1．合同管理系統簡介：

1.1 簡述：

合同管理有七大模塊，分別是：

① 合同錄入

② 合同工作流審批

③ 合同查詢

④ 合同統計

⑤ 合同收付款管理

⑥ 合同客商管理

⑦ 合同歸檔

1.2 流程圖

圖1.2.1 合同流程圖

圖1.2.2 合同管理導航圖(工作臺》》合同管理)

1.3 功能簡述

合同系統主要解決單位/公司內的合同管理的難題，提供合同錄入、工作流審批、收付款、統計、歸檔的功能，使合同管理起來方便快捷。合同的錄入和合同的工作流審批是分開的，新建合同可以是一人，把合同帶到工作流中可以指定專門的人，在合同工作流中，也指定了可操作的人員權限，并且合同的部分表單內容在流程中可以進行人為的控制，使得流程操作人員對表單可寫，或者不可見表單敏感的信息（比如合同金額等信息）。這樣無形中加強了合同的安全性。合同收付款，可以幫助你管理合同的收付款問題，使得合同的款項收付一目了然。可以設置定時間的收付款提醒，來加強公司的辦公效率，提升公司整個的工作效率。合同統計可以幫助查看指定類型合同或者指定人員的合同的總體情況，對來款付款的情況一清二楚，合同歸檔對已經完成的合同進行歸檔處理，記錄實際合同歸檔的信息，并提供了借閱的功能，使用戶可以借閱合同的電子檔也可以借閱存放在庫室的紙質合同。

在使用合同管理之前，你必須要先進行如下的操作（前提是你已經安裝了北京通達公司的通達ＯＡ辦公系統，并且已經設置好了組織機構等）：

2 合同初始設置

圖2 合同初始化導航圖(系統管理員》》工作臺》》基礎設置)

2.1 新建角色

合同歸檔需要由專人負責，可以新建角色（檔案管理員）來專門管理合同歸檔。（此為可選操作）

2.2 設置菜單權限

安裝合同管理以后，只有ＯＡ管理員有全部的合同管理的菜單權限，所有你必須為需要的角色設定必須的角色。

這里給出菜單設置的分配建議，如表2.2。

表2.2 菜單設置建議

序號

合同菜單

菜單簡述

菜單權限分配建議

1

客商管理》》客戶信息

新建客戶

分配給需要新建客戶的職員

2

客商管理》》客戶回收

誤刪除、惡意客戶回收

建議分配給管理員

3

客商管理》》供應商信息

新建供應商

分配給需要新建供應商的職員

4

客商管理》》供應商回收

誤刪除、惡意供應商回收

建議分配給管理員

5

客商管理》》其他對方信息

新建供其他對方

分配給需要新建其他對方的職員

6

客商管理》》其他對方回收

誤刪除、惡意其他對方回收

建議分配給管理員

7

我的合同》》新建合同

依照不同合同類型新建合同

分配給需要新建合同的職員

8

我的合同》》合同查詢

根據權限查詢合同

如果有新建合同的權限，一般也建議分配此權限

9

我的合同》》合同導入

批量導入舊合同

建議分配給管理員

10

我的工作

當前合同工作流轉交到的工作

如果在合同流程中需要審批，必須分配此菜單權限

11

工作查詢

查詢所有的工作流進展情況

一般分配給管理員

12

合同收付款》》合同收款

合同收款的添加計劃，審核，流程

建議分配給收付款相關職員，包括收款人和合同創建者

13

合同收付款》》合同付款

合同付款的添加計劃，審核，流程

建議分配給收付款相關職員，包括收款人和合同創建者

14

合同統計

對合同的統計，包括合同數量，金額等信息

普通職員只可以查看到自己合同的統計，部門主管可以查看部門所有合同的統計，管理員可以查看到所有合同的統計。

15

合同流程

設計合同工作流

分配給OA管理員

16

合同設置》》往來單位

合同往來單位的添加，維護

分配給專人，管理員，行政人員

17

合同設置》》合同類型

合同的類型的建立和維護

建議分配給管理員

18

合同設置》》合同編號

合同自定義編號的設置

建議分配給管理員

19

合同設置》》合同模板

查看、添加合同模板

普通員工只可以查看模板，有管理員權限的可以新建，修改，刪除模板

20

合同設置》》合同自定義字段

設置合同自定義字段

建議分配給管理員

21

合同設置》》合同類型

設置合同類型

建議分配給管理員

22

合同設置》》相關法律

查看、添加合同相關法律

普通員工只可以查看法律，有管理員權限的可以新建，修改，刪除法律

23

合同設置》》合同代碼

設置合同系統代碼

建議分配給管理員

24

合同設置》》合同權限

設置合同操作權限

建議分配給管理員

25

合同設置》》合同提醒設置

設置合同到期、收付款到期提醒的間隔時間和開關

建議分配給管理員

26

合同設置》》緩存清理

清理系統運行中的緩存

建議分配給管理員

27

系統注冊

系統注冊以及更新

分配給管理員

28

合同歸檔》》我的借閱

合同登錄用戶當前正在借閱的歸檔合同檔案和歷史借閱

分配給需要借閱合同的用戶

29

合同歸檔》》我的歸檔

合同歸檔用戶所歸檔的檔案

分配給專門的檔案管理員

30

合同歸檔》》借閱管理

合同歸檔用戶管理的檔案借閱情況

分配給專門的檔案管理員

31

合同歸檔》》歸檔查詢

查詢所有歸檔的信心

分配給需要查詢歸檔檔案的用戶

2.3 設定合同類型

用ＯＡ管理員賬號登陸系統，進入合同設置－合同類型中，添加合同類型。其中權限部門是指可以建立此合同類型的合同的部門，如果設置了某一個權限部門，則在此權限部門的用戶才可以新建合同，如圖2.3.1。

