01

相關(guān)方管理概念

相關(guān)方是指影響項(xiàng)目或者受項(xiàng)目影響的全部人員、群體、或組織。

相關(guān)方管理包括識別全部相關(guān)方、分析相關(guān)方對項(xiàng)目的期望和影響、制定合適的管理策略來有效調(diào)用相關(guān)方的參與。此外，相關(guān)方管理還關(guān)注與相關(guān)方的持續(xù)溝通，以便更好的了解相關(guān)方的需要和期望、解決問題、促進(jìn)相關(guān)方參與到項(xiàng)目的決策和例行活動(dòng)中。

每個(gè)項(xiàng)目的主要涉及人員有：項(xiàng)目經(jīng)理、顧客/客戶、執(zhí)行組織、發(fā)起者。

02

管理相關(guān)方的重要性

每一個(gè)相關(guān)方都能在一定程度上影響項(xiàng)目的進(jìn)度，輕者是一個(gè)很小的波動(dòng)，能很快調(diào)節(jié)，重者則有可能讓整個(gè)項(xiàng)目返工或者擱淺。

舉例來說：

若在確認(rèn)階段，我們和客戶第一次交流后存在理解偏差，然后后續(xù)沒有維護(hù)客戶的關(guān)系，MVP(最小化可行產(chǎn)品)沒有和客戶詳細(xì)確認(rèn)，很明顯，后續(xù)肯定要返工的，做得越多損失越大。

若在分析階段，一個(gè)項(xiàng)目所需要的資源對接人沒有管理到，就有可能出現(xiàn)，需要某個(gè)資源的時(shí)候資源不到位，整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度拖慢。

當(dāng)然同樣的，實(shí)現(xiàn)階段，驗(yàn)證階段相關(guān)方管理不好，也會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目結(jié)果。

而且項(xiàng)目是由人來執(zhí)行的，標(biāo)注也是由人來定義的，人的因素必定是重要的。高效的溝通和有效的相關(guān)方管理不僅是澄清問題，更是可以讓團(tuán)隊(duì)成員明確客戶的真正需要和期望的契機(jī)，進(jìn)而做出更加符合需求的內(nèi)容。在整個(gè)項(xiàng)目中，積極與相關(guān)方溝通和合作，也可以確保他們理解每個(gè)組件的細(xì)節(jié)，大幅度降低后期變更的可能性及成本。

敏捷方法里通過原型、聯(lián)合設(shè)計(jì)、閉環(huán)反饋和"完成"的定義去盡量消除或者減輕這些差異。

03

識別相關(guān)方

說了管理相關(guān)方的重要性，那么，我們怎么找到項(xiàng)目過程中的相關(guān)方呢?

畢竟對于項(xiàng)目經(jīng)理而言，只有清楚的知道自己將要打交道的人是誰，才能夠量體裁衣，合理分配自己的精力去建立關(guān)系。

相關(guān)方的識別在項(xiàng)目啟動(dòng)階段之前便已經(jīng)開始，是項(xiàng)目經(jīng)理立項(xiàng)之后要做的頭幾件事之一。

由于每個(gè)項(xiàng)目的背景不同，所以識別相關(guān)方并不用是一個(gè)人能完成的，它必須借助團(tuán)隊(duì)的力量，需要盡量拉來項(xiàng)目發(fā)起人和團(tuán)隊(duì)成員，一起進(jìn)行相關(guān)方的初步識別，避免遺漏。識別相關(guān)方是一個(gè)發(fā)散過程，需要盡量全面，幾個(gè)工具推薦給大家：

1、利用項(xiàng)目階段考慮項(xiàng)目人員，例如：確認(rèn)階段，分析階段，實(shí)現(xiàn)階段，驗(yàn)證階段，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)考慮需要哪些人員協(xié)助。

2、頭腦風(fēng)暴，拉來項(xiàng)目發(fā)起人和團(tuán)隊(duì)成員，大家一起思考某個(gè)工作需要誰的配合，也可結(jié)合項(xiàng)目階段，每一個(gè)階段進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，然后總結(jié)。

