在IS09001系列質(zhì)量管理體系中，一個(gè)基本原則就是寫(xiě)我所做、做我所寫(xiě)，記我所寫(xiě)。然而在這方面，大部分出海項(xiàng)目做得并不好。特別是在技術(shù)類文件方面，更是欠缺很多。施工文件和現(xiàn)場(chǎng)施工割裂，一直是我們國(guó)際工程管理的頑疾。

很多海外項(xiàng)目都不同程度的包含機(jī)械設(shè)備移交。我以“記錄施工的質(zhì)量驗(yàn)收記錄”為例，它是設(shè)備竣工移交資料的重要組成部分。在國(guó)際工程的通用做法中，業(yè)主在支付工程款的時(shí)候，他們不是去現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，而是首先打開(kāi)文控系統(tǒng)，按照付款要求，審核相關(guān)資料完成情況及完整程度。資料審核過(guò)關(guān)之后，或者去現(xiàn)場(chǎng)，或者不去現(xiàn)場(chǎng)，工程款就可以支付了。

再比如“申請(qǐng)消防系統(tǒng)設(shè)備采買”的付款，需要提交的資料可能有40多項(xiàng)。內(nèi)容包括EPC采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)規(guī)范書(shū)、出廠檢驗(yàn)、設(shè)備包裝與運(yùn)輸，貨物到達(dá)港口的清關(guān)文件，以及到項(xiàng)目工地的驗(yàn)收資料。當(dāng)這些文件資料齊全之后，EPC才可以申請(qǐng)?jiān)O(shè)備采購(gòu)的付款。

設(shè)備采購(gòu)是這樣，施工和調(diào)試也是這樣。例如“汽包吊裝”這個(gè)收款點(diǎn)，要想獲得工程款，首先是大件吊裝施工方案必須完成，并得到業(yè)主簽字認(rèn)可；吊裝受力計(jì)算經(jīng)過(guò)業(yè)主同意；與此同時(shí)，還需要有現(xiàn)場(chǎng)安全檢查記錄，檢查內(nèi)容包括如何設(shè)置鋼絲繩、卷?yè)P(yáng)機(jī)等等；接著就是吊裝前對(duì)設(shè)備的檢查記錄，吊裝后對(duì)設(shè)備就位檢查記錄等等。通過(guò)這個(gè)付款點(diǎn)，所有安裝工作就必須全部串聯(lián)起來(lái)。而調(diào)試工作，就是一份份試驗(yàn)報(bào)告，連鎖保護(hù)測(cè)試卡等。

在嚴(yán)格執(zhí)行ISO質(zhì)量管理體系的EPC項(xiàng)目里，業(yè)主的付款點(diǎn)和文件的提交息息相關(guān)，涵蓋了設(shè)計(jì)、設(shè)備、安裝、調(diào)試直到機(jī)組移交全過(guò)程。而EPC越需要保證現(xiàn)金流的順暢，就意味著文件資料越需要及時(shí)準(zhǔn)確。事實(shí)上，大部分的“源文件”并不是EPC創(chuàng)造的，而是來(lái)源于與我們有合同關(guān)系的各種分包商、供應(yīng)商和服務(wù)商。EPC作為總包方，必須要消化ISO管理要求，或者說(shuō)是消化業(yè)主的管理要求，并把這樣的要求轉(zhuǎn)化為我們管理當(dāng)?shù)胤职痰木唧w工作中去。在對(duì)分包商和供應(yīng)商的管理中細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，才能“湊”好以滿足對(duì)業(yè)主的交付要求。

我再來(lái)引用一段描述，這段描述來(lái)自某南美地區(qū)，出海EPC項(xiàng)目的質(zhì)量管理部，2023年提出的對(duì)文控系統(tǒng)的要求里：

EPC will need to have a DCMS to assure the project success, as we will be managing multiple“l(fā)ive” working documents with multiple organizations, lots of approval steps, and all the requirements described in ISO 9001:2015, with respect to document control systems.

編者批注：注意一下這個(gè)“l(fā)ive”，這個(gè)“l(fā)ive”是完全區(qū)別于檔案管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)的標(biāo)志詞。也是區(qū)別文件管理和文件控制的重要信號(hào)。在這樣的文控管理體系下，所有和質(zhì)量管理相關(guān)的文件是“l(fā)ive”的，過(guò)程版本控制和追溯是清晰的，歸檔和請(qǐng)款是迅速的，應(yīng)付各類檢查、調(diào)閱各類信息是及時(shí)的。這種“l(fā)ive”的展現(xiàn)方式就是任何一個(gè)項(xiàng)目上的文件，從系統(tǒng)里點(diǎn)擊打開(kāi)的時(shí)候，都可以實(shí)時(shí)查詢到這個(gè)文件的全部歷史版本，以及每一個(gè)歷史版本正在進(jìn)行以及已完成的內(nèi)外部審批記錄、下載記錄、批示信息，流轉(zhuǎn)信息，升版信息、升版原因，甚至可以去追蹤這個(gè)文件所引發(fā)的各項(xiàng)任務(wù)項(xiàng)，比如成本偏差分析、工期分析，甚至是索賠預(yù)警。

EPC needs a secure solution for your entire project and its subcontractors, this solution shall be functional to distribute documents and models instantly inside of our organization and sub-organizations with external members (such as designer, Manufactures, Vendors, etc).