圖2.3.1 合同類型設置

2.4 設置合同編號

合同編號說明：

合同編號是合同的唯一標識，對合同進行編號，良好的合同編號有助于合同的分類和查找。本系統的合同編號可以按照多種形式來自由組合。編號回收功能默認開啟，在該模式下被刪除的編號將自動回收并重新分配給新的合同。如圖2.4.1。

操作方法：

進入合同設置－合同編號中，填寫需要設置的編號格式。

范例：

如果要設置編號類似為“器材銷售_2016_001”，則填寫編號格式：

器材銷售_{yy}_{auto-i(‘000’)}

圖2.4.1 合同編號設定

2.5 設定合同權限

合同權限說明：

合同權限是合同系統在菜單權限之外的權限細化，根據設定的合同角色，權限細化到每一個按鈕操作。同一個角色的用戶權限是一致的。

操作方法：

首先結合本單位/公司的需求，建立合同角色，一般都應該有（合同管理員、檔案管理員、總經理、財務主管、部門主管、職員）等角色，如圖2.5.1。

圖2.5.1 合同角色列表

點擊新建角色按鈕，到新建角色界面，如圖2.5.2。錄入角色排序號，角色名稱，角色用戶。當全部角色都建好后，開始設置各個角色的合同管理權限，如圖2.5.3。

權限主要分為七大塊，客商管理、客商關聯信息、合同管理、合同關聯信息、合同收付款、合同查看、合同保密信息設置。

客商管理包含：全部客戶、全部客戶回收、全部供應商、全部供應商回收、全部其他對方、全部其他對方回收六個權限，用來查看與操作相關的全部數據。其中回收包含：恢復、徹底刪除權限，其他包含：添加、修改、刪除、導入、導出權限。

客商關聯信息包含：相關合同、收款/付款、交貨/交付記錄、資金統計四個查看關聯信息的權限，如圖2.5.4。

合同管理包含：新建合同、新建子合同、提交審批、提交履約、結清合同、關閉合同、完成合同、刪除合同、歸檔合同八個權限。

新建合同：擁有新建合同的權限，只有分配了此權限才可以新建合同；

提交審批：當新錄入一個合同，如果沒有此權限，則不能提交審批；

提交履約：審批完成后，如果沒有此權限，則不能提交履約審批，此操作必須在審批完成后才能操作；

結清合同：結清合同表示合同金額全部結清完畢，當審批完成和收付款結束方可執行此操作；

關閉合同：廢除此合同，但是不刪除該合同的數據；

完成合同：表示一個合同的結束，當合同所有的事情都辦理完成，可以完成此合同；

刪除合同：當錄入了錯誤的合同可以執行此操作，類似關閉合同，但是不同的是不保留合同相關數據；

歸檔合同：歸檔已經完成的合同，必須是完成的合同才能進行歸檔；

合同關聯信息包含：收付款(添加、修改)、發票、交貨/交付記錄(添加、修改、刪除)、合同進度(添加、修改、刪除)、合同變更、資金統計、子合同、合同查閱人(添加、刪除)共計八個查看關聯信息的權限和若干對應的子權限。如圖2.5.5。

合同收付款包含：添加收付款、提交收付款審核、收付款確認、收付款廢棄四個權限。

添加收付款：對錄入的合同添加收付款計劃；

提交收付款審核：對添加的收付款計劃進行提交審核；

收付款確認：當合同金額支出或者有收入時，對收付款計劃進行確認款額到賬；

收付款廢棄：對錯的或者不需要的收付款進行廢棄處理；廢棄的收付款將不會對合同產生影響；

合同查看權限是對角色用戶擁有的可查看/管理 人員/部門的一個權限設置，可以設置本部門、可查看部門、可查看人員。

保密信息設置是對查看表單詳情進行保密的設置，如果登錄用戶有某合同的查看權限，但不是該合同的合同經辦人，那么查看這個合同表單詳情則按照此處設置的保密信息來顯示合同表單，被保密的字段將會以（****）來替代顯示。

圖2.5.2 新建合同角色

圖2.5.3 設置角色管理權限

圖2.5.4 客戶、供應商、其他對方關聯信息

圖2.5.5 合同詳情-合同關聯信息

2.6 設置客商信息

客商管理說明：

客商管理用來管理合同系統中的客戶、供應商、其他對方，可以方便查詢所有有業務往來的客戶、供應商、其他對方，接近于一個小型的客戶管理系統。客商信息可以由多個用戶來建立，除了在此處建立外，還可以在新建合同時，在選擇用戶單位插件中新增單位也可以新建客商信息，一般來說每個用戶新建的用戶自己可以編輯、刪除，其他用戶除了管理員以及擁有全部數據操作權限的人員外都不可以編輯、刪除。管理員角色用戶可以編輯、刪除、管理所有的客商信息。

