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文/朱琳

我們老說(shuō)要想提高公益項(xiàng)目的有效性就要學(xué)會(huì)使用“科學(xué)的工具”。那么問(wèn)題來(lái)了：在公益項(xiàng)目的管理層面，到底都有哪些工具？

本文為大家簡(jiǎn)單介紹了9個(gè)國(guó)際公益領(lǐng)域較為通用的項(xiàng)目管理常規(guī)工具，未來(lái)我們也會(huì)對(duì)每個(gè)工具都進(jìn)行更詳細(xì)的介紹（所以歡迎大家收藏關(guān)注）。這些工具各有其適用范圍和利弊，并不是任何情況下都能強(qiáng)行套用。不同項(xiàng)目是否要使用以及如何使用它們，需要公益組織結(jié)合自身情況進(jìn)行判斷、選擇，乃至改良。

本篇推送的意義，仍是這句話：在決定怎么選之前，我們得先知道都能選什么。用不用一個(gè)工具可以由客觀條件來(lái)決定，但最好不要讓“不知道”來(lái)決定。

邏輯框架

Logical Framework

邏輯框架樣例，出自PMD pro指南

邏輯框架是公益組織應(yīng)用最多的工具之一，它需要項(xiàng)目人員在項(xiàng)目的具體干預(yù)措施和項(xiàng)目最終目標(biāo)之間建立邏輯關(guān)系，從而對(duì)項(xiàng)目方案進(jìn)行設(shè)計(jì)、監(jiān)測(cè)和評(píng)估。

不同的公益組織使用的邏輯框架會(huì)在細(xì)節(jié)上有差異，但表現(xiàn)形式大都是同時(shí)具有垂直和水平兩個(gè)邏輯鏈的矩陣表格。其中（自下而上的）垂直邏輯即“展開(kāi)活動(dòng)→得到產(chǎn)出→發(fā)生結(jié)果→達(dá)成目標(biāo)”，用來(lái)分析項(xiàng)目是如何生效的；水平邏輯即“摘要說(shuō)明→設(shè)定指標(biāo)→驗(yàn)證途徑→潛在假設(shè)”，用來(lái)評(píng)估項(xiàng)目到底生了多少效。要注意的是，邏輯框架工具的重點(diǎn)是“邏輯”，填滿表格但是沒(méi)有建立邏輯的話，項(xiàng)目方案仍可能是無(wú)效的。

利益相關(guān)者分析

Stakeholder Analysis

維恩圖樣例，出自PMD pro指南

利益相關(guān)者分析矩陣樣例，出自PMD pro指南

利益相關(guān)者分析是設(shè)計(jì)公益項(xiàng)目的重要步驟。所謂利益相關(guān)者即會(huì)受到公益項(xiàng)目影響，或者會(huì)影響到公益項(xiàng)目結(jié)果的各種個(gè)人、社區(qū)領(lǐng)袖、團(tuán)體或其他組織。為了順利推進(jìn)項(xiàng)目，項(xiàng)目官員們需要通過(guò)利益相關(guān)者分析確定項(xiàng)目涉及的每個(gè)相關(guān)者的信息、了解他們關(guān)于項(xiàng)目的立場(chǎng)、影響力，以及他們對(duì)項(xiàng)目的理解和參與水平。

常用的分析工具有兩個(gè)：一個(gè)是維恩圖，它從重要利益相關(guān)群體的視角出發(fā)，用各種大小不一的圓圈來(lái)呈現(xiàn)每個(gè)利益方眼中的“自己與其他利益方的關(guān)系”；在此基礎(chǔ)上的另一個(gè)進(jìn)階工具就是大家更熟悉的“利益相關(guān)者分析矩陣”，用來(lái)進(jìn)行更加客觀的劃分，呈現(xiàn)形式可以是矩陣或表格，具體選擇要根據(jù)項(xiàng)目官員想要展示多少內(nèi)容來(lái)決定，比如側(cè)重簡(jiǎn)潔展示權(quán)力關(guān)系就可以選擇矩陣，想要展示具體定位、利益關(guān)系、影響力、潛在行動(dòng)的話就可以選擇表格。

問(wèn)題樹(shù)/目標(biāo)樹(shù)

Problem Tree/ Objective Tree

問(wèn)題樹(shù)樣例，出自科學(xué)公益白皮書(shū)

