開會是政企日常工作中必不可少的一個場景。但在傳統的會議模式下，協同效率十分低下，而且還要擔心涉密會議“跑風漏氣”。
那么，如何讓開會更加輕松、更加高效，保障會議信息不外泄？
為助力政企改變辦會低效高耗的現狀，美絡科技無紙化會議管理系統發力于會議的全流程管理與服務，覆蓋會前管理、會中執行和會后保存，提供會議發布、數據回收、數據查詢和系統設置等四大功能模塊，聚焦會中執行管理業務，實現包括議題材料推送、投票與表決、會議材料批閱等功能，幫助組織人員快速組會、輕松管控會議現場，提高開會質量。
一、會議管理高效協同
- 會前通知：會議發布、信息查詢高效便捷
用傳統的模式辦會，通知會議和分發材料全靠人工，耗時又耗力。而在無紙化會議管理系統的模式下，辦會人員在系統上即可發布會議，省時又省心。
“會議發布”模塊界面簡潔明快，具有會議發布權限的人員可登錄內網的無紙化會議管理服務器來新建各類會議，快速錄入或選擇會議基本信息、上傳一個或多個附件，一鍵發布會議，還能根據日歷表上的色標提示迅速定位有會議的日期、查詢相關的信息，確保開會不撞期。
- 分發材料：信息和材料智能分發
系統支持會議信息和材料通過移動端分發。會前，只需把經過認證的移動終端通過有線網絡連接服務器，客戶端程序將通過接口程序完成登錄認證，并自動下載會議信息及材料，無需人工操作，極大提高辦會效率。
在分發會議材料時，系統會根據用戶角色自動匹配相關內容，實現會議信息、材料與用戶的屬性鏈接，一鍵共享材料：領導參加會議，材料將自動下發到領導專用的移動設備上；普通人員參會，材料則下發至通用移動設備上。而且，通用移動設備還可作為會議投影的終端使用，輕松實現資料的調用，提高開會的效率。
- 會中：管控與互動更便捷
“會中管理”模塊，提供離線移動終端瀏覽會議信息、議題、會議材料與材料批示等功能；支持一鍵推送投票與表決，實時收集表決數據，改變過往人工統計投票和表決結果，讓會議協作更輕松。
移動端支持手寫簽批與手指操作，讓查看、編輯和批閱變簡單。參會人員既可實現“一指跳轉”，隨意切換議題及材料，又能通過放大、縮小功能，按需求調整材料的字號，快速瀏覽材料，不用再擔心紙質文件字太小、看不清。
- 會后：數據回收一步搞定
針對會議過程中領導簽批的場景，提供在會議材料上批示意見的回收功能。會后，只需將領導專用設備接入服務器網絡，就能通過移動端上傳功能，將領導手寫批示的會議材料自動回傳，在服務器上自動歸入相關會議中，一方面解決會后歸檔不及時的問題，另一方面方便隨時回顧會議記錄。
二、會議信息安全有保障
- 管理模式隨心選擇
美絡科技無紙化會議解決方案分為保密版和完整版方案。基于完整版方案，保密版針對涉密會議的場景設計，在會前管理和會中執行采用離線移動終端的方案，可解決涉密資料無法通過移動網絡傳輸的問題。
- 強化設備管理
系統將認證協議與接入技術相結合，通過對接入的移動設備進行認證授權，從而實現對移動設備訪問無紙化會議管理系統的行為的控制，杜絕載體泄密的風險。
移動設備將通過有線網絡訪問會議管理服務器，完成設備的接入認證工作。同時，服務器上也將錄入設備的必要信息。
全程無紙化會議協作，讓會前籌備、會中管理、會后數據處理更智能、更高效 。
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