操作方法：

進入客商管理－客戶信息或供應商信息或其他對方信息，錄入客戶名稱、所屬行業等信息并且提交。如圖2.6.1。

圖2.6.1 新建客戶信息

2.7 設置合同流程

合同流程說明：

合同流程是合同系統工作流的核心，工作流通過合同流程設置的工作步驟執行，流程按照合同類型進行分類，每個合同類型的合同流程可以彼此都不一樣，滿足了不同類型的合同審批需求。

操作方法：

進入合同流程中，在左側的合同類型下選擇合同類型，如果是第一次，則在右側會出現自動建立流程的按鈕，點擊按鈕自動建立流程。如果已經建立過了，則列出該類型的所有流程，如圖2.7和2.8。

圖2.7 自動建立流程

在操作中，只有履約流程可以禁用，禁用后此操作將不會再合同查詢中的操作欄中出現。

圖2.8 流程列表

流程列表生成后，在列表中點擊流程屬性來設置流程屬性

點擊新建步驟，開始新建流程的步驟

2.7.1第一步：基本屬性

步驟名稱：當前流程的步驟的名稱

下一步驟：當前步驟的下一步驟，可以多選，但是必須選擇一個。（下一步驟一般在步驟全部建立后才能設置）

電子文檔編輯權限：勾選（下載，閱讀，編輯，刪除，上傳，轉存），在該步驟中對合同電子檔的權限就自能是勾選的權限。這個只針對合同審批、履約流程，收付款流程不需要設定

自動選人： 自動選人，在轉交下一步時，輔助自動選擇好主辦人。自動選人有9個選項，分別是不進行自動選擇，自動選擇流程發起人，自動選擇本部門主管，自動選擇本部門助理，自動選擇上級主管領導，自動選擇上級分管領導，自動選擇一級部門領導，指定自動選擇默認人員，自動選擇指定步驟主辦人。其中自動選擇本部門主管，自動選擇本部門助理，自動選擇上級主管領導，自動選擇上級分管領導需要選擇指定步驟（即針對的部門是屬于哪個步驟主辦人的部門）。

回退權限： 是否在當前步驟中可以向前一步回退。有3個選項，不允許回退，只允許回退到上一步驟，允許回退到前幾步驟。

插件程序： 流程執行過程中，若需要在某一步驟執行特殊的任務，可能會用到插件，制作好的插件需要放在m_contract/flow/plugin文件夾下。填寫文件名稱即可。插件制作方法詳見文檔。

圖2.9 流程基本屬性

設置完成后，點擊下一步到辦理權限。

2.7.2第二步：辦理權限

辦理權限，是設置該流程可以被那些人員辦理，可以辦理的人員是人員、部門、角色的并集，人員只要屬于３個中的１個，就可以有辦理此步驟的權限。

圖2.10 流程設置辦理權限

點擊下一步到可寫字段

2.7.3第三步：可寫字段

可寫字段，即此步驟，操作人員可以編輯的字段，若不可寫，則在表單中將以文本的方式顯示，若可寫，在表單中可以編輯表單字段。雙擊字段或者選中字段后點擊箭頭均可以切換字段放置的選擇框。

點擊下一到保密字段

2.7.4第四步：保密字段

圖2.11 流程設置可寫字段

保密字段用來在流程操作中讓一些敏感的字段不被用戶看見，代替的是一串***號。最后點擊保存按鈕，保存所有的設置。

圖2.12 流程設置保密字段

2.7.5第五步：條件設置

條件設置可以設定當前步驟是否可以作為上一步驟的下一步驟，如果表單值滿足設置的條件，則該步驟即為有效可以出現在上一步驟的可選步驟，如果表單值不滿足設置的條件，則該步驟將無效，雖然也出現上一步驟的下一步驟，但是不可以選擇，如圖2.13。

選擇字段和條件和填寫值，添加到條件列表中去，可以添加多個條件。默認多個條件是按照與方式來組合，就是當這幾個條件同時滿足此步驟才有效。如果多個條件你需要別的公式來組合，則可以在條件公式中設置，你可以輸入類似 [1] OR [2],這樣是滿足其中一個條件即有效。填寫的不符合條件的用戶描述用來當該步驟在選擇下一步驟時無效時給出的描述。

在生成條件中填寫的值必須填寫是數據庫保存數據的類型，合同類型、合同對方、主辦部門、合同經辦人、項目負責人、合同部門經理、收付款方式、收付類型、合同狀態、合同創建人不能填寫在列表中顯示的數據如下：

