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一、會議室管理規(guī)范

制度名稱：××公司會議室管理規(guī)范

第1條 為加強(qiáng)會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本方案。

第2條 公司會議室的使用與管理均應(yīng)參照本規(guī)范執(zhí)行。

第3條 會議室使用應(yīng)遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會議室被占用，行政辦公室將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。

第4條 會議室由行政辦公室派專人管理。各部門若需使用，需提前向行政辦公室提交申請，由行政辦公室統(tǒng)一安排。

第5條 一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。

第6條 如部門或個人臨時取消會議室的使用申請，再使用時需重新申請。

第7條 部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，如超過分鐘未達(dá)到會議室，行政辦公室有權(quán)對會議室的使用另作安排。

第8條 參會人員應(yīng)自覺保持會議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。

第9條 參會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞公物由使用單位按價賠償。

第10條 會議室的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室。

第11條 會議結(jié)束后，使用會議室的人員應(yīng)及時與會議室管理員聯(lián)系，關(guān)好門窗、空調(diào)、投影儀和音響設(shè)備。

第12條 本規(guī)范由行政辦公室負(fù)責(zé)制定與解釋。

第13條 本規(guī)范自下發(fā)之日起執(zhí)行。

二、會議接待工作規(guī)范

三、會議食宿管理規(guī)范

制度名稱：××公司會議食宿管理規(guī)范

第1章 總則

第1條 目的

為規(guī)范會議餐飲住宿管理，提高會議服務(wù)水平，本著“熱情、周到、規(guī)范、節(jié)約”的原則，特制定本規(guī)范。

第2條 適用范圍

本規(guī)范適用于公司會議的食宿管理工作。

第3條 食宿原則

1．會議餐飲食宿的總經(jīng)費(fèi)預(yù)算，原則上不超過會議經(jīng)費(fèi)的 %，就餐及住宿方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)決定。

2．公司提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

第2章 餐飲管理

第4條 會議餐飲類型和標(biāo)準(zhǔn)

1．早餐。早餐原則上首選自助早餐，在特殊情況下，可選擇正規(guī)早餐。

2．茶點(diǎn)。在會議休息時，可為與會者提供咖啡、茶及其他飲料。

3．午餐。會議中的午餐不宜過于復(fù)雜或繁瑣，以免影響下午的會議安排。若為慶祝會議圓滿而進(jìn)行的午餐可適度豐盛。

4．晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

第5條 餐飲前準(zhǔn)備

會議負(fù)責(zé)人應(yīng)在會議開始前確定以下事項(xiàng)。

1．確定與會人數(shù)及餐飲禁忌。

2．根據(jù)會議經(jīng)費(fèi)確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)。

3．確定餐飲時間及地點(diǎn)。

4．設(shè)計(jì)就餐憑證。

5．設(shè)計(jì)餐飲的座位安排。

第6條 餐飲服務(wù)

會議負(fù)責(zé)人應(yīng)與餐飲部門協(xié)商提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。

第7條 餐飲注意事項(xiàng)

會議負(fù)責(zé)人在為與會人提供餐飲服務(wù)時，應(yīng)注意以下事項(xiàng)。

1．餐飲時適當(dāng)照顧少數(shù)民族及會議中的年老體弱者。

2．為會議服務(wù)及工作人員預(yù)留食物。

3．做好飲水及飲料的。

第3章 住宿管理

第8條 住宿前準(zhǔn)備工作

會議負(fù)責(zé)人在安排住宿前應(yīng)準(zhǔn)備以下工作。

1．確定與會人數(shù)、職務(wù)、年齡及性別等基本信息。

2．適當(dāng)照顧長者、尊者及領(lǐng)導(dǎo)。

3．根據(jù)房間規(guī)格及會議人員信息分配住宿方案，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。

第9條 會議房間的分配原則

1．住宿原則上按職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排房間，除了部分嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)外，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

2．年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排在向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

