信息，這些內容是人事管理的主要參考，同時也是保障職工合法權益的基本依據。一旦這些人事檔案保存、利用不當，會對事業單位的人事管理造成一定的負面影響。因此，在大數據背景下，利用技術手段加強對人事資源的整理、開發與利用，能夠推動檔案管理從紙質時代向數字時代轉變，保證人事檔案的完全、完整，支持合理開發利用，從而提高事業單位人事管理水平。

第二，有利于事業單位實現檔案信息資源的有效利用。大數據時代的到來，推動了事業單位檔案信息系統的建設，讓傳統的紙質檔案以數字化的方式呈現出來，其中設計的內容也得以擴展。當前，信息已經成為一種重要資源，利用大數據技術對檔案進行開發，能夠充分發揮檔案的價值，提高事業單位管理者對檔案以及檔案管理部門的重視，從而進一步推動檔案信息資源的開發，以形成良性循環[1]。

第三，有利于推動事業單位管理的現代化發展。在現代社會發展中，事業單位在社會服務中需要建立快速的反應機制和決策機制，這樣才能有效發揮自身職能，保證公共服務質量，而反應機制和決策機制的建立需要充足的信息資源。在這一需求背景下，檔案信息資源的開發與利用也就變得順理成章了，事業單位能也在信息化檔案管理中逐漸提升現代化管理水平。

二、事業單位檔案管理工作中存在的部分問題

檔案管理工作在事業單位中占據著重要的位置，但是，隨著大數據時代的到來，檔案管理工作面臨著從紙質時代到數字化時代的轉型，而這一過程中暴露出的一些問題也比較突出。具體表現為：

第一，部分領導者對檔案管理重視不足，在思想觀念上難以適應大數據時代的要求。當前，在事業單位管理中，檔案管理處于邊緣化狀態，管理模式長期得不到改變，傳統觀念和思維定式的束縛讓管理者對于檔案的價值缺乏充分的認識。這導致大數據時代的檔案管理改革推進較為緩慢，檔案管理人員缺乏科學思想的指導，檔案信息資源的價值無法充分發揮。

第二，檔案管理人員的人員結構有待優化。大數據時代對事業單位檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，但是管理人員隊伍專業化比例偏低。如，部分事業單位忽視對檔案管理人員的培訓，導致部分人員難以適應大數據時代的要求；缺乏專職的檔案管理人員，或者專職人員存在兼職工作，無法集中精力參與檔案管理。這樣就會影響檔案的信息化管理以及事業單位的整體管理效率。

第三，檔案管理的安全問題一定程度上存在。檔案管理需要安全的物理環境，但是一些事業單位對于檔案管理的經費投入不足，檔案保存不當，出現損壞、丟失等現象；對意外災害的防范措施準備不足，尤其是在信息化背景下，一些機械設備管理不到位，導致數據丟失等。這樣的管理狀態無疑給檔案資源的保管、開發和利用造成了安全隱患，影響了檔案管理的有效轉型。

三、大數據時代做好事業單位檔案管理工作的相關策略

(一)堅持與時俱進，轉變檔案管理思維和理念

大數據時代對事業單位的檔案管理帶來了深刻的變化，作為領導者應堅持與時俱進，轉變思維方式，給予檔案管理足夠的重視；檔案管理人員也應在思想認識上積極進取，貫徹和落實改革措施，推進檔案管理的信息化建設。

(二)加強經費投入，推動檔案管理信息化建設

在大數據時代，事業單位要想做好檔案管理工作，實現工作的轉型與創新，需要必要的經費投入作為保障。基于此，事業單位應加強預算管理，合理安排經費投入，并保證投入的有效性。

首先，針對人員隊伍建設加強經費投入。檔案管理人員在大數據時代面臨著轉型和發展的要求，而必要的經費投入不僅能夠促進其自身發展，更能夠滿足事業單位對檔案信息資源利用提出的新要求。基于此，事業單位應根據檔案人員定期培養要求劃撥經費，并優化經費使用結構，以打造適應大數據環境的檔案管理人員隊伍。其次，加強對先進技術引入的經費投入。事業單位應認識到信息技術在檔案信息資源開發中的作用，并積極吸納國內外先進技術，結合單位實際情況適量適時引進，并做好系統的管理與維護，支持檔案管理工作改革。最后，針對基礎設施建設加強經費投入，根據需要購置掃描儀、攝像機、打印機、復印機等設備，優化檔案部門的物質環境，保證檔案信息質量。

(三)優化管理方法，加強檔案信息資源的開發利用

事業單位應積極引入信息技術，搭建信息化管理平臺，推動檔案從紙質時代向大數據時代轉變，并利用數據挖掘技術，實現對檔案資源的合理開發和利用。事業單位通過引入專業化的軟件能夠建立檔案管理系統，并實現從紙質檔案到電子檔案的全生命周期管理，實現電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統計、利用、鑒定、銷毀的全過程管理[2]。

在技術的支持下，檔案管理人員可以以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，實現電子檔案及時歸檔；為相關部門提供多種維度、多種類型的檢索方式，精準定位，提高檔案信息的有效利用；利用軟件的文件防篡改功能，保證檔案安全。

(四)加強人員培養，打造專業化檔案管理隊伍

建立專業化的管理隊伍是事業單位在大數據時代實現檔案管理工作轉型的重要保障。在檔案管理隊伍建設中，事業單位應做好以下工作：第一，加強專業人員的配備選聘，打造專兼結合的檔案管理隊伍。事業單位應根據大數據時代的特點，完善檔案管理人員的準入制度，嚴把入職門檻，并不斷優化人員的年齡結構、職稱結構、學歷結構和專業結構，從整體上保證管理人員的素質；根據工作需要及時吸納新人，優化管理隊伍結構，協調專職和兼職的關系，保證管理數量和工作質量。第二，強化檔案管理人員的培養和培訓，促進管理人員盡快適應大數據時代要求。例如事業單位應通過線上線下途徑，定期組織檔案管理人員的培訓工作，培訓內容應既要包括宏觀政策，如大數據對經濟社會發展和檔案工作的深刻影響、新一代信息技術在檔案工作中的應用、新修訂的檔案法檔案信息化專章解讀、檔案信息化相關重要標準解讀等；也應該包括實際操作內容，如傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案移交接收、電子檔案管理與開發、事業單位數字檔案室建設等。在完成培訓后進行考核評價，并將結果作為職工職稱評定、崗位聘用的重要依據[3]。第三，健全激勵機制，調動檔案管理人員的工作積極性。事業單位應兼顧物質激勵和精神激勵，保障檔案管理人員基本權益的同時加強人文關懷，優化管理氛圍，推動其順應大數據時代，提高檔案管理工作轉型的積極性。

四、結語

總之，在大數據時代，信息技術的有效利用為事業單位的檔案管理帶來了方便、快捷、高效率的工作環境與條件，同時也推動了檔案管理的信息化水平。事業單位應順應大數據時代要求，轉變檔案管理的思維和理念，推動管理實踐有序開展，同時應加大力度，推動檔案管理轉型，以更好地適應大數據時代環境。

參考文獻：

[1]史菲.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法與策略[J].數字通信世界,2022(03):176-178.

[2]鄧方.大數據時代事業單位檔案管理工作創新路徑[J].辦公室業務,2021(20):124-125.

[3]王媛.探討大數據時代事業單位檔案管理工作的創新[J].長江叢刊,2019(25):114 116.

樊杰 阿勒泰市融媒體中心

作者簡介：

樊杰(1973年—)，女，新疆阿勒泰市人，大學本科學歷，副研究館員，研究方向：檔案管理。