合同類型=》合同類型ID

合同對方=》合同對方編號

主辦部門=》主辦部門部門ID

合同經辦人=》合同經辦人USER_ID

項目負責人=》項目負責人USER_ID

合同部門經理=》合同部門經理USER_ID

收付款方式=》收付款方式的編號（在合同代碼中查看）

收付類型=》收付類型的編號（在合同代碼中查看）

合同狀態=》（無需設置）

合同創建人=》合同創建人USER_ID

圖2.13 流程選擇下一步步驟

圖2.14 流程設置條件設置

2.7.6第六步：調整步驟順序

在所有的步驟都建立好后，才開始設定步驟的執行順序。點擊步驟列表中的基本屬性，選擇當前步驟的下一步驟。直到在步驟列表中設定了所有的步驟。一定要確定步驟的執行順序。否則在流程執行中會出現轉交不成功的情況。

2.8 合同提醒設置

合同提醒說明：

合同提醒是系統自動提醒用戶執行等待執行的工作，提高工作效率，目前有合同到期提醒、收款到期提醒、付款到期提醒，系統定時循環檢查合同、收款、付款是否到期，如果到期就向負責的用戶發送消息提醒。

操作方法：

在合同提醒中可以設置合同到期提醒、收付款到期提醒。設置步驟如下：

1.設置合同提醒定時檢測程序：

打開“系統管理”->“定時任務管理”->“間隔執行任務”中設置“合同提醒定時任務”選項，系統默認是每個60分鐘檢測一次看是否有需要提醒的信息，不要設置的間隔太小，設置太小會加大服務器處理，可以不改動默認設置。如下圖2.15：

圖2.15 合同定時任務

圖2.16 設置合同定時提醒任務執行間隔

2.合同提醒時間間隔設置

合同安裝成功之后在“合同管理”->“合同設置”->“合同提醒設置“中可以設置合同提醒的提前多少天提醒，提醒頻率（注意：此頻率必須比定時任務處設置的頻率要大），提醒方式，是否開啟提醒，其中提醒方式有按份數提醒和單個提醒，按份數提醒發送的消息提醒會少一點，而按單個提醒發送的消息提醒比較多，但是較精確，建議設置為按份數提醒。操作如圖2.17所示：

圖2.17合同提醒設置

到此，合同管理的所有必備設置已經完成。你還可以去設置合同模板，相關法律，添加合同帶代碼。

3 合同其他設置

3.1 設置自定義字段

自定義字段說明：

自定義字段可以滿足你對當前合同表單項的不足而設計的，你可以為某個特定的合同類型設置自定義字段，將不會影響其他類型的合同。從而滿足各個行業對合同系統的需求。

操作方法：

當你新建合同后，可能覺得合同的基本字段滿足不了你的需求，你可以新建自定義字段。進入合同設置-合同自定義字段，點擊新建字段，如圖3.1。

選擇合同類型，字段內部名稱就是字段名，此名稱必須要驗證通過，如果不通過，必須換一個其他名稱（必須是英文，建議用大寫英文），創建時顯示此字段，如果此字段是流程中需要的，不需要在創建時出現，就選擇不顯示，如果你需要在創建合同的時候出現，可以填寫，那就選擇顯示。標簽類型，必須要選擇，可以選擇單行文本輸入框，或者多行文本輸入框。ID，NAME，CLASS一般默認就可以。

圖3.1 新建自定義字段

自定義字段排序，是對一個類型下的合同并且該類型下的一個表單做排序，自定義字段全部新建好后，對同一類型的字段進行排序。點擊下圖3.2的字段排序按鈕，必須先要選擇合同類型和表單。

圖3.2 字段排序

字段排序，選中字段，點擊排序按鈕，保存，可以實現字段的排序。

圖3.3 自定義字段排序

注意，自定義字段全部設定好后，如果是流程中需要用到的，必須要到對應的流程中把字段加到可寫字段或者保密字段中去。

3.2 設置合同代碼

合同代碼說明：

合同代碼是合同系統的代碼庫，一些數據的集合在這里設置，包括收付款方式、收付類型、信譽度、法律分類等，可以根據需要添加子項如圖3.9，系統初始的代碼不可以刪除，用戶新建的代碼可以自由刪除、編輯。

圖3.9 合同代碼

4 工作臺（桌面）

工作臺說明：

工作臺分為：個人事務、合同管理、基礎設置三個模塊，如圖4.1。除了系統管理員用戶外，大部分用戶能使用前兩個模塊功能。

個人事務包含：工作辦理、工作委托、工作查詢、內部短信四個快捷菜單，還包含合同相關的提醒與收付款提醒功能。擁有一個月收付款統計折現統計圖。 如圖4.2。

圖4.1 工作臺-個人事務

合同管理包含：合同模塊、新建合同、查閱人、統計報表、合同管理、合同變更、收款、付款、合同進度、借閱管理、歸檔查詢、發票、交貨記錄、我的借閱、我的歸檔十五個快捷菜單。

圖4.2 工作臺-合同管理

基礎設置包含：合同類型、合同流程、合同編號、自定義字段、合同管理、合同模版、合同權限、合同提醒八個快捷菜單。

圖4.3 工作臺-基礎設置

權限：快捷菜單的權限與用戶菜單權限一致。圖4.4與4.5展現了去掉新建合同菜單后的合同管理工作臺情況。（菜單設置在，系統管理》》組織機構設置》》角色與權限管理》》設置權限中進行設置）

