項目關(guān)閉文件必須在移交會議結(jié)束后的3個工作日內(nèi)完成。如果小組成員在第一天結(jié)束前仍未回應(yīng)請求,請在接下來的24小時內(nèi)進(jìn)行5×5的溝通法，以確保在限定的三天時間內(nèi)從利益相關(guān)方獲得所需的接受。
一旦獲得所有所需的批準(zhǔn)和接受,便可以利用所有表達(dá)了接受的電子回復(fù)郵件對A&A表格進(jìn)行注釋;
掃描并將A&A表格和每封包含接受/認(rèn)可信息的電子郵件合并到已批準(zhǔn)的項目關(guān)閉文件PDF中，來更新已批準(zhǔn)的項目關(guān)閉文件的PDF并最終定稿。
當(dāng)所有的文件準(zhǔn)備就緒,并且可以提供給項目經(jīng)理審核時,文件應(yīng)包含:1.帶有簽名或注釋的A&A表格。表格中的信息可以證明項目管理者、項目負(fù)責(zé)人、高層利益攸關(guān)方、職能經(jīng)理和團(tuán)隊成員（整個項目團(tuán)隊)的電子批準(zhǔn)/接受。
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