項(xiàng)目管理的定義是，在限定的時(shí)間和資源內(nèi)完成某個(gè)任務(wù)。基于此，項(xiàng)目經(jīng)理需要跟蹤項(xiàng)目全過程的相關(guān)信息，根據(jù)信息的變化來了解項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、處理問題。項(xiàng)目信息，特別是項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目管理中尤為重要，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的“血液”。

項(xiàng)目經(jīng)理依賴于項(xiàng)目信息，甚至大部分的工作時(shí)間都花在獲取信息、整理信息上；提高項(xiàng)目信息的管理能力，項(xiàng)目管理的效率和水平也會(huì)有所提高。

一、項(xiàng)目信息管理的要求

項(xiàng)目信息的管理主要包括信息獲取、信息整理、信息分析三個(gè)方面，科學(xué)的項(xiàng)目信息管理要求項(xiàng)目經(jīng)理能夠獲取實(shí)時(shí)、真實(shí)、透明的項(xiàng)目信息；高效地整理、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性；并對(duì)整理出來的信息進(jìn)行分析，為決策提供依據(jù)。

①獲取實(shí)時(shí)、真實(shí)、透明的項(xiàng)目信息

在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目的進(jìn)度是隨時(shí)變化的，需要及時(shí)跟蹤和把控，所以項(xiàng)目信息的實(shí)時(shí)性非常重要——只有不斷地從即時(shí)的項(xiàng)目信息中獲取即時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理才能對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)更加敏感，增強(qiáng)捕捉和把控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的能力。

項(xiàng)目信息的真實(shí)性同樣不可忽視，在真實(shí)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目的管理和決策才能準(zhǔn)確有效，否則是南轅北轍，根本達(dá)不到項(xiàng)目目標(biāo)。

這就要求項(xiàng)目信息是透明可視的，項(xiàng)目經(jīng)理要能夠有方法或工具及時(shí)獲取到實(shí)時(shí)、真實(shí)的項(xiàng)目信息，為后續(xù)的信息整理和分析奠定基礎(chǔ)。獲取項(xiàng)目信息的方法有很多，比較常見的有面對(duì)面溝通、電話微信等通訊工具溝通等，但是這些傳統(tǒng)的信息獲取方式有個(gè)通病，就是獲取到的信息比較碎片化，在整理過程中可能會(huì)出現(xiàn)紕漏，且不利于信息儲(chǔ)存和傳達(dá)，加重了項(xiàng)目經(jīng)理的信息整理負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量的降低。

更好的方式是通過使用合適的工具將這些信息內(nèi)容數(shù)字化，進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，這樣一方面項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)更加科學(xué)，另一方面也方便儲(chǔ)存和分析，為后續(xù)的項(xiàng)目管理工作積累可遷移、可視化的項(xiàng)目管理資產(chǎn)。項(xiàng)目從啟動(dòng)到收尾的全過程，不僅僅是項(xiàng)目經(jīng)理，高層管理人員更需要掌握項(xiàng)目信息的狀況，幫助他們及時(shí)決策以及對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)盤。

②科學(xué)整理、分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)，消除“信息孤島”

在獲取項(xiàng)目信息之后，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)其進(jìn)行整理，剔除無用的、不真實(shí)的信息，保留真實(shí)、有效的信息，然后對(duì)整理出來的有效信息進(jìn)行分析處理，以評(píng)估項(xiàng)目的健康狀態(tài)，指導(dǎo)項(xiàng)目管理的下一步動(dòng)作。

在信息化時(shí)代，信息絕不能是閉塞、孤立的，信息之間，特別是數(shù)據(jù)之間，要有來有往、互相關(guān)聯(lián)流通，信息管理才能更加高效、科學(xué)。比如說，在一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)據(jù)和項(xiàng)目的實(shí)際支出數(shù)據(jù)是要關(guān)聯(lián)起來的，統(tǒng)計(jì)分析二者之間的偏差，可以了解項(xiàng)目的成本狀況，評(píng)估項(xiàng)目對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的意義。

要做到這點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理需要有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能力，既要知道哪些數(shù)據(jù)之間必須關(guān)聯(lián)，還要能夠從數(shù)據(jù)的對(duì)比中得出正確的結(jié)論，以支撐決策。事實(shí)上，如果不借助于工具，項(xiàng)目經(jīng)理要完美地完成這一步是很難的，還是以項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為例，不借助工具的話，項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)就要花去大部分時(shí)間，加上檢查校對(duì)，效率非常低下；而如果借助于專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，項(xiàng)目經(jīng)理不需要手動(dòng)計(jì)算，系統(tǒng)會(huì)用科學(xué)的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理方法自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，不僅提高了效率，還保證了準(zhǔn)確性。

二、學(xué)會(huì)使用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具讓信息管理更輕松

在信息化、數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)的業(yè)務(wù)需要數(shù)字化賦能，數(shù)字化能夠重塑業(yè)務(wù)流程，甚至改變業(yè)務(wù)模式，提高發(fā)展效率和質(zhì)量，是企業(yè)獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的有效路徑。面對(duì)這一形勢(shì)，企業(yè)的項(xiàng)目管理活動(dòng)也應(yīng)該跟上甚至推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化改革的步伐——對(duì)于信息管理來說，利用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，搭建項(xiàng)目管理信息化體系，可以提高信息管理的科學(xué)性和專業(yè)性，不管是信息的搜集，還是信息的處理和分析，都會(huì)更加輕松和科學(xué)。

