這是在公司內部收集有關 SaaS 使用情況的見解的過程，以便在SaaS 堆棧上獲得更好的回報。
為此，IT 團隊需要收集以下信息：
公司有多少應用程序
哪些員工可以訪問哪些應用程序
他們在應用程序中擁有什么權限
如果他們正在積極使用這些應用程序
他們是否對所提供的應用程序感到滿意
他們是否可以在需要時訪問新應用程序
如果用戶在未經批準的情況下注冊新應用
是否發生了適當的用戶下線
SaaS用戶管理的重要性
每個 IT 團隊至少都希望記錄哪些員工可以訪問哪些應用程序。盡管對于單個應用程序，此信息在管理員帳戶中可用，但沒有一個儀表板可以包含所有信息。
因此，通常，此記錄保存在電子表格中。簡而言之，這有助于 IT 檢查是否已配置所有應用程序并密切關注SaaS 蔓延。
現在，讓我們詳細看看這個數據庫是如何有用的。
1. 在員工入職和離職時提供幫助
每當新員工加入或離開組織時，都需要在目錄中添加或刪除他們的姓名。如果您沒有組織良好的數據庫，此過程可能會變得很麻煩。
只有當您知道所有應用程序都有權訪問時，您才能在員工離開時撤銷相同的權限。未撤銷的許可證可能會導致嚴重的威脅，沒有一家公司會希望他們的前雇員在離開公司后擁有公司信息。
同樣，當員工入職時，他們需要在加入后立即獲得對應用程序的訪問權限。否則可能會阻礙他們的生產力。
2. 不管理應用用戶會導致不必要的管理工作
如果您沒有正確管理用戶，您將浪費時間為每項新任務多次聯系員工。
您可能想要檢查員工是否擁有他們未使用的應用程序許可證，或者您可能想要檢查是否需要新的許可證。
如果您正在計劃明年的預算，您將不知道哪些應用程序需要多少許可證。
擁有用戶帳戶數據庫將為您簡化整個過程。
3. 用戶管理讓您遠離風險。
無法管理應用程序用戶可能會導致數據泄露、合規性問題，或者可能通過應用程序冗余消耗您的預算。
如果您沒有應用程序列表和用戶數量，則很難知道您是否需要增加或減少許可證數量。也很難知道所有應用程序是否都符合監管要求。
SaaS 用戶管理中的挑戰
當 SaaS 用戶管理無組織時，公司將面臨很多挑戰。因此，您的員工目錄系統必須彼此同步。
此外，有很多錯誤的機會，有時會給公司造成巨大的損失。
讓我們看看由于 SaaS 用戶管理不善導致的其他一些挑戰。
員工離職期間的數據相關風險：如果您現有的 SaaS 用戶管理存在漏洞，前員工仍然可以訪問公司敏感數據。當訪問權限未被撤銷或流程中斷時，您的員工可以繼續訪問文件，這可能會使您的公司面臨合規和數據泄露的風險。
入職時的生產力問題：當新用戶入職時，需要更新系統。他們必須獲得完成日常工作所需的所有工具。如果您沒有準確的 SaaS 用戶數據管理，他們需要等待數天或數周才能訪問所有必需的應用程序。
為什么應該使用 SaaS 管理平臺
典型的 SaaS 用戶管理目錄應具有這些功能，以防止任何低效率。
員工的角色：他們可以訪問哪些應用程序？他們是管理員或合同所有者還是只是用戶？
許可證：是付費許可證還是免費許可證？
續訂到期：許可證何時到期？
使用情況：應用程序被過度使用還是很少使用？
盡管可以在小型公司的電子表格中管理此記錄，但電子表格的問題在于隨著公司的發展，它們難以管理。
如果您的公司員工少于 25 人，您可能可以在電子表格中管理您的 SaaS 目錄。但即便如此，您也需要不斷更新。
現在想象一個擁有 500 多名員工的組織使用數千個應用程序。甚至考慮在電子表格中有一個目錄也是令人難以置信的。它非常耗時且容易出錯。
這就是您需要 SaaS 管理平臺的時候。如果您有一個自動化系統來存儲此信息，該系統將充當記錄系統，您可以專注于您業務的其他重要方面。