3、思維導(dǎo)圖，通過思維導(dǎo)圖能使思路更清晰，也能思考的更細(xì)致，推薦工具，XMIND，幕布。

4、專家意見，這個(gè)可能是經(jīng)常忽略的，因?yàn)槲覀冏鲰?xiàng)目的過程中，不一定有專家在場，但是這個(gè)還是很重要的，特別對一些背景復(fù)雜，企業(yè)架構(gòu)龐大的項(xiàng)目，有專家在場，會(huì)少走很多的彎路，行業(yè)熟知的專家(比如產(chǎn)品經(jīng)理，客戶代表，職能經(jīng)理之類的)參與識別過程，會(huì)告訴我們很多我們自身想不到的細(xì)節(jié)還有很多經(jīng)常出現(xiàn)問題的預(yù)防。

識別相關(guān)方過程的輸出內(nèi)容一般是相關(guān)方登記冊和相關(guān)方管理策略。它們是為了后續(xù)的管理相關(guān)方做基礎(chǔ)。

這兩個(gè)文件內(nèi)容如下：

1、相關(guān)方登記冊：基本信息、 評估信息、相關(guān)方分類。

2、相關(guān)方管理策略：關(guān)于如何提高相關(guān)方的支持，降低相關(guān)方的負(fù)面影響的規(guī)定。包括：

?主要相關(guān)方：對項(xiàng)目有顯著影響的關(guān)鍵相關(guān)方;

?相關(guān)方參與程度：希望每個(gè)相關(guān)方參與項(xiàng)目的程度;

?分組及對應(yīng)管理措施：相關(guān)方分組以及按組別管理的措施。

04

怎么管理相關(guān)方

當(dāng)我們已經(jīng)列出所有的相關(guān)方之后，會(huì)發(fā)現(xiàn)相關(guān)方很多，我們不可能都用同一個(gè)辦法管理，這樣不僅容易混亂，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)有所遺漏，這個(gè)時(shí)候時(shí)候就要考慮怎么對相關(guān)方進(jìn)行分類(依據(jù)上面的相關(guān)方登記冊，相關(guān)方管理策略)，然后不同的類別不同的管理方式，比如，你可以用以下的方法，通過影響力-利益關(guān)系矩陣進(jìn)行有差別管理。

▌象限A(高影響力，低利益關(guān)系)：令其滿意

象限A比較特殊，就是我們通常說的“大佬象限”，處在這個(gè)象限的相關(guān)方一般有以下特點(diǎn)：權(quán)力大，可以左右項(xiàng)目的存亡;很忙，對于項(xiàng)目的了解很少，基本浮于表面。所以這個(gè)區(qū)域如果管理不好，后果很嚴(yán)重，可能沒有挽回余地。

例如：公司大領(lǐng)導(dǎo)不知道從哪道聽途說了項(xiàng)目的負(fù)面消息，在沒有和你過多溝通的情況下，草率的決定關(guān)停項(xiàng)目，并且還不給你辯解的機(jī)會(huì)。遇到這樣的情況，幾乎是無解的。

所以，在相關(guān)方管理中一定要讓其滿意，并讓他們對項(xiàng)目有一定的認(rèn)識度。而想做到這樣需要遵循以下原則：

1. 適度的直接溝通。直接溝通是建立信任的基礎(chǔ)，同時(shí)自己傳達(dá)的項(xiàng)目信息才能確保項(xiàng)目狀況的正確傳達(dá)。然而，由于大佬們往往很忙，在什么頻率上進(jìn)行讓雙方都很舒服的溝通便是一門學(xué)問了，需要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)的情況，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

