有效的利益相關(guān)者管理是成功項(xiàng)目交付的關(guān)鍵組成部分。因此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)花時(shí)間適當(dāng)?shù)貐⑴c和組織利益相關(guān)者群體，確保所有利益相關(guān)者就他們的個(gè)人影響力和責(zé)任達(dá)成共識(shí)。
利益相關(guān)者管理
利益相關(guān)者管理是對(duì)與項(xiàng)目有利害關(guān)系（利益或影響）的人的期望進(jìn)行管理的過(guò)程。
這些人可以是客戶或顧客等外部利益相關(guān)者，也可以是領(lǐng)導(dǎo)層和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等內(nèi)部利益相關(guān)者。
通常情況下，對(duì)項(xiàng)目的成功最有發(fā)言權(quán)的利益相關(guān)者，是那些在項(xiàng)目中投入最多資金的人。因此，他們的影響力也更大。
管理利益相關(guān)者的好處
如果不利益相關(guān)者進(jìn)行一定管理，很容易就陷入內(nèi)部沖突和客戶不滿之中。為此，項(xiàng)目經(jīng)理需要有效的利益相關(guān)者管理策略，來(lái)達(dá)到以下目的：
● 在項(xiàng)目規(guī)劃階段盡早獲得支持，確保成功。
● 在整個(gè)項(xiàng)目周期中滿足利益相關(guān)者的期望，讓每個(gè)人都滿意，并保持積極性。
● 防止內(nèi)部利益沖突，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。
● 監(jiān)控利益相關(guān)者的參與情況，確保每個(gè)人都能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
從一開始就明確利益相關(guān)者的角色和職責(zé)，可以提高項(xiàng)目在規(guī)定預(yù)算和時(shí)間內(nèi)取得成功的幾率。
四個(gè)步驟，建立利益相關(guān)者管理流程
清晰的溝通、建立信任以及清晰地了解與項(xiàng)目相關(guān)的所有事情，是利益相關(guān)者管理的三個(gè)關(guān)鍵。以此為核心，通過(guò)以下四個(gè)步驟，項(xiàng)目經(jīng)理可以創(chuàng)建出可靠的利益相關(guān)者管理流程：
第 1 步：確定相關(guān)利益相關(guān)者
首先要記下哪些人在流程中扮演著直接或間接的角色。這可能包括：
● 投資者
● 供應(yīng)商
● 領(lǐng)導(dǎo)層
● 承包商
● 客戶
● 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員
理想情況下，可以將每個(gè)利益相關(guān)者列入三個(gè)板塊類別：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶和領(lǐng)導(dǎo)層，這樣做可以輕松識(shí)別所有利益相關(guān)者。
第 2 步：確定利益相關(guān)者的優(yōu)先次序
并非所有利益相關(guān)者都具有相同的影響力。而且，不是每個(gè)人都愿意發(fā)表意見。
這意味著，項(xiàng)目經(jīng)理需要將最多的資源，投入到與項(xiàng)目利益最大的利益相關(guān)者身上。但要做到這一點(diǎn)，需要確定利益相關(guān)者的優(yōu)先順序：
● 確定他們的影響力
● 了解他們的動(dòng)機(jī)和目標(biāo)
通常情況下，高層人員的影響力最大，客戶也是如此。根據(jù)公司文化，最終用戶或項(xiàng)目的目標(biāo)客戶也會(huì)有很大的影響力。
第 3 步：使用 RACI 圖表找出利益相關(guān)者的既得利益
知道了誰(shuí)是項(xiàng)目利益相關(guān)者以及他們的影響力有多大，那么就要確定與他們協(xié)調(diào)的緊密程度。
責(zé)任、義務(wù)、咨詢和知情（RACI）圖有助于完成這一步的利益相關(guān)者分析：
它以兩個(gè)軸心為基礎(chǔ)進(jìn)行規(guī)劃：權(quán)力和利益。以此為基礎(chǔ)：
● 當(dāng)利益相關(guān)者擁有重大權(quán)力和高利益時(shí)，對(duì)其進(jìn)行密切管理
● 當(dāng)利益相關(guān)者擁有很大權(quán)力但利益較低時(shí)，讓他們滿意
● 當(dāng)利益相關(guān)者權(quán)力小、利益低時(shí)，定期對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督
● 當(dāng)利益相關(guān)者權(quán)力小但利益重大時(shí)，讓他們了解情況
第 4 步：制定利益相關(guān)者參與計(jì)劃