圖4.4 去掉新建合同菜單

圖4.5 無操作權限

5 客商管理

客商管理說明：

客商管理用來管理合同系統中的客戶、供應商、其他對方，可以方便查詢所有有業務往來的客戶、供應商、其他對方，接近于一個小型的客戶管理系統。客商信息可以由多個用戶來建立，除了在此處建立外，還可以在新建合同時，在選擇用戶單位插件中新增單位也可以新建客商信息，一般來說每個用戶新建的用戶自己可以編輯、刪除，其他用戶除了管理員以及擁有全部數據操作權限的人員外都不可以編輯、刪除。管理員角色用戶可以編輯、刪除、管理所有的客商信息。

如圖5.1。

圖5.1 合同關聯頁面

關聯信息：客商管理的關聯信息有，相關合同，收款/付款，交貨/交付記錄，資金統計，收貨信息，財務信息。其中收付款信息，財務信息在新建是就有，其他則需要新建完成后才能查看與操作。如圖5.2。

圖5.2 合同關聯頁面

6 合同的新建

合同新建說明：

用戶若要新建某類型合同，則必須有新建合同的權限，和所在部門對合同類型的權限，才可以新建合同。

操作方法：

點擊我的合同—新建合同，進入選擇合同類型的界面，選擇一個合同類型，進行新建，如圖5.1。

圖6.1 新建合同

新建合同中的甲方乙方，一般來說其中有一方是本公司/單位，通過單位插件來選擇甲方乙方，插件界面如圖6.2所示，可以按照行業來篩選單位，也可以按單位名稱來搜索，輸入單位名稱，點擊搜索按鈕或者回車進行搜索。

圖6.2 選擇單位插件

完成填寫合同的內容以及上傳合同的電子檔。（有紅色*號的字段為必填項，否則無法提交成功）。如果是和收付款相關的合同，可以添加收付款的計劃，如下圖6.3。

圖6.3 添加收付款計劃

點擊添加按鈕執行添加收付款計劃或者點擊編輯執行對收付款的修改。

圖6.4 新建收付款計劃

信息全部填寫后，保存合同，在合同提交審批之前，在合同查詢列表中，合同經辦人有權限對該合同進行編輯或者刪除的操作。

如果合同需要到流程中進行審批，如果當前用戶有提交審批的權限，則提交審批，或者由提交審批權限的人員提交合同到審批流程中去。

7 合同關聯信息

合同關聯信息說明：

合同關聯包含：收款/付款、發票、交付/交貨記錄、合同進度、合同變更、資金統計、子合同、合同查閱人八個關聯內容。如圖6.1。（關聯信息在合同詳情的最底部）

圖7.1 合同關聯信息

收款/付款： 5 新建合同中有說明。

發票：已確認并填寫發票編號的合同收付款。

交付/交貨記錄：記錄合同執行過程中的交付、交貨的情況。

合同進度：記錄合同的執行進度。

合同變更：在合同審核的過程中，系統會記錄審核人員對合同作出的任意變化。在每個審核過程中，若數據發生了改變，則做為一個新變更版本保存。如圖7.2-7.3。

圖7.2 合同變更-審核過程產生的版本

圖7.3 合同變更-變更記錄詳情

資金統計：合同相關的資金狀態統計。

子合同：合同下面補充協議、補充合同等東西。

合同查閱人：給指定的人員分配當前合同的查閱權限。

8 合同查詢

合同查詢說明：

合同查詢根據登錄用戶的可查看權限來查詢自己可查看的所有合同，可以根據條件來進行查詢，默認是簡單的查詢，也可以通過高級查詢中更多的條件來進行查詢，也有通過自定義字段來查詢。在條件下方有有五個按鈕分別是將到期、已過期、導出、重置、查詢如圖8.1。

圖8.1 合同查詢條件

將到期和已過期按鈕上可以看到將到期和已過期的數目，點擊顯示的是將到期和已過期的合同的列表。

導出可以導出查詢到的所有的合同到excel并下載到本地。

自定義字段來查詢合同如下圖8.2：

圖8.2 自定義查詢條件

查詢出來的合同列表中操作根據合同設置里的權限來判定的，如果合同還沒有進到流程中審批，那合同的擬稿人員可以對合同修改和刪除。一旦進入了流程就不可以修改和刪除。合同操作有【修改】，【刪除】，【提交審批】，【提交履約審批】，【合同關閉】，【歸檔合同】，【查看流程】。

合同查詢默認不查詢狀態為合同完成和歸檔完成的合同，如有需要查詢這兩類的合同，則需要設置查詢條件為合同完成或者歸檔完成。如需要進行歸檔時，就要查詢出合同完成的合同。

9 合同導入

合同導入說明：

合同導入為了批量導入在合同系統之前的舊合同。無需經過一系列的審批操作，直接把合同錄入到合同系統中進行管理。需要下載導入模板，按照導入模板上的格式把合同信息輸入上去，再提交實現批量導入，如圖6.1。

