在IS09001系列質量管理體系中，一個基本原則就是寫我所做、做我所寫，記我所寫。然而在這方面，大部分出海項目做得并不好。特別是在技術類文件方面，更是欠缺很多。施工文件和現場施工割裂，一直是我們國際工程管理的頑疾。

很多海外項目都不同程度的包含機械設備移交。我以“記錄施工的質量驗收記錄”為例，它是設備竣工移交資料的重要組成部分。在國際工程的通用做法中，業主在支付工程款的時候，他們不是去現場檢查工作，而是首先打開文控系統，按照付款要求，審核相關資料完成情況及完整程度。資料審核過關之后，或者去現場，或者不去現場，工程款就可以支付了。

再比如“申請消防系統設備采買”的付款，需要提交的資料可能有40多項。內容包括EPC采購合同、設備技術規范書、出廠檢驗、設備包裝與運輸，貨物到達港口的清關文件，以及到項目工地的驗收資料。當這些文件資料齊全之后，EPC才可以申請設備采購的付款。

設備采購是這樣，施工和調試也是這樣。例如“汽包吊裝”這個收款點，要想獲得工程款，首先是大件吊裝施工方案必須完成，并得到業主簽字認可；吊裝受力計算經過業主同意；與此同時，還需要有現場安全檢查記錄，檢查內容包括如何設置鋼絲繩、卷揚機等等；接著就是吊裝前對設備的檢查記錄，吊裝后對設備就位檢查記錄等等。通過這個付款點，所有安裝工作就必須全部串聯起來。而調試工作，就是一份份試驗報告，連鎖保護測試卡等。

在嚴格執行ISO質量管理體系的EPC項目里，業主的付款點和文件的提交息息相關，涵蓋了設計、設備、安裝、調試直到機組移交全過程。而EPC越需要保證現金流的順暢，就意味著文件資料越需要及時準確。事實上，大部分的“源文件”并不是EPC創造的，而是來源于與我們有合同關系的各種分包商、供應商和服務商。EPC作為總包方，必須要消化ISO管理要求，或者說是消化業主的管理要求，并把這樣的要求轉化為我們管理當地分包商的具體工作中去。在對分包商和供應商的管理中細化、標準化管理要求，才能“湊”好以滿足對業主的交付要求。

我再來引用一段描述，這段描述來自某南美地區，出海EPC項目的質量管理部，2023年提出的對文控系統的要求里：

EPC will need to have a DCMS to assure the project success, as we will be managing multiple“live” working documents with multiple organizations, lots of approval steps, and all the requirements described in ISO 9001:2015, with respect to document control systems.

編者批注：注意一下這個“live”，這個“live”是完全區別于檔案管理系統、文件管理系統的標志詞。也是區別文件管理和文件控制的重要信號。在這樣的文控管理體系下，所有和質量管理相關的文件是“live”的，過程版本控制和追溯是清晰的，歸檔和請款是迅速的，應付各類檢查、調閱各類信息是及時的。這種“live”的展現方式就是任何一個項目上的文件，從系統里點擊打開的時候，都可以實時查詢到這個文件的全部歷史版本，以及每一個歷史版本正在進行以及已完成的內外部審批記錄、下載記錄、批示信息，流轉信息，升版信息、升版原因，甚至可以去追蹤這個文件所引發的各項任務項，比如成本偏差分析、工期分析，甚至是索賠預警。

EPC needs a secure solution for your entire project and its subcontractors, this solution shall be functional to distribute documents and models instantly inside of our organization and sub-organizations with external members (such as designer, Manufactures, Vendors, etc).

編者批注：external members是國際工程項目的主要環境，項目的管理模式由于屬地國地域特點、業主/工程師要求、合同條件、履約團隊等多重因素綜合制約，每個項目都呈現出特殊性。企業下發的管理制度以及配套的管理軟件既無法開放給external members，也不滿足項目上的管理要求，這需要文控體系及工具滿足上述要求才能被采用。

We need capability to manage approx. 10,000 design drawings, 35,000 shop drawings and vendor drawings, and other 10,000 drawings for as built, installation drawings, sketches, etc.

This platform shall manage any number of files, any size, any type, securing each organization data store. Only information that is explicitly shared is available to other project members.

EPC needs to be able to conduct:

lTransmittals: To replace the manual process of sending or mailing a transmittal with a digital process that accomplishes the task in a fraction of the time.

lDrawing management: To access current and accurate drawings without searching, waiting, or working off the wrong designs –anytime, anywhere.

lVersion control: To ensure everyone on the project can access, retrieve and manage the current version of all project information. Once shared, an ironclad audit trail ensures a permanent record of all minutes. Nothing is ever lost or deleted.

There are other commercial platforms that can provide“Online Viewer” which enables the opening, review and annotation of documents with text or graphical images and stamping with electronic signatures to reflect multiple stages in the review process, this can facilitate and enhance the review period across the organizations and it also makes documents visible and accessible to all participants across the project.

以上引用黃色斜體部分只是這個出海項目對文控系統的框架要求，這呈現出來的是非常典型的質量管理部通過控制文件以達到控制項目質量的做法，也是國際業主普遍認可的管理方式。這體現了國際工程在“規則文化”下很典型的管理思路，就是“過程受控，結果一定不會差”。

對于EPC而言，將質量管理下的文控重視起來，進而把管理行為落實到對分包商的管理行為中去，這使得EPC獲得了完整的質量管控記錄。EPC可以追溯到設備出廠文件、設備技術指標甚至更源頭的業主發來的初步設計圖紙。尤其是當項目進行到一定階段，數以萬計的文件和信息交雜在一起，在輔以各類關鍵人員變化的情況下，EPC想要快速準確的找到這些關鍵信息，進而準確做出及時決策，著實是難上加難。

對于業主而言，除了過程受控，他們仍然存在對項目投運以后的顧慮：設備移交或者項目竣工之后，他們在運營階段如何應對設備損壞和功能障礙，如何解決備品備件的采購、替換、安裝、調試這些可能發生的障礙，以盡量降低自己在運營階段的不可見風險。

而對于投建營一體化的項目，我們不僅自己建好了項目，未來還要運營，我們自己更需要這些建設階段的過程材料了。

國際工程項目的“過程管理”不同于國內項目管理的“結果管理”，這一點被眾多虧損國工項目多次驗證并列為“交學費”的通用科目。更有甚者，索賠證據鏈不完整、錯過索賠時效，文件缺失打掉牙往肚子里咽更是比比皆是。所以我們強調的是，切實的加強施工文件和現場施工的關聯，加強質量管理過程中的文檔控制，利用適配的工具強化國際工程項目文件的管理，是確保項目成功的重要保障。尤其是切實落實ISO質量管理體系的項目，剛好可以成為優化文控、項控的絕佳切入點。

部分業務場景素材取自劉易先生的作品《絞殺》。《絞殺》是一本以巴西國際工程項目探析為主要內容的圖書。