某公司會議管理系統方案：
一、會議管理功能 :
1、會議管理（管理員能對會議進行修改，刪除，查看）
申請會議（需要提交開會需要的資料，提交后在通知會議的時候把資料發布出去）
會議審批（會議審批不通過進行注銷）
會議類型（管理員可以增加刪除修改）
安排會議（包括安排會議室，安排開會時間）
2、發送通知（把申請人上傳的相關資料，開會通知一起發送到相關人員）
3、接收通知（開發平臺有已閱狀態，不考慮這一步）
4、會議記錄（管理員可以進行增刪查改，相關人員記錄會議記錄）
5、紀要歸檔（領導確認后把會議記錄歸檔保存）
6、會議室管理（管理員可以對會議室進行增刪改查） 查看會議室 狀態（占用，空閑，停用，維修）
7、部門管理(管理員可以進行增刪查改) 部門信息
8、員工管理(管理員可以進行增刪查改) 員工信息
9、數據結構
二、會議程序：
總經理及各部門提出召開會議要求，由提議者確定會議主題和內容。
1、公司級會議：會議召集人要把會議日期、內容、議程、地點、參會人員名單以及會議需要的工具、資料等告知行政系統；行政系統按照會議召集人的要求，提前準備相關資料，通知參會人員并整理會議室；
2、專題會議：原則上由召集人選擇會議日期、地點并通知參會人員，并向行政系統申請會議室和相關設施，行政系統根據申請統籌安排會議地點和進行相應的會議準備。 根據公司會議管理制度，行政系統須將各種例會的時間下發各部門，以免出現會議沖突。
3、行政系統向參會人員發出《會議通知》（也可電話通知），提請參會人員做好會議準備；
4、系統例會：根據例會時間安排準時召開，不需要另行通知（除特殊情況外）；
行政系統或會議召集人會前提醒參會人員做好會議準備，以免錯過會議；行政系統或會議召集人做好會議前的準備，包括會場準備、設施準備和資料準備等。重點：會前參會人員圍繞會議主題進行的相關準備
5、標準會議準備要充分：相關資料發放及時，不得出現差錯，設施準備齊全完好等；參會人員針對會議議題做好前期方法措施和數據資料的準備，并提前提交給會議主持人，避免無準備情況下參會。 至少提前一天發出通知，提前1小時再次通知會議前5分鐘做好會議準備。
6、會議過程 ：參會人員按照《會議管理制度》要求準時 參加會議、簽到，并按照會議通知要求準備好會議相關資料；主持人準時主持召開會議，說明本次會議準時開會，
7、會議記錄：主題，并把握開會時間，掌握好會議秩序，參會人員應遵守《會議管理制度》，有秩序發言；參會人員在發言時不僅要提出問題、還要提供相關數據和提出個人解決問題的建議看法；如果會議上形不成統一決議，主持人應宣布休會，并確定下次會議的時間，并提請參會人員重新收集信息和提出新的論證依據；會議過程中記錄人應做好會議記錄，公司 級會議由行政系統負責會議記錄；專題會議由會議召集部門確定的記錄人負責記錄。在無法拿出最終結論時，會議主持人應及時提請休會，并定好下次會議時間，提請參會人員做好相關資料準備，提高會議質量和效率。
8、會議紀要(決議)跟蹤 : 會議結束后，會議記錄人應及時整理會議 記錄，并形成《會議紀要》，在會議第二天上班時將會議紀要下發各參會人員簽字確認；部門會議結束后，記錄人應將《會議紀要》 交行政系統備案；行政系統應將各種會議紀要分類保管，以便查找使用；會議決議涉及的部門應嚴格按照會議決議 執行，完不成或遇到問題時時應及時向上級領導進行匯報，并說明理由和補救措施；行政系統根據會議決議對相關部門工作進 行檢查，確保會議決議得到貫徹執行，同時行政系統應做好決議跟蹤記錄（在《會議紀要》上填寫完成情況），并及時將決議執行情況向總經理進行匯報。行政系統負責人每月底須向總經理書面匯報各種會議決議的總體執行情況。
三、會議管理流程模塊：
1、會議顯示：進入會議顯示頁面，系統將以列表的形式顯示近期將要召開或已經召開的會議， 主要顯示的項有：會議名稱、會議地點、會議時間、主辦單位、會議類型（內部或外部）、與會人數、會議是否通過審核等基本信息。每一顯示項都支持排序，列表通過背景顏色來區分內部外部會議、是否有領導參加、是否是多媒體會議等。可以對會議類型（比如只顯示內部會議）、是否通過審核等進行篩選。
2、會議添加： 添加一個內部會議時，需要填寫會議地點、會議名稱、會議內容簡述、會議開始時間、會議結束時間、會議主辦方、會議記錄者、與會人數、與會人員或部門、是否有領導參加、是否使用多媒體設備等基本屬性。
3、會議修改： 會議申請人添加一個會議后，還沒有提交審核時，會議申請人還可以對會議的信息進行修改，會議提交審核后，如果申請人還需要更改會議信息，需要聯系會議管理員，由會議管理員進行修改，審核通過的會議在修改后，系統將重新發送消息通知與會人員。
4、會議刪除：與會議修改一樣，沒有提交審核的會議，會議申請者可以對會議記錄進行刪除，會議提交審核后，如果要刪除會議，則需聯系會議管理員，由會議管理員進行刪除，對審核通過的會議進行刪除，還需要發送消息通知與會人員。
5、會議角色管理： 會議管理系統中涉及到得角色有： 會議的申請人：各部門負責申請會議室的人員，目前各部門只有一人。
6、會議申請： 外部會議不需要申請，內部會議需要申請，用戶添加一個內部會議后需要提交會議申請，會議提交申請后，申請人就不能在對會議的信息進行修改和刪除，如需修改和刪除需要聯系會議管理員。由會議管理員進行處理。 會議在申請過程中，申請人可以看到會議申請的狀態，比如：正在審核中，審核通過等。
7、會議審核：會議提交申請后，由會議管理員進行集中的審核。會議管理員有會議修改、會議批準、會議取消的權限。
8、會議通知：會議申請、會議批準、會議修改等信息都會在第一時間以即時消息、短信或電子郵件等方式通知會議申請者或與會人員。
9、會議記錄：會議召開后，會議記錄者可以對會議進行記錄，每個會議只能有一個會議記錄者和一份會議記錄。會議記錄不屬于發布內容。只有申請人，處室領導，記錄人可以查看。 會議記錄可以和象管理公文一樣，在系統中進行管理。在錄入會議記錄時，可以把會議的錄音、錄像等多媒體資料作為附件都統一管理起來。
10、會議紀要（決議）：會議召開后，根據會議記錄，經常會通過會議紀要、會議決議、會議通告等信息給相關部門發文。
11、會議查詢：系統提供多種會議查詢功能，用戶可以通過會議名稱、會議地點、開會時間、主 辦單位等信息進行查詢。查詢結果將以列表的形式顯示，與會議顯示的列表一致。
12、會議統計報表：系統提供多種會議的統計報表。本項目中的主要統計報表有： 針對某個會議室、某段時間內（某月、某年、自定義時間段）的會議統計。 針對某個辦會人員，某段時間內（某月、某年、自定義時間段）的辦會情況統計。 某段時間內的各種會議的統計報表。
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