圖9.1 合同批量導入

操作方法：

首先下載合同導入模板，打開合同導入模板，填寫合同導入信息，合同導入信息如下

合同編號：合同編號一般不填寫，由系統自動生成

合同名稱：填寫適合的合同名稱

合同類型：合同類型名稱必須在系統中已經設置，否則會添加失敗

合同對方：合同對方必須在系統中已經添加，否則會添加失敗

合同簡稱：直接填寫

收付類型：必須按照單元格的下拉框選擇

主辦部門：此部門名稱必須在系統中存在

項目負責人：此負責人必須在系統中存在

合同經辦人：必須在系統存在

合同部門經理：必須在系統存在

合同簽訂年度：4位年度，如2012

合同簽訂日期：必須格式為 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

合同起始日期：必須格式為 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

合同結束日期：必須格式為 YYYY-mm-dd 如 2012-07-12

收付款方式：必須按照單元格的下拉框選擇

收付款期數：必須為整數

合同金額：必須為數字 如 10000或者10000.5

合同狀態：必須按照單元格的下拉框選擇

正確填寫好模板后，上傳模板，提交，系統會顯示成功提交的數目，和錯誤的數目以及錯誤的原因。如果填寫了合同編號，并且系統中已經存在了此合同編號，則系統默認會跳過此合同。

10 合同審批

審批說明：

合同審批是合同系統的核心之處，通過工作流審批，完成合同從草稿到完成的工作，工作流流程自由化，可以根據不同的需求來設置工作步驟。

操作方法：

進入到合同查詢目錄中，合同列表中選擇需要審批的合同，點擊提交審批鏈接（必須有提交審批的權限的人員才可以操作、看到此鏈接）。

圖10.1 合同操作

點擊提交審批后，頁面跳轉到表單界面，可以對合同表單內容進行進一步修改，，如下圖10.2，可以查看流程中之前步驟提交的附件和意見以及辦理的流程圖。

圖10.2 合同表單意見和流程圖

點擊保存則會保存表單，點擊轉交下一步，則會到轉交界面，當該步驟設置了有回退權限，才可以看到回退按鈕，可以回退給上一步驟。回退界面如圖10.3所示，填寫回退意見，可以上傳回退附件，提交即完成了回退，轉交界面如圖10.4所示。

圖10.3 工作回退

轉交選擇下一步步驟，如果有結束流程和其他流程，優先選擇“非結束流程”的流程，選擇主辦人，如果在流程設置中設置了自動選人，則可以自動選擇主辦人，并可以填寫轉交意見和上傳附件。圖10.4圖中的背景色為灰色的步驟是當前表單不滿足總經理審核的條件，雖然當前的步驟有這3個步驟，但是總經理審核步驟不能選擇，可以選擇第一個和第二個步驟執行。

圖10.4 工作轉交

確認轉交后，流程會進行到被轉交人處，被轉交人登錄OA系統，打開合同管理-我的工作，開始辦理轉交給他的流程工作，把流程再轉交下去。直到最后結束流程。

11 工作辦理

工作辦理說明：

工作辦理是辦理工作流中的工作，當某個審批流轉到我，那么打開我的工作菜單，可以查看未接收、辦理中、已辦結的工作，需要及時辦理轉到的工作。

操作方法：

進入菜單我的工作，可以查看到當前流入到你這邊的工作。分為未辦理，辦理中，已辦結。只要點擊了主辦，但是未轉交，則工作狀態為“辦理中”的狀態。

圖11.1 我的工作

點擊未接收和辦理中的操作中的辦理鏈接來進行辦理工作。在步驟列表中，我們可以查看流程中設定的步驟和當前實際走的步驟。如圖11.2，11.3所示。

圖11.2 流程步驟

圖11.3 實際流程

12 合同工作查詢

工作查詢說明：

查詢所有正在執行和已經執行完成的工作，此菜單應分配給管理員。

操作說明：

進入工作查詢中，可以查看所有的合同流程的進展情況，并且可以點擊步驟查看流程的實時步驟，當前的操作人員，流程的工作狀態。如果工作在辦理中，則可以點擊催辦，發送催辦信息讓辦理人員辦理。

圖12.1 合同工作查詢

圖12.2 流程設計步驟

13 合同收付款

收付款說明：

收付款管理合同相關的金額信息，細化每個合同的不同期的收款、付款，記錄收款計劃、收款日期等信息，讓合同的收付款更加容易管理，還能實現對收款付款的消息提醒，提醒收款人及時向相關客戶催款、付款、收款。在收付款中分為全部收款、將到期收付款已過期收付款，將會更快的查出到期和過期的收付款計劃。

操作方法：

當一個合同審批完成后（即合同狀態為審批完成），打開合同收付款-合同收款或者合同付款，可以對該合同進行添加收款或者付款計劃，如圖13.1。（注意：在合同審批中填寫的收付款計劃，經審批結束后，自動轉到收付款中，并且狀態為“審核完成”）。在收付款列表中可以看到合同的編號、名稱、合同狀態、合同金額、合同結清金額信息。