SaaS 管理系統將通過以下方式幫助您：
1. 有助于規劃您的預算。當您知道應用程序的數量和您擁有的許可證時，您可以輕松地規劃您的預算。此外，當您了解使用情況統計信息時，您可以取消配置未使用或很少使用或多余的應用程序。這樣，您可以節省大量資金，可用于其他重要的商業計劃。
2. 密切關注員工使用的工具。由于今天購買 SaaS 應用程序非常容易，因此您的員工很有可能注冊了冗余或不安全的應用程序。如果您著眼于整個 SaaS 環境，您可以找出員工可以訪問的應用程序并消除它們。
3. 調整許可證大小。比如說，兩個不同的部門分別注冊了一個應用程序；您可以找到使用它的確切人數并將其納入一個訂閱。這將減少支付的金額，因為大多數應用程序都有“企業”計劃，其價格相對低于其他計劃。
4. IT 可以控制對應用程序的訪問。某些應用程序用于存儲敏感信息。在這種情況下，您可以決定授予誰訪問權限以及不授予誰訪問權限。您還可以控制員工在應用程序中的權限。5. SaaS 應用程序的及時更新/終止。當有關于續訂的及時警報時，就不會有所謂的意外續訂。您可以根據使用情況決定是否需要更新特定應用程序或取消它。 SaaS 用戶管理的工作原理：要了解 SaaS 用戶管理的工作原理，您需要了解員工與 SaaS 應用程序之間的關系。每次他們簽署新應用程序時，他們都會給您的公司帶來安全漏洞。 這就是為什么您需要一種協作方法，讓所有重要的利益相關者成為 SaaS 管理流程的一部分。簡化的 SaaS 用戶管理流程可確保所有部門都可以訪問其必要的應用程序并且它是最新的。 包含有關應用程序和許可證的所有信息的單一記錄系統將簡化 IT 指揮中心方法的復雜責任轉移。大多數 SMP 或用戶管理系統基于用戶訪問控制工作。 用戶訪問控制最初，為了驗證和授權自己，用戶需要記住他們的憑據。因此，需要一種可擴展的解決方案。然后是身份提供商，它將存儲用戶憑據，以便 IT 部門可以驗證用戶并允許訪問。 接下來，出現了一個集中的用戶管理系統，它完全自動化了這個過程的各個部分。通過分組機制，該過程更加簡化。 當 IT 環境開始從本地軟件轉移到云時，引入了一個稱為 SaaS 用戶管理的新概念。這創建了一個駐留在云和連接用戶中的新服務。 RBAC 或基于角色的訪問控制：它基于用戶權限工作，即允許訪問數據并根據其角色執行操作。這是處理與 Facebook 用戶、群組管理員、版主等具有相同訪問級別的多個帳戶的最佳方法。 通過更新特定角色的 SaaS 權限，您可以為具有該角色的所有用戶更新它們。 SaaS用戶管理最佳實踐現在，讓我們討論管理 SaaS 用戶管理的最佳實踐。 僅僅實施 SaaS 管理解決方案是不夠的。您還需要有標準的操作程序才能從您的系統中獲得最大的價值。 審核您擁有的 SaaS 工具。找出 您的 SaaS 堆棧中有哪些工具。 跟蹤軟件更新。警惕即將更新的 SaaS 應用程序，并主動決定是否更新或終止它們。 跟蹤軟件使用情況。了解您的員工如何使用應用程序。SMP最適合這項工作。 留意新軟件。了解新的解決方案，這些解決方案可以用相同的功能替代您現有的解決方案，但成本更低。 自動化工作流程。使用必要的工具來自動化您的工作流程和流程以節省時間。 為SaaS 采購尋求專家幫助。市場上的一些服務提供商，例如 Zluri，可以為您省錢和談判的麻煩。例如，Zluri 的 SaaS 購買可以為您節省高達 50% 的成本，而無需任何前期成本。
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