企業(yè)如何建立有效的合同管理？

我們?cè)诤秃芏喾▌?wù)對(duì)話的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)不同企業(yè)對(duì)合同管理的需求是不一致的。

我們公司就我一個(gè)法務(wù)，有必要做合同管理嗎？公司制度規(guī)章倒是健全，就是合同管理執(zhí)行起來太難了，法務(wù)部同事心很累。領(lǐng)導(dǎo)們都不是很看重合同管理，但出現(xiàn)問題，鍋還是法務(wù)背……要怎么辦？

因此，法務(wù)不僅要對(duì)公司的實(shí)際情況深入了解，讓合同管理工作始終圍繞規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、效率、安全這幾個(gè)重點(diǎn)。

今天就來跟大家分享一下，不同公司的法務(wù)部門如如何高效完成 合同管理 工作。

1?? 1人法務(wù)部 ，如何省錢且高效管理合同？

新設(shè)立的公司，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)終于對(duì)法律事務(wù)有所重視時(shí)，常常會(huì)招聘一名法務(wù)人員管理所有事務(wù)，主要目的是為了防范合同風(fēng)險(xiǎn)以及訴訟等問題。

現(xiàn)實(shí)情況中，這名法務(wù)人員管合同，管審核，管蓋章，管歸檔，管商標(biāo)，管合規(guī)，管法律咨詢……

因此基于預(yù)算和人員的實(shí)際狀況，在合同管理工具方面建議如下：

合同審批——OA系統(tǒng)

合同臺(tái)帳——Excel臺(tái)賬表格

合同模版庫——百度網(wǎng)盤

這基本就能夠滿足一人法務(wù)管理合同的需求，多線程任務(wù)工作的同時(shí)，最大程度上提高工作效率。

從合法合規(guī)的角度來說，一人法務(wù)也需要建立標(biāo)準(zhǔn)的合同管理體系，明確合同流轉(zhuǎn)流程以及規(guī)章制度，相關(guān)合同事務(wù)需要留痕處理，防范潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

2?? 3-5人法務(wù)部 ，如何有序輕松管理合同？

中小企業(yè)的法務(wù)團(tuán)隊(duì)，有一部分設(shè)置了分工輪崗制度，可以讓法務(wù)鍛煉較強(qiáng)的綜合能力。

公司有著不同的業(yè)務(wù)線，對(duì)于數(shù)量種類繁多的業(yè)務(wù)，法務(wù)更需要注意合同模板的維護(hù)，以及各部門之間的審查、審批流程的順暢。

如果對(duì)于數(shù)據(jù)的權(quán)限要求不高，建議采用如下方式進(jìn)行合同管理，基本能夠?qū)崿F(xiàn)審批在線、簽約在線、歸檔在線：

合同臺(tái)帳——在線文檔，石墨文檔等

合同歸檔——無代碼配置平臺(tái)，如伙伴云

當(dāng)然，如果企業(yè)希望對(duì)合同的全生命周期進(jìn)行管控，并且能夠和企業(yè)內(nèi)部使用的OA系統(tǒng)集成打通，可以使用一些合同管理工具，更加省時(shí)高效，這里以 MeFlow （SaaS版）為例。

合同生成——業(yè)務(wù)直接填寫關(guān)鍵信息，系統(tǒng)直接在線生成合同，提升效率。

合同評(píng)審——系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別上傳合同與模板的匹配度，同時(shí)支持對(duì)合同過程稿的各個(gè)版本進(jìn)行管理，呈現(xiàn)不同版本之間的差異。

合同審查——借助AI智能審查，識(shí)別合同中的常見風(fēng)險(xiǎn)，如條款缺失、表述不一致等，提升法務(wù)審查的效率與質(zhì)量。

合同履約——系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別合同中的履約事項(xiàng)，并創(chuàng)建相應(yīng)的履約任務(wù)。

從起草到履約，MeFlow 智能合同管理平臺(tái)覆蓋合同全生命周期，在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，幫助企業(yè)降低成本，提升效率。

3?? 5-20人的法務(wù)部 ，如何規(guī)范管理合同？

結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中存在的法律需求，法律部門成員也在不斷增加，因此法務(wù)部除了日常事務(wù)之外，還會(huì)增設(shè)合規(guī)或投資部門。

這一階段對(duì)合同管理的定義也升級(jí)為合同信息化，核心就是信息的共享。

除了自身的定制化需求，企業(yè)的合同管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)也需要跟內(nèi)部的CRM、ERP、OA等系統(tǒng)進(jìn)行互通互聯(lián)，形成合同數(shù)據(jù)中臺(tái)。

以 MeFlow 為例：

合同標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)——合同管理辦法； 標(biāo)準(zhǔn)化合同分類、模板庫；

