公司舉辦一場會議活動需要付出成本不僅僅是會議當天的場地和茶歇費用，費用支出將貫穿整場會議前后期以及會議涉及的所有人員，這將是一個非常高昂的數(shù)字，那么一個企業(yè)在舉辦會議活動的時候都會產(chǎn)生哪些費用？這些費用應(yīng)該如何有效地進行管理呢？
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業(yè)務(wù)招待費
對外聯(lián)絡(luò)的銷售部門，經(jīng)常要建立與客戶良好的關(guān)系，請客吃飯、迎來送往，這本無可厚非，但每一筆請客的報銷單據(jù)，都應(yīng)該明明白白。要解決這一問題很簡單——制定復(fù)雜的報銷制度：
吃飯寫清楚吃飯原因、人數(shù)和無遺漏的人員名單；
寫好具體的禮品（非用餐類支出）品牌、名稱、數(shù)量及用途；
結(jié)賬必須刷卡消費，不可現(xiàn)金結(jié)賬，并提供點菜的消費清單；
不開支員工外埠出差發(fā)生的個人用餐費用；
以上憑據(jù)均報領(lǐng)導(dǎo)審批、制度明確“事后可核實并扣款”。
快會務(wù) 會議管理系統(tǒng)
差旅費
很多公司對差旅費的報銷還是有一定規(guī)定的，但經(jīng)常會發(fā)生住宿發(fā)票金額超出公司額度等情況，這個時候就可以寫明情況、一一核實，財務(wù)人員按章辦理即可：
統(tǒng)一按地區(qū)制定差旅各項費用標準；
減少不必要的出差人次費用；
增加集中出差地區(qū)的出差信息查詢功能，建立順帶資料傳遞功能，提高往返效率；
對于僅有公司內(nèi)部人員參加的部門會原則上在公司內(nèi)召開；
整合公司差旅資源，推行差旅服務(wù)集中尋源、集中采購，優(yōu)化出差協(xié)議賓館資源及價格。
快會務(wù) 日程管理系統(tǒng)
會議費
這里具體指開會期間產(chǎn)生的費用，包含的名目多、數(shù)量多、標準規(guī)格也高，因此也總是居高不下。有些大企業(yè)喜歡講排場、擺闊氣造成嚴重浪費等。針對這些會費失控的現(xiàn)象，改善費用管理需要做好以下幾點：
明確會議的規(guī)章制度和責(zé)任界限；
合理編制部門預(yù)算；
減少會議數(shù)量、控制會議規(guī)模；
建立歷史數(shù)據(jù)、臺賬、會議依據(jù)；
規(guī)范會議室的報銷流程，采取轉(zhuǎn)賬支付增加操作難度。
快會務(wù) 簽到報名系統(tǒng)
宣傳費
會議宣傳期間，涉及到廣告費。對廣告費的控制不是簡單的靠“削減”來管控。要管住廣告費用并不難，應(yīng)該做好以下幾點：
明確廣告費歸口管理部門、負責(zé)預(yù)算、執(zhí)行、考核，這樣才能責(zé)任落實、有效管控；
明確廣告費列支范圍和具體項目，在范圍內(nèi)走流程，在范圍外一事一議、單獨報批；
做好廣告費的事先預(yù)算，事中執(zhí)行、監(jiān)督，以及事后考核并與薪酬掛鉤。
總之，要管理好會議費用，削減不必要的支出，對一時難以調(diào)整的費用就要考慮復(fù)利、源頭控制、商業(yè)模式創(chuàng)新等價值鏈管理了。
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