圖13.1 合同收款列表

如果有添加收款的權限，則在列表中會出現如圖13.1中的添加收款按鈕，點擊添加收款，進入到添加收款計劃頁面，如圖13.2。填寫收款期次（從1開始計數）、收款條件、應收日期、應收金額、收款人、備注，這里的收款人是根據在權限設置里設置的有確認收款權限和可查看此合同的職員，所以如果能夠正常使用收付款，必須要設置相應的收款人有確認收款的權限。

圖13.2 合同收款-添加收款

成功添加收款計劃后，在收款列表中就會出現剛剛添加的收款計劃，但是狀態是草稿狀態，還需要通過工作流審核后才能使收款計劃生效。需要有收付款計劃提交審核的工作職員來提交審核，審核通過后，則開始生效，當時間到達應收日期之前幾天（在提醒設置里設置天數）開始向收款人發送收款到期提醒。當資金到賬后，由收款人來確認收款，如圖13.3，完成收款，則這個收款計劃就結束了。同時對應的合同結清金額也會重新計算。

圖13.3 收款確認

如果當前的收付款有問題或者需要被廢除，則單擊“廢棄收款”鏈接（需要廢棄收付款的權限）。則該條收付款將會被廢除，并不會產生其他影響。

14 合同統計

合同統計說明：

合同統計可以有效的統計出每個人在每個時期的所有合同和所有的合同金額和合同回款情況，也可以統計每個部門在每個時期的所有合同。可以按照年份、季度、月份的時間來統計，也可以按照合同類型來統計，也可以按照合同狀態、合同金額區間來統計合同。對公司管理有很大的幫助。

合同統計出來的結果可以分別以網狀、柱狀圖、折線圖、餅狀圖來體現。

操作方法：

合同統計并不是直接可以統計出公司內所有的合同，而是根據登錄用戶所擁有查看合同權限的范圍來統計合同，如果查看權限范圍為所有部門，則你統計的就是所有的部門，如果你只能查看自己的合同，那么統計的范圍只是你自己的合同，統計范圍在統計條件下有紅色標注的文字說明如圖14.1。合同統計條件有簽訂年度、簽訂季度、簽訂月份、簽訂時間區間、合同類型、合同狀態、收付類型、主辦部門、合同經辦人、合同金額，用以在所擁有可統計范圍的合同中繼續篩選。其中合同金額區間的金額默認是（0~5000,5000~10000,10000~20000,20000~40000,40000~70000,70000~無限大），可以通過扳手圖標來設置合同區間。

圖14.1.1 合同統計條件

設置合同金額區間如圖11.2，如果需要添加一個間隔比如90000，則會變為（…,40000~70000,70000~90000,90000~無限大），如果需要刪除掉90000，則先選中90000~無限大，點擊移除即可，點擊保存完成。

圖14.1.2 設置合同金額區間

合同統計分組有按照年份、按照季度、按照月份、按照部門、按照經辦人、按照金額、按照合同類型、按照收付類型來進行分組統計，統計列表則會以按照分組來進行顯示該分組下的分類的合同數目、合同金額、結清金額、未結清金額，并在最后一行顯示一個總計顯示總計的合同數目、合同金額、結清金額、未結清金額，如圖14.1.3。當分組為按部門統計和按經辦人統計，在分組下拉框后會出現一個單選框（顯示全部的部門、用戶），默認統計的部門或者經辦人是有合同的部門和經辦人，不統計沒有合同的部門和經辦人，勾選單選框后，則統計全部的部門和經辦人，即使沒有合同也顯示。

圖14.1.3 統計結果-網格

圖表統計：

點擊：柱狀圖、折線圖、餅狀圖，可分別查看柱狀、折現、餅狀統計結果。如圖14.1.4、圖14.1.5、圖14.1.6。

圖14.1.4 統計結果-柱狀圖

圖14.1.5 統計結果-折線圖

圖14.1.6 統計結果-餅狀圖

在柱狀圖與折線圖中，點擊統計圖的右上角菜單的合同數量、合同金額、結清金額、未結清金額選項，可以隱藏或顯示對于的合同數量、合同金額、結清金額、未結清金額，如圖11.1.7菜單。

圖13.1.8展示了隱藏合同數量與未結清金額的統計結果。

圖14.1.7 統計圖右上角菜單

圖14.1.8 隱藏合同數量與未結清金額的統計結果

在餅狀圖中，點擊統計圖的右上角菜單的合同數量、合同金額、結清金額、未結清金額選項，可以分別切換合同數量、合同金額、結清金額、未結清金額的餅狀統計結果。

圖14.1.9展示了合同金額的分布情況，其中在50000到65000的金額所占的比例為：76.92%。

圖14.1.9 統計圖右上角菜單

圖像保存：

在柱狀圖、折線圖、餅狀圖中，點擊鼠標右鍵，如圖14.1.10。點擊把圖形保存為圖片，在新打開的‘圖片導出’頁面，圖片上點擊圖片另存為，可將統計結果保存為圖片。如圖14.1.11展示了IE9.0中的操作。

