項目管理人員做事情,大多數都是在企業的管理框架下遵循著一定的制度和流程,使得公司的項目組合和項目集具備“可管理性”,也就是組織的成功是“可復制的”。
項目管理流程受公司的業務性質、團隊屬性、項目規模等不同的因素影響各有不同,但是大部分又脫離不了五大過程組(啟動、規劃、執行、監控、收尾)全流程。
作為項目管理從業人員,熟悉公司項目管理的流程可以有效控制項目推進節奏,積累沉淀項目實施的方法論,同時也是定位可優化環節的前提。所以項目管理流程的優化也成了項目管理人員面試的必考題。
問:你認為目前所在公司在項目管理的流程中哪一段運營過程有改善的必要以及你給出的改善方法是怎么樣的?
對于該問題的回答利用流程性思維對項目管理流程進行拆解,然后根據重要的關鍵節點進行定位,闡述優化該環節的重要性,最后再從“術”的層面回答改善方法。
以公司的項目管理流程為例,圍繞五大過程組及不同部門的分工完整闡述項目管理的流程。
從獲得項目商機開始,進行項目可行性分析,到根據公司的項目標準進行篩選立項,立項后進行需求獲取、分析、評審、確認等一系列環節,依據給出的需求文件進行設計開發,同步測試也進行測試準備,在開發過程中進行范圍、進度、成本、質量監控,在上線前對系統進行評審到試運行階段,最后處理系統bug以及對提出的新需求進行反饋,進入到系統驗收,團隊對項目進行整體復盤完成項目收尾。
在流程闡述中也可以對于項目中重要的里程碑事件補充該環節的關鍵動作或輸出文檔。然后根據實際情況(公司在項目管理中做的不足的地方)或者是你熟知的關鍵環節進行重要性及問題描述。
項目篩選標準是判斷項目是否符合組織目標的前提條件,相當于項目管理的基本法,這一步如果做的不夠好在公司層面會影響業務的聚焦性,導致業務部門胡子眉毛一把抓,在項目層面影響項目交付。
公司目前存在的問題就是在項目立項時對于項目的篩選標準制定不夠明確,缺少分類分級,雖然在項目立項前售前部門會輸出可行性報告,但是大多數情況下流于形式,商業論證不夠深刻,對于項目的立項缺少較為明確的標準,使得在項目執行過程中各個部門對于項目的優先級不能達成共識,資源傾斜受到影響,嚴重時導致部分項目不能按流程順利推進。
對于確定項目立項篩選標準該環節的改善離不開戰略級目標的回顧拆解,明確哪些業務方向的項目可以幫助團隊更好地達成目標。
在資源有限的情況下,對于不在主業務條線上的項目要適時放棄,除了業務方向的因素外,要從項目規模、投入產出比、技術方面的可行性、實施能力等多個角度定性、定量評估,尤其是對于項目的可行性分析除了外部調研外,要在公司內共同評審達成共識,這樣項目的可行性報告才具備一定的參考價值。
另外在開始設置標準時可以通過搜集歷年的項目數據及經驗進行項目的分類分級標準分析確定,然后在后面的項目執行中根據目標的達成情況進行實時修正。
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