①信息搜集，讓數(shù)據(jù)順暢流通

當(dāng)信息搜集由手動(dòng)變?yōu)楣ぞ呋?xiàng)目成員要做的事其實(shí)并沒有變化——同樣要定時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作成果和進(jìn)度，只不過是匯報(bào)的“陣地”轉(zhuǎn)移到了新的工具上，但這種轉(zhuǎn)移對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說卻大大提高了效率。

在項(xiàng)目管理中，最基礎(chǔ)的信息是工時(shí)和費(fèi)用，一個(gè)展示了項(xiàng)目成員的工作內(nèi)容，關(guān)系到項(xiàng)目的進(jìn)度，一個(gè)則展示了項(xiàng)目的實(shí)際支出；同時(shí)工時(shí)可以換算為成本，以貨幣形式計(jì)算，與費(fèi)用一起，與項(xiàng)目成本掛鉤。以工時(shí)為例，如圖，在專業(yè)的項(xiàng)目管理工具——易趨上，項(xiàng)目成員通過系統(tǒng)匯報(bào)工時(shí)，內(nèi)容包括在什么項(xiàng)目上、花費(fèi)了多少時(shí)間等，提交后的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)匯總到項(xiàng)目經(jīng)理處，如果項(xiàng)目成員忘記了匯報(bào)，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)發(fā)消息或郵件提醒，減少了溝通成本；其次，這種分門別類的匯報(bào)方式，也是一種初步的信息整理方式，保證搜集到的都是有效信息。

②自動(dòng)整理信息，輸出統(tǒng)計(jì)報(bào)表

專業(yè)的項(xiàng)目管理工具除了支持項(xiàng)目實(shí)際數(shù)據(jù)的搜集，還應(yīng)該支持項(xiàng)目經(jīng)理制定相關(guān)計(jì)劃，包括項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、資源預(yù)算計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃等，將預(yù)算的數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)對(duì)比，項(xiàng)目經(jīng)理就可以得到相關(guān)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，了解項(xiàng)目各個(gè)方面的健康狀態(tài)。

以易趨項(xiàng)目管理軟件為例，易趨為項(xiàng)目經(jīng)理提供“從整體到細(xì)節(jié)”的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。在“整體”上，以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為例，易趨會(huì)將費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際花費(fèi)做成統(tǒng)計(jì)圖，讓項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成本的總體情況和趨勢(shì)有所了解，如下圖：

而在細(xì)節(jié)方面，易趨也有相關(guān)的報(bào)表展現(xiàn)，如下圖，易趨會(huì)在項(xiàng)目費(fèi)用的預(yù)算計(jì)劃表上進(jìn)行進(jìn)行成本方面的展示——展示從員工的費(fèi)用報(bào)銷單中鉆取實(shí)際的費(fèi)用數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)實(shí)際和計(jì)劃的偏差數(shù)值和比例，通過數(shù)值的正負(fù)展示某項(xiàng)支出是否超出成本，通過顏色的區(qū)別展示成本超支的程度。

③量體裁衣，分角色展示不同維度的信息

不同的項(xiàng)目角色，關(guān)注的內(nèi)容不一樣，想要的信息也就不一樣：普通項(xiàng)目成員想要知道項(xiàng)目的具體任務(wù)、具體工時(shí)、開始和完成時(shí)間、任務(wù)相關(guān)的任務(wù)和人員是誰，項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注單個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、計(jì)劃、收支、風(fēng)險(xiǎn)、問題，高層領(lǐng)導(dǎo)則關(guān)注單個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量、組合項(xiàng)目的健康狀態(tài)和財(cái)務(wù)狀況。

項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目“承上啟下”的角色，需要學(xué)會(huì)“量體裁衣”，針對(duì)不同角色，提供不同維度的數(shù)據(jù)結(jié)果，從而減少信息干擾，提高各方的工作效率。

而這點(diǎn)，借助于專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，可以輕松實(shí)現(xiàn)。還是以易趨為例，在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)的處理上，易趨為項(xiàng)目經(jīng)理提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)展示，方便項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤追溯，找到風(fēng)險(xiǎn)源頭，更好的解決具體的問題；面對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)，易趨則通過“重要階段”展示項(xiàng)目的進(jìn)度，讓高層領(lǐng)導(dǎo)了解大方向上的進(jìn)度情況。

三、總結(jié)

1.信息化和數(shù)據(jù)化時(shí)代，項(xiàng)目的信息管理是基礎(chǔ)且重要的一環(huán)，項(xiàng)目經(jīng)理要提高信息獲取、整理和分析的能力，從而提高項(xiàng)目管理的效率和水平；

2.選擇專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，可以讓項(xiàng)目信息管理更科學(xué)：通過工具匯報(bào)工時(shí)和費(fèi)用，可以有效減少溝通成本；通過工具輸出數(shù)據(jù)“從整體到細(xì)節(jié)”的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，可有效支撐項(xiàng)目決策；針對(duì)不同角色，工具可以展示不同維度的信息和數(shù)據(jù)，提高各方的工作效率。