模板生成、審批流程標(biāo)準(zhǔn)化；

合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)線上化——合同審批、簽約、歸檔在線；

合同文本數(shù)據(jù)化——合同數(shù)據(jù)中心； 合同條款庫；

合同在線起草和審查；

合同文本智能化——模板智能匹配； 合同數(shù)據(jù)智能抽取；

合同智能審查；

合同數(shù)據(jù)流通化——履約事項(xiàng)抽取； 履約數(shù)據(jù)打通；

履約智能提醒；

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全或者數(shù)據(jù)安全要求較高的企業(yè)，建議采購標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的基礎(chǔ)上進(jìn)行私有化部署，并結(jié)合自身個(gè)性化的需求進(jìn)行定制開發(fā)。

4?? 20人以上法務(wù)部 ，如何從合同中創(chuàng)造價(jià)值？

近些年，數(shù)據(jù)合規(guī)、信息安全等法規(guī)的出臺(tái)都標(biāo)志著大合規(guī)時(shí)代的到來，合同的合規(guī)管理則是整個(gè)企業(yè)合規(guī)工作的重中之重。

2021年《任總在銷售合同關(guān)閉工作座談會(huì)上的講話》，也重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了“要建立規(guī)范的合同管理體系”，擔(dān)負(fù)起面向未來合同的規(guī)范化管理。

不僅華為如此，這幾年頭部企業(yè)法務(wù)部紛紛關(guān)注合同全生命周期管理這個(gè)課題。

大型公司的主營業(yè)務(wù)，通常有多個(gè)業(yè)務(wù)類型和產(chǎn)品線，法務(wù)部門在做好合同合規(guī)工作的同時(shí)，還需要提供法律支持，為業(yè)務(wù)部門賦能。

合同管理全生命周期可能涉及相對(duì)方管理、合同范本管理、合同簽訂、合同履行等，某些企業(yè)會(huì)設(shè)置專門的部門進(jìn)行特定的管理。

合同簽訂前的資信調(diào)查：西門子公司有一個(gè)完善和獨(dú)立的信用管理團(tuán)隊(duì)，資信審查管理分為三個(gè)模塊：客戶資信調(diào)查評(píng)估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。

對(duì)于大企業(yè)來說，合同管理顯然不是一個(gè)部門能夠獨(dú)立完成的，而是由法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)部門協(xié)同來完成。

法務(wù)部門的組織架構(gòu)也從原來的按照職能劃分，轉(zhuǎn)變?yōu)锽P、法務(wù)中臺(tái)、COE的架構(gòu)。

大企業(yè)的合同管理目前有兩種情況，一種是已經(jīng)完成了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與合同管理的單獨(dú)閉環(huán)，需要構(gòu)建跨業(yè)務(wù)線的集團(tuán)層面的整體合同管理平臺(tái)，另一種則是已經(jīng)完成，仍需在合同智能審查、合同履約在線等方面圍繞某個(gè)業(yè)態(tài)進(jìn)行更為深入的數(shù)字化實(shí)踐。

據(jù)ALB2019年發(fā)布的消息：

網(wǎng)易法務(wù)部統(tǒng)籌開發(fā)了新的合同管理系統(tǒng)，優(yōu)化集團(tuán)隱私政策，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)投訴申訴系統(tǒng)，并協(xié)助集團(tuán)多個(gè)新產(chǎn)品、新功能策劃、上線、運(yùn)營的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和合規(guī)支持。

美團(tuán)點(diǎn)評(píng)法務(wù)部還將法律科技融入于法務(wù)支持中，通過建設(shè)電子簽章系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)平臺(tái)等，提升公司的運(yùn)營效率，發(fā)揮系統(tǒng)性的影響力。

戴森法務(wù)部發(fā)展并優(yōu)化了廣告宣傳審查流程、合同全生命流程、行政舉報(bào)糾紛處理全生命流程的數(shù)字化管理與應(yīng)用。

合同管理產(chǎn)品既要成為支撐多業(yè)務(wù)條線的整體合同基座，同時(shí)可以嵌入到當(dāng)前平臺(tái)獨(dú)立運(yùn)行的增強(qiáng)模塊。

很多企業(yè)通常已經(jīng)存在財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，因此當(dāng)企業(yè)建立合同管理系統(tǒng)后，也需要打通各部門較為獨(dú)立的系統(tǒng)，比如合同審批相關(guān)信息可以同步釘釘和MeFlow系統(tǒng)，合同履行信息可以同步至企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)等等。

這對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)以及各模塊之間的融合度提出了更高的挑戰(zhàn)。

5??以上，就是不同企業(yè)的 高效合同管理 實(shí)操指南。

無論怎么管理合同，只有符合企業(yè)實(shí)際情況，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要的方式才是最佳的合同管理。

作為國內(nèi)領(lǐng)先的智能合同產(chǎn)品服務(wù)商，冪律已經(jīng)建立起成熟的落地執(zhí)行方案，并與多家頭部企業(yè)進(jìn)行了深度合作。

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