顧名思義，問(wèn)題樹(shù)就是用來(lái)確定公益項(xiàng)目要解決的核心問(wèn)題、被引發(fā)的影響，以及問(wèn)題根源的分析工具。繪制問(wèn)題樹(shù)時(shí)一般只需要簡(jiǎn)潔描述現(xiàn)實(shí)情況即可，但要記得，問(wèn)題樹(shù)不能只靠一兩個(gè)人閉門(mén)造車(chē)隨便編，一個(gè)靠譜的問(wèn)題樹(shù)是在進(jìn)行了充分的前期調(diào)研后（比如利益相關(guān)者分析）才能形成的。

有了問(wèn)題樹(shù)后就可以繼續(xù)畫(huà)目標(biāo)樹(shù)了，同一個(gè)公益項(xiàng)目的問(wèn)題樹(shù)和目標(biāo)樹(shù)長(zhǎng)得一樣，只需要將問(wèn)題樹(shù)中的每個(gè)問(wèn)題更換為相對(duì)應(yīng)的目標(biāo)即可。順便一提，一個(gè)完整的問(wèn)題樹(shù)/目標(biāo)樹(shù)更傾向于是在“全面分析如何解決某個(gè)社會(huì)問(wèn)題”，而公益項(xiàng)目大多不可能一口氣處理這么多事，所以多數(shù)公益項(xiàng)目實(shí)際上只能選擇問(wèn)題樹(shù)/目標(biāo)樹(shù)中的一部分作為自己的項(xiàng)目方向，要想全面解決一個(gè)大問(wèn)題，那就要靠整個(gè)公益生態(tài)的協(xié)同合作了。

風(fēng)險(xiǎn)分析

Risk Analysis

風(fēng)險(xiǎn)分析矩陣樣例，源自網(wǎng)絡(luò)

“風(fēng)險(xiǎn)”即會(huì)對(duì)公益項(xiàng)目的目標(biāo)產(chǎn)生影響的變量或不確定因素，風(fēng)險(xiǎn)分析自然就是用來(lái)分析這些變量對(duì)項(xiàng)目的影響程度，以及項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)可能引發(fā)的后果的工具。——與其說(shuō)這是一種工具，倒不如說(shuō)這是一種意識(shí)，公益的性質(zhì)就決定了項(xiàng)目官員必須隨時(shí)考慮項(xiàng)目事與愿違的可能性。

風(fēng)險(xiǎn)分析的圖表形式可以很多樣（一般用彩色表格就夠了），只要確保它能呈現(xiàn)這些關(guān)鍵信息點(diǎn)就行：風(fēng)險(xiǎn)的具體類(lèi)別、風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性、一旦出現(xiàn)后對(duì)項(xiàng)目的影響嚴(yán)重性、預(yù)防措施。其中最重要的就是可能性和嚴(yán)重性這兩項(xiàng)，它們會(huì)直接決定你的項(xiàng)目應(yīng)該優(yōu)先處理哪個(gè)問(wèn)題，以及資源不足的情況下，哪些風(fēng)險(xiǎn)可以考慮“賭一把”，哪些風(fēng)險(xiǎn)必須100%避免。

項(xiàng)目章程

Project Charter

項(xiàng)目章程樣例，源自網(wǎng)絡(luò)

項(xiàng)目章程是一份對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定義，并為其提供授權(quán)的文件。它需要用簡(jiǎn)明的格式說(shuō)明項(xiàng)目的關(guān)鍵目標(biāo)、價(jià)值觀、覆蓋范圍、利益相關(guān)者、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估、變更規(guī)定等各種項(xiàng)目官員認(rèn)為有必要在項(xiàng)目啟動(dòng)前明確的信息。從這個(gè)工具描述上就可以看出，項(xiàng)目章程需要在進(jìn)行了充分的背景調(diào)研后才能成型，構(gòu)成章程的種種信息則可以通過(guò)上文提到的各種工具獲得。

某種意義上說(shuō)，項(xiàng)目章程很接近很多公益機(jī)構(gòu)里已通過(guò)項(xiàng)目委員會(huì)審定的項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)，它的首要功能就是確保所有相關(guān)人員都能就設(shè)立該項(xiàng)目的核心要素達(dá)成共識(shí)，防止項(xiàng)目在執(zhí)行中途出現(xiàn)因理解偏差而造成的混亂。

