(1)明確責任部門。制定詳細的招投標規章,明確具體責任部門以及相關配合部門,將配合部門的責任義務進行詳細細化,防止互相推諉。
(2)制定詳細的工作流程。將招投標工作分為前期準備階段、定價階段和投標階段,對于每個環節的工作步驟制定工作流程,將責任落實到個人,提高工作效率。
(3)完善業績評價機制。每年公司市場部或者招標管理部應當根據公司戰略及項目進度情況,制定年度投標計劃并報董事會同意,作為年底投標部門業績考核重要參照。同時為了考核相關責任部門的配合程度,制定獎懲辦法將投標成功率與責任部門的年底績效評價相結合,將個人工資、晉升與個人表現相結合,同時投標責任部門有權利對相關部門的配合工作進行打分,所打分數計入該部門的年底考核。
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建筑企業預算管理分為兩部分內容:一是公司總部投標成功、組建項目管理班子后,為整個項目制定的工程總預算,一般與項目利潤指標相結合,是各項目業績考核,項目管理層責任認定的重要參考標準。二是項目部根據具體施工方案,結合投標報價實際情況,編制出可操作性較強的項目責任成本預算,將責任落實到具體部門相關責任人。由此可見,建筑企業預算管理需要總公司與工程項目部的密切配合,兩者缺一不可。
關鍵控制點:工程總預算是否與項目實際操作情況吻合、利潤指標是否合理;責任成本預算責任人是否明確以及相關責任確認是否清晰合理;反饋機制是否暢通,能否根據反饋信息對預算情況作出及時調整。
(1)企業應當建立工程項目總預算環節的控制制度,明確預算編制責任部門,對概預算的編制、審核等作出明確規定,確保概預算編制科學、合理。
(2)企業應當組織工程、技術、財會等部門的相關專業人員對編制的預算進行審核,重點審查編制依據、項目內容、工程量的計算、定額套用是否真實、完整、準確。
(3)工程項目部應對總預算進行詳細研究,在此基礎上編制項目責任成本預算,將責任明確到個人。
(4)建立完善的信息反饋處理機制,對于預算執行過程中出現的問題及時向上級部門進行匯報,上級部門根據實際情況作出相應的處理措施。對于信息上報、處理不及時的責任部門和個人,應當提出批評并責令限時整改,整改效果與年終績效評價相掛鉤。
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建造施工階段是建筑公司最重要、最復雜的的環節,是實現利潤的基礎流程。這一流程管理可細分為項目成本控制、安全生產管理、工程質量管理控制等子流程,因為篇幅原因,我們將另行分析。
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竣工驗收流程是建筑施工企業最后一個業務流程,意義十分重大,主要包括:竣工清理、竣工決算、決算審計、竣工驗收和相關款項處置五個子流程。主要風險包括:驗收過程不規范、質量驗收粗略、竣工決算失真等。內部控制目標:全面評定施工成果,及時開展清理工作,竣工決算真實、完整、及時,落實后續尾款回收、債務清償工作。
(1)企業應當參照國家或地方政府對工程竣工驗收工作的相關規定,建立《工程竣工驗收細則》,《竣工決算審計制度》等工程驗收控制制度,對竣工決算的資料交接、竣工清理、決算編制、責任部門、責任人等做出明確規定,確保驗收過程流程清晰、責任到人。
(2)企業應當建立竣工清理制度,明確竣工清理的范圍、內容和方法,如實填寫并妥善保管竣工清理清單。應加強工程剩余物資的管理,對所需處置的剩余物資(材料、設備、施工機械工具等)應當明確處置權限和審批程序,并將處置收入及時入賬,不得隨意侵占。
(3)企業應當建立竣工決算審計制度,及時組織竣工決算審計。未實施竣工決算審計的工程項目,應當及時編制財產清單,辦理資產轉移手續,并加強對資產的管理。此外,還應建立工程項目后評估制度,評價完工工程項目的經濟性預期目標的實現情況和項目投資效益等,并以此作為績效考核和責任追究的基本依據。
(4)加強工程決算后續尾款結算、債務償付管理。將尾款回收、債務償付責任精確到個人,建立時間表,對于不能及時收回的尾款和付清的債務做出書面說明遞交財務、審計等相關管理部門,對該類款項召開尾款、債務回收處置會議,制定處置方法。
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