公司合同管理軟件有哪些？企業(yè)內(nèi)部如果想弄一個(gè)合同管理系統(tǒng)，但又不知道該選哪家合適的話，可以看看這篇文章。
的確，在企業(yè)的合同管理中，特別是很多中小企業(yè)和團(tuán)隊(duì)往往還在用傳統(tǒng)的管理方式，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)以下情況：
- 1、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)法務(wù)信息無(wú)法方便地協(xié)同；
- 2、合同擬稿慢，設(shè)計(jì)合同頁(yè)面慢，數(shù)據(jù)確認(rèn)慢；
- 3、合同全部采用紙質(zhì)化，造成資源浪費(fèi)，也產(chǎn)生了查詢統(tǒng)計(jì)困難、容易缺失丟失的情況，進(jìn)而造成了流轉(zhuǎn)的不便、管理的低效；
而如果在實(shí)際業(yè)務(wù)中，還涉及了收付款、流轉(zhuǎn)審批等閉環(huán)管理，則又意味著對(duì)合同管理系統(tǒng)的高要求。
現(xiàn)如今的合同管理系統(tǒng)，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺(tái)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是要通過(guò)系統(tǒng)解決企業(yè)合同管理難題。
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)合同管理由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題，而合同管理系統(tǒng)主要解決了以下問(wèn)題：
1、文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對(duì)于不同的人員想閱讀參考合同時(shí)，存在查找不方便的問(wèn)題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時(shí)需要耗費(fèi)很多時(shí)間。
2、進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時(shí)存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。
3、信息匯總困難：采用手工或EXCEL管理時(shí)，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時(shí)繼續(xù)，匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間還不一定準(zhǔn)確。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)間有一定的影響。
4、缺少預(yù)警機(jī)制：缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目，不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。
所以，對(duì)于合同管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備以下功能，這里以織信Informat企業(yè)級(jí)低代碼開(kāi)發(fā)平臺(tái)構(gòu)建的“合同管理系統(tǒng)”模板為例說(shuō)明：
1、合同起草
支持有權(quán)限的人員創(chuàng)建合同模板，沒(méi)有創(chuàng)建權(quán)限的使用人只需選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫(xiě)合同要素即可。
2、合同審批
根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見(jiàn)，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單。
3、合同文件
管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。
4、結(jié)算管理
解決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時(shí)應(yīng)該結(jié)算賬款，無(wú)論是對(duì)收款還是付款均有重要意義，可以及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。
5、實(shí)際進(jìn)度
明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。
6、商品管理
采用合同商品清單、詢價(jià)、報(bào)價(jià)表單管理對(duì)應(yīng)標(biāo)的物型號(hào)、規(guī)格等明細(xì)，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計(jì)合同商品數(shù)量和金額，為公司市場(chǎng)策略、財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。
7、合同變更
記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。
8、預(yù)警系統(tǒng)
系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。
9、數(shù)據(jù)報(bào)表
從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形，在駕駛艙中展示，為管理者提供決策依據(jù)。
在數(shù)字化的時(shí)代，提高效率企業(yè)才能更好地生存，從傳統(tǒng)合同管理到數(shù)字化管理是必然的趨勢(shì)。織信Informat企業(yè)級(jí)低代碼開(kāi)發(fā)平臺(tái)，在配置上具有高度靈活性、開(kāi)發(fā)周期短、開(kāi)發(fā)成本低等特點(diǎn)，能匹配企業(yè)的所有需求。用戶可以基于系統(tǒng)的原始框架，根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)自由配置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和流程。同時(shí)，它可以根據(jù)需求進(jìn)行增刪改應(yīng)用功能，支持外部系統(tǒng)對(duì)接和定制化開(kāi)發(fā)滿足企業(yè)需求。助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
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