編者批注：external members是國(guó)際工程項(xiàng)目的主要環(huán)境，項(xiàng)目的管理模式由于屬地國(guó)地域特點(diǎn)、業(yè)主/工程師要求、合同條件、履約團(tuán)隊(duì)等多重因素綜合制約，每個(gè)項(xiàng)目都呈現(xiàn)出特殊性。企業(yè)下發(fā)的管理制度以及配套的管理軟件既無(wú)法開(kāi)放給external members，也不滿足項(xiàng)目上的管理要求，這需要文控體系及工具滿足上述要求才能被采用。

We need capability to manage approx. 10,000 design drawings, 35,000 shop drawings and vendor drawings, and other 10,000 drawings for as built, installation drawings, sketches, etc.

This platform shall manage any number of files, any size, any type, securing each organization data store. Only information that is explicitly shared is available to other project members.

EPC needs to be able to conduct:

lTransmittals: To replace the manual process of sending or mailing a transmittal with a digital process that accomplishes the task in a fraction of the time.

lDrawing management: To access current and accurate drawings without searching, waiting, or working off the wrong designs –anytime, anywhere.

lVersion control: To ensure everyone on the project can access, retrieve and manage the current version of all project information. Once shared, an ironclad audit trail ensures a permanent record of all minutes. Nothing is ever lost or deleted.

There are other commercial platforms that can provide“Online Viewer” which enables the opening, review and annotation of documents with text or graphical images and stamping with electronic signatures to reflect multiple stages in the review process, this can facilitate and enhance the review period across the organizations and it also makes documents visible and accessible to all participants across the project.

以上引用黃色斜體部分只是這個(gè)出海項(xiàng)目對(duì)文控系統(tǒng)的框架要求，這呈現(xiàn)出來(lái)的是非常典型的質(zhì)量管理部通過(guò)控制文件以達(dá)到控制項(xiàng)目質(zhì)量的做法，也是國(guó)際業(yè)主普遍認(rèn)可的管理方式。這體現(xiàn)了國(guó)際工程在“規(guī)則文化”下很典型的管理思路，就是“過(guò)程受控，結(jié)果一定不會(huì)差”。

對(duì)于EPC而言，將質(zhì)量管理下的文控重視起來(lái)，進(jìn)而把管理行為落實(shí)到對(duì)分包商的管理行為中去，這使得EPC獲得了完整的質(zhì)量管控記錄。EPC可以追溯到設(shè)備出廠文件、設(shè)備技術(shù)指標(biāo)甚至更源頭的業(yè)主發(fā)來(lái)的初步設(shè)計(jì)圖紙。尤其是當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段，數(shù)以萬(wàn)計(jì)的文件和信息交雜在一起，在輔以各類關(guān)鍵人員變化的情況下，EPC想要快速準(zhǔn)確的找到這些關(guān)鍵信息，進(jìn)而準(zhǔn)確做出及時(shí)決策，著實(shí)是難上加難。

對(duì)于業(yè)主而言，除了過(guò)程受控，他們?nèi)匀淮嬖趯?duì)項(xiàng)目投運(yùn)以后的顧慮：設(shè)備移交或者項(xiàng)目竣工之后，他們?cè)谶\(yùn)營(yíng)階段如何應(yīng)對(duì)設(shè)備損壞和功能障礙，如何解決備品備件的采購(gòu)、替換、安裝、調(diào)試這些可能發(fā)生的障礙，以盡量降低自己在運(yùn)營(yíng)階段的不可見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

而對(duì)于投建營(yíng)一體化的項(xiàng)目，我們不僅自己建好了項(xiàng)目，未來(lái)還要運(yùn)營(yíng)，我們自己更需要這些建設(shè)階段的過(guò)程材料了。

國(guó)際工程項(xiàng)目的“過(guò)程管理”不同于國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理的“結(jié)果管理”，這一點(diǎn)被眾多虧損國(guó)工項(xiàng)目多次驗(yàn)證并列為“交學(xué)費(fèi)”的通用科目。更有甚者，索賠證據(jù)鏈不完整、錯(cuò)過(guò)索賠時(shí)效，文件缺失打掉牙往肚子里咽更是比比皆是。所以我們強(qiáng)調(diào)的是，切實(shí)的加強(qiáng)施工文件和現(xiàn)場(chǎng)施工的關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)質(zhì)量管理過(guò)程中的文檔控制，利用適配的工具強(qiáng)化國(guó)際工程項(xiàng)目文件的管理，是確保項(xiàng)目成功的重要保障。尤其是切實(shí)落實(shí)ISO質(zhì)量管理體系的項(xiàng)目，剛好可以成為優(yōu)化文控、項(xiàng)控的絕佳切入點(diǎn)。

部分業(yè)務(wù)場(chǎng)景素材取自劉易先生的作品《絞殺》。《絞殺》是一本以巴西國(guó)際工程項(xiàng)目探析為主要內(nèi)容的圖書(shū)。