在確定哪些利益相關(guān)者需要何種程度的參與后，創(chuàng)建一個(gè)利益相關(guān)者參與計(jì)劃，概述如何與他們協(xié)調(diào)。
例如，定期與關(guān)注度高、權(quán)力大的顧問(wèn)舉行會(huì)議，在整個(gè)流程生命周期中考慮到他們的建議。
同樣，對(duì)于希望隨時(shí)了解情況的利益相關(guān)者，可以定期安排分享更新報(bào)告。向他們發(fā)送更新信息，并附上項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，分享達(dá)到的里程碑、預(yù)計(jì)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，以及總體預(yù)算和進(jìn)度等。
至于要監(jiān)控的利益相關(guān)者（這些可能是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員），請(qǐng)使用便于實(shí)時(shí)跟蹤和協(xié)調(diào)的項(xiàng)目管理軟件。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理就可以在一個(gè)地方分配任務(wù)、跟蹤預(yù)算和投入工作的小時(shí)數(shù)。
例如，當(dāng)使用實(shí)時(shí)交易型的項(xiàng)目管理軟件8Manage PM來(lái)可視化和協(xié)調(diào)項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可以跟蹤每位員工花在分配任務(wù)上的時(shí)間，還可以跟蹤里程碑，快速了解項(xiàng)目進(jìn)度。
8Manage PM如何幫助利益相關(guān)者管理？
項(xiàng)目管理軟件可以通過(guò)組織項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者來(lái)簡(jiǎn)化利益相關(guān)者管理流程。以8Manage PM為例，看看優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件如何幫助利益相關(guān)者管理。
● 制定時(shí)間表
8Manage PM提供的交互式甘特圖允許向利益相關(guān)者提供時(shí)間表。此外，輕松的訪問(wèn)共享可以鼓勵(lì)積極的協(xié)作并節(jié)省時(shí)間。
● 分配工作
沒(méi)有執(zhí)行的時(shí)間表將沒(méi)有意義。盡管利益相關(guān)者不直接參與工作細(xì)節(jié)，但通過(guò)8Manage PM向他們提供查看權(quán)限，有助于避免混淆，讓每個(gè)人都清楚自己的責(zé)任。
● 監(jiān)控進(jìn)度
8Manage PM的交互式儀表板可查看項(xiàng)目的關(guān)鍵指標(biāo)，滿足對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展感興趣的利益相關(guān)者的需求。
● 平衡工作量
借助8Manage PM，管理者可以密切監(jiān)控團(tuán)隊(duì)成員的工作量，并在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整，防止他們過(guò)勞。
● 共享報(bào)告
8Manage PM支持多種可視化分析報(bào)表，使項(xiàng)目經(jīng)理能夠靈活地以易于理解的格式與利益相關(guān)者共享數(shù)據(jù)。
● 實(shí)時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)
8Manage PM不但能動(dòng)態(tài)追蹤項(xiàng)目結(jié)果，還能實(shí)時(shí)匯總所有相關(guān)的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)，自動(dòng)把預(yù)警信息發(fā)送給所有受影響的相關(guān)人員，因此適用于各種復(fù)雜的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
從現(xiàn)在起更好地管理利益相關(guān)者
有效的利益相關(guān)者管理并不復(fù)雜。最重要的是，要時(shí)刻關(guān)注所有開放項(xiàng)目和利益相關(guān)者的既得利益。
8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理在一個(gè)地方管理項(xiàng)目、資源和能力，這些要素對(duì)于保持利益相關(guān)者的最新狀態(tài)和滿意度都至關(guān)重要。
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