3．對有禁忌的少數(shù)民族應(yīng)盡量單獨(dú)進(jìn)行安排。

4．預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

第4章 附則

第10條 本規(guī)范由行政辦公室制定，并負(fù)責(zé)解釋。

第11條 本規(guī)范自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。

四、會議禮品贈送規(guī)范

制度名稱：××公司會議送行禮品規(guī)范

第1章 總則

第1條 目的

為規(guī)范公司會議禮品的贈送行為，使禮品贈送有據(jù)可依，特制定本規(guī)范。

第2條 適用范圍

本規(guī)范適用于公司會議禮品的贈送管理工作。

第3條 禮品說明

本規(guī)范所稱禮品，是指經(jīng)公司批準(zhǔn)，由行政辦公室直接批量購置或定制的專門用于以公司名義對給各類會議的與會人員饋贈發(fā)送有紀(jì)念意義的物品和其他形式的商品（其他部門因工作需要定制和贈送的紀(jì)念物品不含在內(nèi)）。

第2章 禮品的購置或定制

第4條 選擇禮品

行政辦公室在選擇會議禮品時，應(yīng)參考以下說明進(jìn)行。

1．以紀(jì)念為主要目的的慶典及表彰大會。

行政辦公室選擇禮品的標(biāo)準(zhǔn)為：保存時間長，適合在桌子上或墻上進(jìn)行陳列，有一定的收藏價值或使用價值，最好有一定的象征與關(guān)聯(lián)意義。如訂制帶有公司LOGO的茶杯及其他工藝品等。

2．重要的培訓(xùn)、交流及總結(jié)會議。

行政辦公室選擇禮品應(yīng)具有實(shí)用價值，且使用時間長，等同時兼顧大多數(shù)與會者的喜好，例如書寫或文化用品等。

3．以福利、節(jié)假日慰問為目的的會議。

行政辦公室在選擇該類禮品時，應(yīng)選擇有一定價值，并適合家庭和個人使用，最好是家庭和個人需要的耐用禮品。

4．以促進(jìn)銷售及維護(hù)公司形象為目的的經(jīng)銷會或公關(guān)會議。

行政辦公室應(yīng)選擇價值高，品牌著名，適合個人、家庭、辦公場所使用，最好能有一定收藏和鑒賞價值的禮品。

5．其他情況說明。

行政辦公室應(yīng)對與會人員的民族風(fēng)俗習(xí)慣進(jìn)行了解，避免選擇有民族禁忌的禮品。

第5條 禮品價值

會議禮品的總價值原則上不超過會議總預(yù)算的 %。

第6條 禮品審批

行政辦公室工作人員制定會議禮品的贈送方案，包括禮品類型、禮品數(shù)量、禮品造價等內(nèi)容，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，待審批通過后，方可購買或定制禮品。

第3章 禮品的發(fā)放及贈送

第7條 禮品的贈送原則

公司要求在贈送會議禮品時，應(yīng)盡量選擇統(tǒng)一禮品，但對重要嘉賓、客戶或領(lǐng)導(dǎo)及的禮品可稍高于一般禮品，但禮品的單價不宜超過一般禮品單價的 %。

第8條 贈送禮品的時間

1．禮品的贈送時間一般選擇為會議散會時，在所有與會人員離開會場時，按次序贈送。

2．重要嘉賓、客戶或領(lǐng)導(dǎo)的禮品因特殊性而選擇單獨(dú)贈送。

第9條 贈送禮品

為保證禮品的有效贈送及發(fā)放，公司原則上要求每位領(lǐng)取禮品的與會人員在“禮品贈送單”上簽字，行政辦公室可根據(jù)會議的實(shí)際情況靈活變通。

第10條 代領(lǐng)禮品說明

若個別與會人員因故未能領(lǐng)取會議禮品，則由同行者可代為領(lǐng)取，禮品發(fā)放人員應(yīng)要求其在“禮品代領(lǐng)單”上簽字。

第11條 剩余禮品

行政辦公室在計(jì)算禮品數(shù)量時，應(yīng)計(jì)算 %的上浮，以保證禮品數(shù)量的充足。對于剩余禮品，行政辦公室工作人員應(yīng)進(jìn)行登記，并統(tǒng)一保管。

第4章 附則

第12條 本規(guī)范由行政辦公室制定，并負(fù)責(zé)解釋。

第13條 本規(guī)范自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。

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1.本資源編號：174。

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