工作流引擎是運行數字工作流軟件的應用程序。它使企業能夠創建和自動化工作流程——在許多情況下，使用低代碼可視化構建器。
工作流引擎將傳統的手動工作流從 IT 指導的任務轉換為人工和軟件管理的流程，這些流程路由和指導信息路徑、職責和協作渠道，以最有效地利用資源。
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從任務已完成的采購訂單通知警報到啟動調用工作流引擎以更改狀態并轉換到新任務的工作流API，工作流引擎是自動化流程的支柱。
工作流引擎集成
工作流引擎的創新使組織能夠集成物聯網 (IoT) 連接和跨常見業務運營的工作流——例如合同批準和管理周期——以提高可擴展性。
工作流程軟件包括用于全自動或混合工作流程的工作流程自動化功能。它可以自動完成任務或為任務完成或干預創建通知——從流程開始到完成。
以下是您可能與工作流引擎交互的一些常見方式：
- 混合流程：訂購外賣時，您可以在線下單并在取貨時付款。
- IoT 交互：您會收到包裹已送達的警報通知以及顯示包裹放置位置的圖片。
- API 連接：當您單擊外部站點的按鈕時，工作流 API 會響應并打開一個新頁面。完成后，它會將您重新路由回原始站點。
您可能想知道工作流引擎軟件是否與工作流管理系統 (WMS) 相同。簡單地說，工作流引擎是運行工作流管理系統的軟件。工作流引擎應用程序是運行軟件的核心。
使用工作流引擎的好處
在這一點上，好處可能是顯而易見的。通過自動化減少工作量或提高工作效率始終是最佳選擇。但是工作流引擎軟件可以使您業務的各個方面受益。最大的好處在于它有潛力使企業能夠通過優化的流程實現關鍵任務目標。
支持更高價值的工作
在工作流引擎上運行的工作流系統作為優化工具是業務流程管理(BPM) 方法的組成部分。該軟件使任務自動化——從最瑣碎的流程到更復雜的流程。在軟件、硬件和人工編排任務中，工作流引擎軟件通過自動化調解低價值工作和冗余任務。該解決方案將員工從耗時的任務中解放出來，將他們的才能集中在更高價值的工作上，并有助于改善各個業務領域的運營。
運營優勢
在整個企業中，這些是最常見的好處：
- 解決溝通問題并改善協作
- 減少步驟中的冗余并減少人為錯誤
- 支持業務合規性
- 通過以更有效的方式引導信息和任務流來降低成本
- 使員工能夠專注于更高價值的工作
- 優化信息訪問和時間安排
- 推動項目完成以實現業務目標
如果您正在尋求構建新產品或將其集成到您當前的數字工作空間中，您可能更喜歡為您的開發團隊高度可定制的軟件。或者您的企業可能會選擇技術性較低的工作流引擎軟件。
無論哪種情況，您都需要了解該軟件如何與您組織的自動化需求和目標保持一致。
工作流引擎的工作原理
工作流程通常根據預先設定的時間和截止日期啟動或解決，因此當一項任務完成時，另一項任務將啟動以執行人工主導的任務。在內部網絡服務器任務的情況下，工作流引擎可以通過設定的定時周期自動執行這些任務。
工作流路由一系列任務，將它們從一個步驟推到下一步。它們不僅使任務自動化，而且還通過將流程引導到最有效的步驟來減少決策過程。它們旨在通過設定的截止日期或定時響應來做到這一點。
工作流引擎被設計為一組微服務 ，因此可以同時發生多個流程。有兩種常見的類型：
- 開發人員友好的軟件
- 低代碼軟件
對開發人員友好的工作流管理系統通常是支持 Java 的開源解決方案。低代碼軟件旨在讓您可以使用可視化用戶界面或可視化設計器配置工作流程。
但是，大多數工作流引擎都應用業務流程建模符號(BPMN) 流程模型作為指導您的工作流的圖表結構。
從服務器和應用程序工作流任務到員工審批流程、數據處理和入職，工作流技術可幫助您自定義每個用例。
此外，工作流引擎通常使用代表性狀態傳輸（或 RESTful API）軟件。該技術允許應用程序在網絡環境中進行交互，從而使您的組織能夠將工作流解決方案與您的云服務和您當前使用的其他平臺集成。
基于規則與基于時間的工作流架構
工作流引擎在基于時間的引擎和業務規則引擎上運行，這意味著規則可以包含一組邏輯條件，或者在設定的時間或截止日期前啟動。
此設計功能允許多個用戶同時執行與其角色相關的任務的一部分。例如，客戶可能只看到服務屏幕的一部分，而管理員和銷售主管則了解其他相關信息。這可能包括客戶狀態、簽名狀態信息或完成銷售周期所需的任何未完成的文件和信息。一旦周期的一部分完成，工作流引擎可以觸發為客戶、銷售主管和管理員分段的差異化通知。
智能自動化設計
應用人工智能 (AI)，工作流引擎設計人員已經開始創建更智能的自動化。工作流引擎設計中的智能自動化是基于規則和人工智能結構的結合。例如，通過使用人工智能，工作流引擎可以從文檔中提取上下文信息，并將其發送給正確的接收者以供批準或下一步。它還可以考慮來自先前流程實例的數據，并通過重新路由流程對此進行優化。
工作流引擎功能
工作流引擎使您的組織（尤其是 IT 管理員）能夠執行更少的手動重復性工作。一些解決方案允許您設計流程，而另一些解決方案限制了您可以開發和設計工作流的范圍。當今市場上的許多軟件選項都包含以下部分或全部功能：
- 視覺設計師的低代碼配置和管理
- 拖放式可視化工作流構建器
- 版本控制
- 用于控制訪問的用戶身份驗證
- 狀態持久性，為合同管理等長期流程釋放內存。
- 基于代碼的、對開發人員友好的定制
- 支持長時間運行，以獲得更長的流程生命周期
工作流引擎的應用
一些工作流引擎軟件更適合硬件和基于 IT 的功能，而另一些則更適合端到端以客戶為中心的工作流。
然而，工作流解決方案是跨行業數字化轉型的途徑。用例包括以下內容：
- 醫療保健：工作流程系統可以跟蹤和處理病毒追蹤和疫苗接種數據。醫療保健專業人員還可以部署遠程移動醫療支持。
- 電子商務：工作流引擎使您能夠配置和增強客戶購買和結賬體驗。
- 客戶服務中心：服務中心可以根據設置的參數將聊天機器人交互路由到實時支持，以增加客戶體驗。
業務流程的工作流引擎
Gartner表示，工作流管理是協調業務運營的過程，包括內部和外部流程，構成一個整體的業務流程 (BP) 。
業務流程是您業務運營的中心系統。工作流引擎是創建工作流的軟件和技術，可以服務于這些關鍵目標。為此，業務流程經理通常使用工作流引擎軟件作為優化遺留流程的重要工具。
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