項目管理的定義是，在限定的時間和資源內完成某個任務。基于此，項目經理需要跟蹤項目全過程的相關信息，根據信息的變化來了解項目的進度和質量，以便及時發現風險、處理問題。項目信息，特別是項目的數據，在項目管理中尤為重要，是項目管理活動的“血液”。
項目經理依賴于項目信息，甚至大部分的工作時間都花在獲取信息、整理信息上；提高項目信息的管理能力，項目管理的效率和水平也會有所提高。
一、項目信息管理的要求
項目信息的管理主要包括信息獲取、信息整理、信息分析三個方面，科學的項目信息管理要求項目經理能夠獲取實時、真實、透明的項目信息；高效地整理、統計項目數據，保證項目信息的準確性和科學性；并對整理出來的信息進行分析，為決策提供依據。
①獲取實時、真實、透明的項目信息
在項目管理中，項目的進度是隨時變化的，需要及時跟蹤和把控，所以項目信息的實時性非常重要——只有不斷地從即時的項目信息中獲取即時的項目進度，項目經理才能對項目的風險更加敏感，增強捕捉和把控項目風險的能力。
項目信息的真實性同樣不可忽視，在真實數據的基礎上，項目的管理和決策才能準確有效，否則是南轅北轍，根本達不到項目目標。
這就要求項目信息是透明可視的，項目經理要能夠有方法或工具及時獲取到實時、真實的項目信息，為后續的信息整理和分析奠定基礎。獲取項目信息的方法有很多，比較常見的有面對面溝通、電話微信等通訊工具溝通等，但是這些傳統的信息獲取方式有個通病，就是獲取到的信息比較碎片化，在整理過程中可能會出現紕漏，且不利于信息儲存和傳達，加重了項目經理的信息整理負擔，導致工作效率和質量的降低。
更好的方式是通過使用合適的工具將這些信息內容數字化，進行系統化的處理，這樣一方面項目的信息數據更加科學，另一方面也方便儲存和分析，為后續的項目管理工作積累可遷移、可視化的項目管理資產。項目從啟動到收尾的全過程，不僅僅是項目經理，高層管理人員更需要掌握項目信息的狀況，幫助他們及時決策以及對項目進行復盤。
②科學整理、分析項目數據，消除“信息孤島”
在獲取項目信息之后，項目經理需要對其進行整理，剔除無用的、不真實的信息，保留真實、有效的信息，然后對整理出來的有效信息進行分析處理，以評估項目的健康狀態，指導項目管理的下一步動作。
在信息化時代，信息絕不能是閉塞、孤立的，信息之間，特別是數據之間，要有來有往、互相關聯流通，信息管理才能更加高效、科學。比如說，在一個項目中，項目的預算數據和項目的實際支出數據是要關聯起來的，統計分析二者之間的偏差，可以了解項目的成本狀況，評估項目對企業戰略目標的意義。
要做到這點，項目經理需要有強大的數據統計和分析能力，既要知道哪些數據之間必須關聯，還要能夠從數據的對比中得出正確的結論，以支撐決策。事實上，如果不借助于工具，項目經理要完美地完成這一步是很難的，還是以項目財務數據為例，不借助工具的話，項目經理統計數據就要花去大部分時間，加上檢查校對，效率非常低下；而如果借助于專業的項目管理工具，項目經理不需要手動計算，系統會用科學的項目財務管理方法自動對數據進行分析，不僅提高了效率，還保證了準確性。
二、學會使用專業的項目管理工具讓信息管理更輕松
在信息化、數字化時代，企業的業務需要數字化賦能，數字化能夠重塑業務流程，甚至改變業務模式，提高發展效率和質量，是企業獲得競爭優勢的有效路徑。面對這一形勢，企業的項目管理活動也應該跟上甚至推進企業數字化改革的步伐——對于信息管理來說，利用專業的項目管理工具，搭建項目管理信息化體系，可以提高信息管理的科學性和專業性，不管是信息的搜集，還是信息的處理和分析，都會更加輕松和科學。
①信息搜集，讓數據順暢流通
當信息搜集由手動變為工具化，項目成員要做的事其實并沒有變化——同樣要定時向項目經理匯報工作成果和進度，只不過是匯報的“陣地”轉移到了新的工具上，但這種轉移對項目經理來說卻大大提高了效率。
在項目管理中，最基礎的信息是工時和費用，一個展示了項目成員的工作內容，關系到項目的進度，一個則展示了項目的實際支出；同時工時可以換算為成本，以貨幣形式計算，與費用一起，與項目成本掛鉤。以工時為例，如圖，在專業的項目管理工具——易趨上，項目成員通過系統匯報工時，內容包括在什么項目上、花費了多少時間等，提交后的數據會自動匯總到項目經理處，如果項目成員忘記了匯報，系統還會自動發消息或郵件提醒，減少了溝通成本；其次，這種分門別類的匯報方式，也是一種初步的信息整理方式，保證搜集到的都是有效信息。
②自動整理信息，輸出統計報表
專業的項目管理工具除了支持項目實際數據的搜集，還應該支持項目經理制定相關計劃，包括項目進度計劃、資源預算計劃、費用預算計劃等，將預算的數據與實際數據進行統計對比，項目經理就可以得到相關的統計結果，了解項目各個方面的健康狀態。
以易趨項目管理軟件為例，易趨為項目經理提供“從整體到細節”的數據統計結果。在“整體”上，以財務數據為例，易趨會將費用預算與實際花費做成統計圖，讓項目經理對成本的總體情況和趨勢有所了解，如下圖：
而在細節方面，易趨也有相關的報表展現，如下圖，易趨會在項目費用的預算計劃表上進行進行成本方面的展示——展示從員工的費用報銷單中鉆取實際的費用數據，統計實際和計劃的偏差數值和比例，通過數值的正負展示某項支出是否超出成本，通過顏色的區別展示成本超支的程度。
③量體裁衣，分角色展示不同維度的信息
不同的項目角色，關注的內容不一樣，想要的信息也就不一樣：普通項目成員想要知道項目的具體任務、具體工時、開始和完成時間、任務相關的任務和人員是誰，項目經理關注單個項目的進度、計劃、收支、風險、問題，高層領導則關注單個項目的進度和質量、組合項目的健康狀態和財務狀況。
項目經理作為項目“承上啟下”的角色，需要學會“量體裁衣”，針對不同角色，提供不同維度的數據結果，從而減少信息干擾，提高各方的工作效率。
而這點，借助于專業的項目管理工具，可以輕松實現。還是以易趨為例，在對項目進度數據的處理上，易趨為項目經理提供詳細的數據展示，方便項目經理跟蹤追溯，找到風險源頭，更好的解決具體的問題；面對高層領導，易趨則通過“重要階段”展示項目的進度，讓高層領導了解大方向上的進度情況。
三、總結
1.信息化和數據化時代，項目的信息管理是基礎且重要的一環，項目經理要提高信息獲取、整理和分析的能力，從而提高項目管理的效率和水平；
2.選擇專業的項目管理工具，可以讓項目信息管理更科學：通過工具匯報工時和費用，可以有效減少溝通成本；通過工具輸出數據“從整體到細節”的統計結果，可有效支撐項目決策；針對不同角色，工具可以展示不同維度的信息和數據，提高各方的工作效率。
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