圖14.1.10

圖14.1.11

15 合同歸檔

合同歸檔說明：

公司的合同完成后，需要歸入檔案庫保存，合同系統提供了合同歸檔管理來管理歸檔的合同，保存合同檔案的歸檔信息，也歸檔了在合同系統內的電子檔信息，歸檔后用戶將不能再查看到合同的信息，如果需要查閱合同信息，可以分紙質合同或者合同電子檔來借閱合同，合同歸檔實現了這樣的功能。

整個流程是合同完成后，由合同檔案管理員在合同查詢中查詢狀態為“合同完成”的合同，然后歸檔（前提是有歸檔合同的權限），填寫紙質合同的歸檔信息，完成歸檔。如果用戶需要借閱，則去歸檔查詢里查詢需要借閱的檔案，提出借閱申請，借閱申請被審核后，方可借閱，如果是紙質合同則需要去檔案室取，如果是電子檔案，則在申請的時間段內可以在“我的借閱”里瀏覽電子檔合同信息。

合同歸檔人可以由一人來擔任，也可以由多人來擔任，建議建立一個OA角色（合同檔案管理員）擁有合同檔案的菜單權限，專門來管理合同檔案，如果由一個人擔任，則在合同管理的角色里建立一個角色（合同檔案管理員），擁有“歸檔合同”的權限，并可查看的部門為全部部門，如果由多個人擔任合同檔案管理員，則需要在合同角色管理中添加多個合同檔案管理員的角色，分別設置的可查看范圍不同，查看的范圍最好不要有交集。

15.1 歸檔合同

合同檔案管理員進入到合同查詢頁面，設置查詢條件的合同狀態為“合同完成”查詢，查詢到的合同操作列中會有“歸檔”操作，點擊歸檔，填寫歸檔信息，完成歸檔，則這個合同以后的管理就被該檔案管理員來管理，如圖15.1.1。

其中檔案號是檔案的標號，一般由全宗號、目錄號、案卷號組合，這里給出一些說明：全宗號：一個獨立機關、組織或個人在社會行動中形成的檔案有機整體的編號；目錄號：對檔案目錄的編號；案卷號：對檔案案卷的編號。如檔案號為“D12-110-007”，則全宗號為D12，目錄號為110，案卷號為007，具體規則根據公司規定來設置。其中保管期限可以在合同代碼中增加和修改。

圖15.1.1 歸檔合同

15.2 歸檔管理

歸檔管理員進入到菜單“合同歸檔》》我的歸檔”，可以管理他歸檔的合同檔案，可以對檔案查看，也可以進行編輯，如圖15.2.1。

圖15.2.1 合同歸檔-歸檔管理

歸檔編輯如圖15.2.1，其中需要注意檔案份數和可借份數不要隨便改，如需要改檔案份數，首先需要確定當前沒有對該合同的借閱申請，否則會影響合同的集約。可借份數是當前庫中存的檔案份數。

圖15.2.1 合同歸檔編輯

15.3 借閱檔案

合同歸檔后，用戶如有需要借閱，則到合同歸檔菜單下的歸檔查詢中查詢需要借閱的合同檔案，然后點擊“借閱”，填寫借閱信息，如圖15.3.1。需要填寫的信息有借閱類型，使用范圍，開始日期，結束日期，借閱原因。

借閱類型分紙質合同和合同電子檔，紙質合同就是紙質的存放在檔案庫的合同文件，合同電子檔是合同系統中的合同（包括合同詳細信息和合同電子檔附件），如果借閱的是紙質合同，則需要填寫使用范圍，使用范圍有“檔案室查閱”和“借出公司”，檔案室查閱只能在檔案室內查閱，借出公司可以把檔案帶出公司。借閱紙質合同需要職員去檔案室查看或者去檔案室領取檔案，而借閱電子檔合同，通過審批后，當前時間在申請的開始日期和結束日期之間，就可以在我的借閱里瀏覽電子檔信息。當到了結束如期后，電子檔合同將不能再繼續查看，紙質合同需要歸還到檔案室，并由檔案管理員記錄歸還信息。

圖15.3.1 合同歸檔-合同借閱

15.4 借閱管理

此菜單由檔案管理員來管理，負責借閱的申請審核和檔案出庫和檔案歸還。在借閱管理有四個欄目分別是待審核、待出庫、待歸還、借閱查詢。待審核中的是等待審核的借閱申請，待出庫是經過審核通過的紙質合同等待出庫，待歸還是已經借閱出去的紙質合同，借閱查詢可以查詢出所有的借閱申請。

用戶申請了某檔案管理員的檔案的借閱，則該檔案管理員會收到事務提醒來審核申請，可以通過也可以不通過，通過如圖15.4.1，不通過如圖15.4.2。借閱通過向借閱人發送如圖15.4.1 消息，需要把“【】”內容改為具體內容，點擊提交后審核成功，借閱不通過也是這樣。

圖15.4.1 借閱審核-通過

圖15.4.2 借閱審核-不通過

當紙質合同檔案借閱出去后，到了歸還日期，如果借閱人未按期歸還，則檔案管理員可以通過點擊催還按鈕來發送催還提醒，提醒借閱人歸還合同。合同歸還后，由檔案管理員來記錄歸還信息你如圖15.4.3所示。

圖15.4.3 借閱確認歸還