項目管理過程中總有不少困難存在，但要論最讓人頭痛的，甚至無能為力的還是可能出現的各種計劃之外和不按正常軌跡發展的各種變量因素。例如：客戶需求的變化、項目進行變更、突發風險等等。
這些項目中的變量，因為其“變動”特性，時常會因各種原因發生改變，打亂項目團隊為之做好的安排，讓我們不得不需要隨時進行各種要素或流程調整、改變，以動制動，進而保障項目能夠重新向成功的方向走。
那么對于項目管理中最難控制的“動態”狀況，我們應如何做，才能讓其盡可能不跳出掌控中呢?
一、變量的跟蹤記錄與管理
從項目啟動開始，我們就少不了實時監控這項工作。具體來說，就是當項目組根據計劃開始做項目任務后，大家就需要注意觀察項目的實際進度與計劃中相比是否有出入，并判斷差異是否屬于正常范圍。
當然并不是要說只是要某個人盯著大家的做的事，這種跟蹤記錄需要團隊共同協作并養成良好習慣，即：項目經理需要從直接執行成員們那獲得關于項目進度的報告，而成員們也應有主動告知的覺悟。然后管理者在此基礎上根據自己的觀察、分析，羅列出項目時間、成本、范圍等與計劃的不同之處，并將之報告給決策領導和與之關聯的利益相關方。
那么當決策者也認同這些差異確實較大時，項目團隊就需要想辦法讓項目回歸正軌了，例如：加大人力投入或進行任務刪減或多任務并行等等。而這些方法主要是為了能讓項目的成本、范圍、時間重新保持平衡。
我們知道項目三要素中的任一項發生改變時，另兩項也不可避免地會跟隨變化。因此如何考量周全，盡可能根據自己項目實際情況去進行調節，就是項目管路的難點所在。打個比方：如果我們的項目延期了，需要趕進度，那么選擇的最直接方法是加人，但同時隨著人力的增加，項目的成本也會增加;若是我們不想加成本，那么可能就會需要和需求方去協商，將項目范圍進行縮小，降低項目任務難度或是減少數量。
二、變更的時機選擇與判斷
前面提到的是發生變化的跟蹤、了解，以及思考如何去做;那么當變量發生已經成為不可更改的事實，同時項目本身也因此必須做出變更，那么如何做好變更管理就是這時的重點了。
對于一些周期較長的項目，在執行過程中，當初根據市場環境做出的一些決策，會因外部發生變化而不再成立;另外初期客戶關于產品的想法，也可能會隨著時間發生改變。這些變化自然就會同時導致項目范圍、需求、目標等的變化，這就是項目變更產生的開始。
但是若是管理者被動地接受所有項目變更，就可能會讓項目工期延時，預算超支，進而項目的完成也會成為未知數。
因此，我們需要有效地管理變更，分析哪些地方需要變更，什么時間執行，以及如何配合資源的平衡調節。這樣才能讓變更將項目拉回正軌，提高項目成功率。
三、風險的規避與危害降低
在項目管理過程中，風險是無處不在的，并不是某個因素、事件被稱為風險，而是因為對項目結果產生了影響才會被定義為風險。例如：客觀因素即自然災害影響生產;人力原因即團隊人員技術能力不匹配等。我們知道不同的項目所遇的風險是不同的，也是相對而言最難控制的動態因素，但是即使我們無法完全規避風險，做好風險管理至少是可以減少風險對項目的不良影響的。
想要進行風險管理，首先大家要做的就是識別風險，不論是有苗頭的還是潛在的，項目組都應該提前將其列出來，進行觀察，做好預警。
同時，大家要如將任務劃輕重緩急一樣，將風險也進行分級化處理，因為不同風險對項目的危害程度是不同的，那么所需的處理手段與緊急度就會不同。項目組可以將所有風險進行危險系數排序，包括其發生的概率與對項目的影響程度兩個點，如此系數越高的就需要越早處理，以及重點關注。這樣團隊成員就可以有序有條理地管控跟蹤風險問題，不會臨時手足無措。
項目中那些不定時可能發生變化的動態因素，就如不好控制的熊孩子一樣，不能完全預測其軌跡。因此項目管理者更多是對其進行監控，并一直做好應對準備，做到順應各種變化都可采取適宜的措施，讓項目的進展得到保障。
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