2. 書面報(bào)告。書面報(bào)告是以文檔的形式傳達(dá)信息，比較正式，數(shù)據(jù)化表達(dá)也能讓大佬了解的更清晰。建議項(xiàng)目經(jīng)理們能從范圍、成本、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、資源等幾大方面，從比較高的顆粒度去進(jìn)行一個(gè)全景式的匯報(bào)，用數(shù)字和圖表也能更直觀，也能讓領(lǐng)導(dǎo)們對于項(xiàng)目整體有十之八九的理解，減少從其他地方得到的不實(shí)消息對項(xiàng)目的影響。

3. 對于領(lǐng)導(dǎo)提出的咨詢要求盡可能的滿足。這是確保領(lǐng)導(dǎo)滿意的重要一環(huán)，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)突然找到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)詢問一些問題，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理要確保領(lǐng)導(dǎo)的問題得到及時(shí)滿意的答復(fù)，并同時(shí)盡量讓自己成為聯(lián)系點(diǎn)，進(jìn)行更有效的溝通。

▌象限B(高影響力，高利益關(guān)系)：高頻溝通

對于處于象限B的關(guān)鍵相關(guān)方來說，我們需要做到保持溝通的及時(shí)性和完整性，減少溝通誤差，方式可遵循以下原則：

1. 關(guān)鍵信息書面化，緊急信息口頭化(及時(shí)化)。

2. 定期會(huì)議必須要有，確保各方信息的一致，減少理解誤差。

3. 定期的收集相關(guān)方反饋，了解期望變更。

4.讓相關(guān)方能夠參與到團(tuán)隊(duì)日常工作當(dāng)中。

在這四點(diǎn)原則中，1-3缺一不可，是非常關(guān)鍵的溝通基準(zhǔn)。然而，針對敏捷開發(fā)團(tuán)隊(duì)來說，第四點(diǎn)尤為重要，能否讓客戶參與到團(tuán)隊(duì)的一些日常開發(fā)過程(比如每日站會(huì)、迭代計(jì)劃會(huì)等)，直接影響了交付的進(jìn)度和質(zhì)量。

▌象限C(低影響力，高利益關(guān)系)：保持告知

對于象限C的相關(guān)方來說，他們對于項(xiàng)目的影響力很小，但同時(shí)他們的利益又與項(xiàng)目息息相關(guān)。所以，我們保持信息的傳達(dá)就好，確保讓這些相關(guān)方隨時(shí)知道發(fā)生了什么。在敏捷開發(fā)當(dāng)中，可以以每周或每個(gè)迭代為周期，通過郵件和報(bào)告來告知消息。

▌象限D(zhuǎn)(低影響力，低關(guān)系)：監(jiān)控

這個(gè)象限的相關(guān)方，通常情況下不會(huì)對項(xiàng)目有任何的影響，也不會(huì)想要知道項(xiàng)目的進(jìn)展。但是對于這個(gè)象限的相關(guān)方，我們卻不能直接不聞不問，我們也不知道后續(xù)他們會(huì)不會(huì)臨時(shí)參與到項(xiàng)目中。所以，對于這個(gè)群體，最好的溝通方式便是被動(dòng)式溝通，如果他們主動(dòng)詢問，便在可以告知的范圍內(nèi)盡量告知。如果他們不主動(dòng)尋求溝通，便不需要有過多的操作。

需要注意的點(diǎn)：

? 相關(guān)方的利益點(diǎn)需要隨著時(shí)間而趨于一致。

? 項(xiàng)目進(jìn)行中可以跟階段調(diào)整相關(guān)方所在象限。

? 和所有相關(guān)方進(jìn)行徹底的溝通，盡量減少理解誤差。

因?yàn)橄嚓P(guān)方的參與對項(xiàng)目成功很重要，如果管理不當(dāng)會(huì)易于失敗。而且在大量的現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中，許多團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)與他們的利益相關(guān)方有效合作是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，所以這一塊是非常需要重視的。

需要項(xiàng)目管理資料合集的同學(xué)可先關(guān)注然后私信我哦

更多精彩內(nèi)容請關(guān)注了解