管理制度及規范
第140篇
品質會議管理制度
1.總則
1.1制定目的
為規范品質會議管理，健全品質溝通管道，特制定本制度。
1.2適用范圍
本公司品質管理的各項會議，除遵照公司有關會議規定外，依照本制度處理。
1.3權責單位
（1）品管部負責本制度規定、修改、廢止之起草工作。
（2）總經理負責本制度制定、修改、廢止之核準。
2.品管會議規定
2.1會議類別
品管會議可分為例行性會議與臨時性會議兩大類別。
2.1.1例行性會議
公司品管例行性會議有：
（1）年度評審會議
進行品質管理體系評審，確認是否持續有效地運行；討論確定公司年度目標、策略。
（2）內部稽核會議
組織品質稽核小組對品管體系運行狀況作定期稽核，分為起始會議與結束會議。起始會議作稽核前說明，結束會議作稽核報告。
（3）月度品管會議
對上月品質狀況作檢討，就重大品質事項達成決議，制定次月品質管理的各項工作計劃，是本公司最重要之工作會議之一。
（4）改善提案委員會會長
對改善提案及其成果進行評估，評選優秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目標、計劃。
（5）QCC推行委員會會議。
對QCC活動進行總結，并制定次年度QCC活動推行目標與計劃。
（6）QCC成果發表會
由各QCC發表推行成果，QCC推行委員會進行評審，表彰優秀的品管圈。
（7）周品質檢討會
對上周品質狀況作檢討，及時解決品質問題，落實月度品管會議與計劃，確保達成品質目標。
2.1.2臨時性會議
臨時性會議由總經理、管理者代表或品管主管依需要建議召開，一般召開時機有：
（1）發生重大客戶抱怨或退貨時。
（2）制程重大品質問題發生時。
（3）供應廠商發生嚴重品質事故時。
（4）發生嚴重違反公司品管體系的重大事件時。
（5）重大品質貢獻，突破或其他需大力表彰或宣導事件發生時。
（6）其他必要時機。
2.2會議管理規定
除遵照公司有關會議管理的規定之外，還應遵照下列規定處理。
2.2.1一般原則
（1）例行性會議如已規定具體會議時間，則不另行通知；如未規定具體會議時間，應提前兩天以上通知各參加人員。
（2）例行性會議如有變更，原則上應提前半個工作日通知各參加人員。
（3）臨時性會議原則上應至少提前一小時通知參加人員。
（4）會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者，事先須向主持人或會議主席請假，并取得許可，原則上還須派代理人出席。
（5）會議應事先明確主題，與會人員應依據本職工作做好各種準備（包括資料、數據、樣品等），并做好工作安排。
（6）主持人應控制會議時程，盡量在規定時間內結束會議。
（7）會議決議的落實實施情況，由會議主席指定人員追蹤，并作為下次會議追蹤議題之一。
（8）會議應有會議記錄，并依規定分發相關人員。
2.2.2會議記錄
（1）由會議主席指定參加人員中的一個人擔任會議記錄工作，必要時，也可安排一名非指定之參會人員作記錄工作（如助理或文書）。
（2）重要會議的會議記錄，經會議主席簽認后，復印分發或傳閱參會人員或相關人員。
（3）對會議決議涉及的具體工作安排，須確認追蹤結果，由會議記錄者填寫《決議事項追蹤表》，并作追蹤工作。
3.月度品管會議實施辦法
[注]其他例行性會議可參照制定實施辦法。
3.1會議的目的
（1）總結檢討上個月的品質狀況。
（2）就重大品質事項達成決議。
（3）制定次月品質管理的各項工作計劃。
3.2參會人員
（1）會議主席
總經理擔任會議主席，總經理無法出席時，由其職務代理人擔任會議主席。
（2）主持人
管理者代表擔任會議主持人，其無法出席時，由品管主管擔任主持人。
（3）參加人員
副總經理、總工程師、各部門主管、品管部主要干部。
3.3會議時機
（1）月度品管會議每月5日14：00-17：00召開，遇節假日順延一天。
（2）會議時間如有變更，經總經理核準后，由品管部負責通知。
3.4小時前準備
（1）品管部負責于每月4日將各部門品質狀況月報表匯總、填妥，并轉發各與會人員。
（2）上次會議決議事項的各責任人員須在決議規定完成期限之前，完成所承擔的工作事項。
（3）管理代表在4日前應再度對各決議事項完成情況作追蹤確認（可授權他人進行）。
（4）各與會人員依本部門品質狀況準備必要之資料、報表或樣品，以便在會議上報告或討論。
（5）各與會人員應于會議開始前5分鐘到達會場。
3.5會議議程
（1）會議開始
主持人宣布會議開始。
（2）追蹤上月會議決定議事項完成情況
由主持人追蹤人上月決議事項，各擔當責任人員簡要回答完成狀況，其他人員可提出異議或補充。
（3）各部門品質狀況報告
由品管部主管或各品管單位干部報告各部門上月品質狀況，簡要報告主要數據，并就重大品質事項提出分析或報告。
（4）溝通協調事項
各與會人員提出需與其他部門協調之事項、由相關人員討論處理。
（5）會議主席工作指示
會議主席就相關問題向責任人員提出質詢、贊揚、指示或要求，并就公司的品質經營方針或下月行動計劃作出指示。
（6）形成會議決議
記錄人將會議中達成的重要決議事項作整理，交由主持人作陳述，各與會人員可提出異議，若無異議則確認為決議事項。
（7）會議結束
主持人宣布會議結束。
3.6小時后工作
（1）由會議記錄人員將會議狀況整理成《會議記錄》及必要之《會議事項追蹤表》，呈管理者代表、總經理審閱。
（2）《會議記錄》應分發各與會人員人手一份。
（3）《決議事項追蹤表》應分發至相關責任人員。
（4）各決議事項之擔當者應在規定期限內完成要求之工作事項。
（5）各與會人員應將會議精神傳達本部門相關人員，并貫徹至日常工作中。
（6）管理者代表（或授權品管部）對會議事項作確認追蹤。
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