有效的利益相關者管理是成功項目交付的關鍵組成部分。因此，項目經理應花時間適當地參與和組織利益相關者群體，確保所有利益相關者就他們的個人影響力和責任達成共識。
利益相關者管理
利益相關者管理是對與項目有利害關系（利益或影響）的人的期望進行管理的過程。
這些人可以是客戶或顧客等外部利益相關者，也可以是領導層和項目團隊等內部利益相關者。
通常情況下，對項目的成功最有發言權的利益相關者，是那些在項目中投入最多資金的人。因此，他們的影響力也更大。
管理利益相關者的好處
如果不利益相關者進行一定管理，很容易就陷入內部沖突和客戶不滿之中。為此，項目經理需要有效的利益相關者管理策略，來達到以下目的：
● 在項目規劃階段盡早獲得支持，確保成功。
● 在整個項目周期中滿足利益相關者的期望，讓每個人都滿意，并保持積極性。
● 防止內部利益沖突，減少項目風險，確保項目順利進行。
● 監控利益相關者的參與情況，確保每個人都能發揮其應有的作用。
從一開始就明確利益相關者的角色和職責，可以提高項目在規定預算和時間內取得成功的幾率。
四個步驟，建立利益相關者管理流程
清晰的溝通、建立信任以及清晰地了解與項目相關的所有事情，是利益相關者管理的三個關鍵。以此為核心，通過以下四個步驟，項目經理可以創建出可靠的利益相關者管理流程：
第 1 步：確定相關利益相關者
首先要記下哪些人在流程中扮演著直接或間接的角色。這可能包括：
● 投資者
● 供應商
● 領導層
● 承包商
● 客戶
● 項目團隊成員
理想情況下，可以將每個利益相關者列入三個板塊類別：項目團隊、客戶和領導層，這樣做可以輕松識別所有利益相關者。
第 2 步：確定利益相關者的優先次序
并非所有利益相關者都具有相同的影響力。而且，不是每個人都愿意發表意見。
這意味著，項目經理需要將最多的資源，投入到與項目利益最大的利益相關者身上。但要做到這一點，需要確定利益相關者的優先順序：
● 確定他們的影響力
● 了解他們的動機和目標
通常情況下，高層人員的影響力最大，客戶也是如此。根據公司文化，最終用戶或項目的目標客戶也會有很大的影響力。
第 3 步：使用 RACI 圖表找出利益相關者的既得利益
知道了誰是項目利益相關者以及他們的影響力有多大，那么就要確定與他們協調的緊密程度。
責任、義務、咨詢和知情（RACI）圖有助于完成這一步的利益相關者分析：
它以兩個軸心為基礎進行規劃：權力和利益。以此為基礎：
● 當利益相關者擁有重大權力和高利益時，對其進行密切管理
● 當利益相關者擁有很大權力但利益較低時，讓他們滿意
● 當利益相關者權力小、利益低時，定期對其進行監督
● 當利益相關者權力小但利益重大時，讓他們了解情況
第 4 步：制定利益相關者參與計劃
在確定哪些利益相關者需要何種程度的參與后，創建一個利益相關者參與計劃，概述如何與他們協調。
例如，定期與關注度高、權力大的顧問舉行會議，在整個流程生命周期中考慮到他們的建議。
同樣，對于希望隨時了解情況的利益相關者，可以定期安排分享更新報告。向他們發送更新信息，并附上項目狀態報告，分享達到的里程碑、預計的項目風險和問題，以及總體預算和進度等。
至于要監控的利益相關者（這些可能是項目團隊成員），請使用便于實時跟蹤和協調的項目管理軟件。這樣，項目經理就可以在一個地方分配任務、跟蹤預算和投入工作的小時數。
例如，當使用實時交易型的項目管理軟件8Manage PM來可視化和協調項目時，項目經理可以跟蹤每位員工花在分配任務上的時間，還可以跟蹤里程碑，快速了解項目進度。
8Manage PM如何幫助利益相關者管理？
項目管理軟件可以通過組織項目、團隊和利益相關者來簡化利益相關者管理流程。以8Manage PM為例，看看優秀的項目管理軟件如何幫助利益相關者管理。
● 制定時間表
8Manage PM提供的交互式甘特圖允許向利益相關者提供時間表。此外，輕松的訪問共享可以鼓勵積極的協作并節省時間。
● 分配工作
沒有執行的時間表將沒有意義。盡管利益相關者不直接參與工作細節，但通過8Manage PM向他們提供查看權限，有助于避免混淆，讓每個人都清楚自己的責任。
● 監控進度
8Manage PM的交互式儀表板可查看項目的關鍵指標，滿足對項目進展感興趣的利益相關者的需求。
● 平衡工作量
借助8Manage PM，管理者可以密切監控團隊成員的工作量，并在必要時進行調整，防止他們過勞。
● 共享報告
8Manage PM支持多種可視化分析報表，使項目經理能夠靈活地以易于理解的格式與利益相關者共享數據。
● 實時預警風險
8Manage PM不但能動態追蹤項目結果，還能實時匯總所有相關的問題與風險，自動把預警信息發送給所有受影響的相關人員，因此適用于各種復雜的團隊協作。
從現在起更好地管理利益相關者
有效的利益相關者管理并不復雜。最重要的是，要時刻關注所有開放項目和利益相關者的既得利益。
8Manage PM項目管理軟件可以幫助項目經理在一個地方管理項目、資源和能力，這些要素對于保持利益相關者的最新狀態和滿意度都至關重要。
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