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項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

由于組織的成本有限,而且成本也與其他因素相互制約、影響和滲透,所以項目預算與成本管控一直都是項目管理的重中之重,但是在項目推進過程中會發現:

1、項目順利完成但成本的投入過大,把原本高收益的項目做成虧損;

2、成本的預估不準確,公司無具體方法和流程指導,成本管理操作落實不到位;

3、項目預算沒有具體規劃,到項目結束時才發現成本遠遠超出原來的預期;

4、公司缺乏客觀全面的數據參考和評估,對項目工作難以合理指導;

5、從單個項目看,似乎是盈利的,但年底核算,公司層面卻虧損嚴重。

以上問題,都成為了項目和組織預算和成本管控的痛點。總結下來,其原因可以從項目以及組織兩個角度進行分析:

  1. 項目:①對成本與收益不重視,缺乏成本意識和敏感度;②缺乏成本評估的技能方法與經驗;③缺乏項目成本管理與變更管控的指導與機制;④缺乏對項目成本進行現狀評價或預測的客觀指標。
  2. 組織:①決策層缺乏組織級視角,上下脫節,看不到過程與全局;②信息滯后,管理層干預不及時;③從技術、資源、過程等未能建立健全的成本管理體系。

那么,問題來了:如何做好項目預算與成本管控?

一、做好企業級的項目預算與成本管控,要從過程、組織以及工具三個方面入手進行思考。

  1. 首先是在管理過程上,要有有科學合理的方法論指導,明確的管理要求,建立科學的成本管理體系,設置審核與確認機制和合理的考核指標;
  2. 對于組織層面而言,要合理調撥人力資源,建立良好的組織環境,對過程或組織人員賦予相對應的責任與權力;
  3. 最后在項目預算和成本管控的工具選擇上,要選擇合適的工具、落地管理制度,各個層級數據貫通透明,還要保證可以實現數據存儲作為組織資產。

二、項目預算與成本管控方法與管控流程

1.定義成本類型

根據所處的行業、項目類型、管理要求等的不同,項目成本類型各有側重與特點。項目在不同階段時期,使用的成本類型也不盡相同。但項目成本分類的目的與原則應該是:便于計劃、管控和統計。

2.成本估算途徑和方法

不同的情況,不同的成本類型,適用于不同的方法。

①估算途徑:可以自上而下或自下而上估算,但應考慮到每個估算途徑的適用性。自上而下估算具有參考性、數據標本、成本低、但易專斷;自下而上估算精確、范圍明確,但容易導致估算成本高,而且預算易虛高。

②估算方法和技術:I. 算法模型:COCOMO模型、PRICE-S模型、SLIM模型、SEER-SEM模型等;II. 功能點法: IFPUG、MarkⅡ、COSMIC-FFP、Nesma等;III. 專家法: Delphi法、WBS分解法、工料清單法等;IV. 類比法等。

進行成本估算時也應該考慮到質量要求、工期、管理水平、資源等級、資源工作效率、物價、風險等多種因素,才能制定出最為精準的成本估算。

3.項目成本管理流程

①首先是在項目啟動與規劃階段:確定成本核算對象,制訂成本預算;制訂成本計劃,實施成本管控策略,可以按照時間或階段管控。

②在項目執行和監控階段,執行項目預算,跟蹤項目實際成本,進行成本核算、成本監控與成本分析。成本分析之后需要度量成本指標,檢查偏差,制定成本改進舉措;如果超出指標,就要根據PDCA方法論,進行成本預算和成本計劃變更。

③在項目結項階段,需要進行成本統計與考核,對項目成本進行總結分析。

4.組織級預算規劃路徑

企業制定年度投資預算,根據項目屬性和優先級定義項目組合,將企業投資預算分解到項目組合中,落實到項目上。之后制定項目預算(包括人工預算、費用預算、采購預算、收益預算),項目上通過工時報告、費用報告、合同付款、收益記錄進行反饋,統計項目實際執行成本。

三、工具落地

項目預算與成本管控的方法論和管理體系的高效落地,要匹配與之適應的成熟的管理工具。易趨作為專業的企業級項目管理軟件,在項目管理領域已有多年經驗沉淀。接下來我們結合易趨進行項目預算與成本管控演示。

  1. 年度規劃與投資

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖1 易趨提案追蹤視圖

通過易趨進行提案申報以獲取項目的資金,還可以設置提案與提案間、提案與需求間的關聯關系。提案發起后,如圖1,可以通過系統進行提案跟蹤,監控提案狀態。

2.項目成本預算

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖2 易趨項目成本預算視圖

如圖2,確定預算分解方式,成本科目可以根據項目情況進行定義。如可以定義為人本成本、采購成本、固定資產、無形資產、低值易耗品等,每個成本類型之下又可以進行細分,展開可以查看該細項下的實際成本與偏差,。

3.項目實際成本:

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖3 易趨工時填報視圖

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖4 易趨費用填報視圖

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖5 易趨合同列表視圖

如圖3-圖5,執行層通過在易趨錄入工時填報、費用報銷流程以及合同付款,系統可以自動計算出統計項目的人員工時、費用成本以及采購成本并進行類型歸類,管理層對于成本統計能夠及時全面掌握項目成本概況,給予科學的指導。

4.基線與變更管控

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖6 易趨成本預算視圖

在易趨系統中,成本預算可以精確細分到具體的項目行為之中,有助于減少項目預算的模糊項,便于管理層更清晰地進行把控。成本預算審批通過后進行發布,發布后會成為一條新的基線。如果需要對預算進行調整,可以通過基線變更,進行變更流程管控,還可以進行版本差異對比,進一步了解有哪些預算發生了變化,并及時分析管控和干預。

5.成本跟蹤與分析

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖7 易趨項目概況視圖

執行層在易趨上錄入工時、費用和合同成本,系統自動生成項目成本,項目經理可以通過項目不同階段或不同成本類型實時監測項目概況,進行項目成本與明細跟蹤,把控項目實際成本不超標。系統可以進行執行成本預警,如果成本超標,決策層就要決定項目是否進行。

項目成本預算、管控方法與落地應用示例(項目預算成本控制)

圖8 易趨組合概況視圖

企業級項目管理往往涉及到對項目組合層面的成本把控,從企業戰略全局考慮,在保障項目的整體落地的同時,全面把控成本收益率。易趨的組合駕駛艙設計,可以為高層領導提供一站式決策數據支持,直觀、清晰、具體地展示出組合以及項目的成本相關信息,進行組合健康狀態監控,還可以進行數據異常報警,避免高層領導決策滯后。

總結

  1. 預算與成本管控是項目管理的重要組成部分,與其他因素相互制約、影響和滲透,科學合理的預算與成本把控可以促進企業資源的有效分配,最低成本實現效益最大化;
  2. 有效的預算和成本把控要從過程、組織、工具的選擇三個層面進行把控。要根據科學合理的方法論、健全的體系進行過程管理;組織要分配合理資源,營造良好的項目管理氛圍;最后要結合高效、成熟的項目管理工具使得方法論、資源有效落地執行,才能實現有效的預算和成本把控。

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