工作分解結(jié)構(gòu)

Work Breakdown Structure

工作分解結(jié)構(gòu)樣例，出自PMD pro指南

工作分解結(jié)構(gòu)是以層級(jí)方式對(duì)項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行拆解的常見(jiàn)項(xiàng)目管理工具，簡(jiǎn)單比喻一下就是把“做出滿漢全席”的步驟一層層拆開(kāi)，直到明確“首先應(yīng)該先買(mǎi)幾斤蔥”為止。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目被完全分解成一個(gè)個(gè)微小的工作任務(wù)，并用圖表形式呈現(xiàn)出來(lái)后（比如樹(shù)狀圖），項(xiàng)目官員就可以更清楚地看出該項(xiàng)目到底需要覆蓋多大的工作范圍、需要多少職能的協(xié)助、需要多少類(lèi)型的資源。

關(guān)鍵路徑法

Critical Path Method

關(guān)鍵路徑法樣例，出自PMD pro指南

關(guān)鍵路徑法是一種常用于時(shí)間管理的網(wǎng)絡(luò)圖，項(xiàng)目官員可以用它（在不考慮資源限制的情況下）估算和調(diào)整項(xiàng)目的整體時(shí)間節(jié)奏。當(dāng)項(xiàng)目官員按照開(kāi)展順序把每個(gè)環(huán)節(jié)繪制出來(lái)（可以同步展開(kāi)的要并列繪制），并標(biāo)出每個(gè)環(huán)節(jié)需要的時(shí)間，構(gòu)成了耗時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間鏈的那幾個(gè)環(huán)節(jié)就是項(xiàng)目的“關(guān)鍵路徑”——項(xiàng)目的整體周期就取決于它們。通過(guò)這個(gè)工具，項(xiàng)目官員們就可以有依據(jù)地回答“如果趕工的話，應(yīng)該壓縮哪個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間”，或者“哪個(gè)環(huán)節(jié)有延期的空間，能延期多少天”這樣的問(wèn)題了。

甘特圖

GANTT

甘特圖樣例，源自網(wǎng)絡(luò)

甘特圖是呈現(xiàn)項(xiàng)目活動(dòng)日程或持續(xù)時(shí)間的橫向圖表，適合用來(lái)和關(guān)鍵路徑法打配合，管控項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)展。常見(jiàn)的甘特圖長(zhǎng)得很像個(gè)XY軸，一般是將項(xiàng)目環(huán)節(jié)或任務(wù)信息作為Y軸，將項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)或日歷作為X軸。單個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間意味著每個(gè)子環(huán)節(jié)都會(huì)有兩個(gè)坐標(biāo)，把這兩個(gè)坐標(biāo)連成一條線，就能顯示出這個(gè)環(huán)節(jié)要從何時(shí)啟動(dòng)、要到何時(shí)結(jié)束，以及中間要花費(fèi)的時(shí)長(zhǎng)。在實(shí)際操作中，項(xiàng)目官員也就可以依此判斷不同環(huán)節(jié)的工作究竟是提前了還是滯后了。

掙值分析

Earned Value Analysis

掙值分析樣例，源自網(wǎng)絡(luò)

掙值分析就是把項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度和所投資源綜合起來(lái)，用以評(píng)估項(xiàng)目所達(dá)到的成效，以及進(jìn)展?fàn)顟B(tài)是否良好。在公益領(lǐng)域，掙值管理可以用于監(jiān)測(cè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)情況、對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)階段情況進(jìn)行梳理、對(duì)下階段側(cè)重點(diǎn)進(jìn)行分析。具體應(yīng)用上，掙值分析需要和上文提到的一些工具相結(jié)合（比如工作分解結(jié)構(gòu)、甘特圖），項(xiàng)目官員如果在項(xiàng)目開(kāi)始前就做好了進(jìn)度和預(yù)算計(jì)劃，那么在需要分析的節(jié)點(diǎn)，就可以通過(guò)計(jì)算真實(shí)進(jìn)度、成本與計(jì)劃的差值，評(píng)估在當(dāng)前階段項(xiàng)目是否存在“預(yù)算省了不少但進(jìn)度嚴(yán)重落后”或者“進(jìn)度非常超前但錢(qián)花太多了”之類(lèi)的問(wèn)題，同時(shí)為下階段的調(diào)整做參考。

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