企業的銷售、財務、人力資源等各個部門都與應收賬款的內部控制有著密切聯系。銷售是一個閉環,沒有回款的銷售,只能稱之為送貨;而回款不及時的銷售,則是無利放貸。因此,應收賬款內部控制應當由企業各個部門共同參與,另一方面,沒有財務部門對應收賬款各項指標的全面分析和測算,銷售回款的方向會出問題;沒有人力資源部門有效的激勵約束機制,銷售的回款動力會有折扣;沒有銷售部門科學的合同管理,銷售及時回款就喪失了理論上的可能;沒有主管領導高效的管理,銷售追款就失去了基礎。因此,應當從企業系統性出發,對應收賬款進行全過程控制。

一、事前控制

1.對賒銷客戶進行充分的信用能力調查

這個過程主要由銷售和財務部門來完成,應當對客戶的資產狀況、財務狀況、盈利能力、償債能力、企業信譽以及之前往來業務情況等進行詳細的調查,根據調查結果對客戶進行信用評級,確定賒銷與否以及具體的賒銷金額。然后結合客戶還款能力和往年還款情況以及信用等級確定信用期限和信用額度。賒銷期限通常為6個月以下,具體賒銷金額應當結合其信用等級、預期銷售額、預期利潤等各方面的情況來確定。企業還應當建立動態客戶信用評價體系,在對客戶進行充分的資信調查確定信用等級后,根據市場的不確定性,在客戶信用可控的范圍內,對于需要特別調高信用等級的客戶,應當適當降低對應客戶的銷售人員銷售業績的提成比率。以引導銷售人員與客戶成交之前,取得的信用政策和企業的導向一致,在保證銷售的前提下盡可能降低壞賬損失率。

2.制定合理的信用評估系統

企業賒銷能否取得好的成效,和企業是否具有合理的信用評估系統密切相關。科學合理的信用評估能夠為企業留住老客戶、吸引新客戶,增強產品的競爭力,提高企業產品的市場占有率;相反,會導致企業損失大量客戶,降低企業產品的銷售量,如果賒銷所增加的收益小于增加的成本,那么反而會降低企業的利潤。因此,企業應當結合實際情況,通過計算應收賬款周轉率、平均收賬期、壞賬損失率等指標來衡量應收賬款的風險,并合理的估算風險損失,得出應收賬款的合理價值。因此合理的信用評估對企業應收賬款管理有重大意義,企業管理層應當對其制定進行嚴格把關。具體來說,信用評估系統主要包括以下三個方面:

(1)科學合理的信用標準。

企業應當結合自身各方面情況制定一個合理的客戶信用標準和企業自身接受賒銷風險的標準。信用標準越嚴格,應收賬款的違約風險越低,收賬費用也越小,但是它也不利于企業擴大銷售;如果信用標準過于寬松,雖然能擴大銷售,但是企業卻要為此承受過高的壞賬風險和收賬費用。

(2)風險可控的信用期限。

信用期限是企業為客戶制定的最長的付款時間界限。較長的信用期限有利于企業擴大市場份額和增加銷售額,但是過長的信用期限加大企業應收賬款的機會成本,使壞賬損失率上升;反之亦然。因此,企業可以在合同中提出一定的現金折扣政策,如果客戶在規定的時間內付款將給予一定的現金折扣,這樣在一定程度上能夠促使客戶及時回款,減少收現期,降低壞賬風險。

(3)切實可行的授信模型。

根據企業所在行業情況,建立授信評估系統,系統參數的選擇應考慮到客戶預期銷售額、預期銷售利潤、資信屬性等因素,參數的選擇應考慮本行業的特性,在促進銷售和控制風險中尋求平衡,模型的建立應與銷售人員充分溝通,取得對方的理解。利用該模型,具體的客戶信用評價數據可以自動計算,這種模型的應用可在銷售人員與客戶商務接觸時,就能發揮指導性的作用。

3.加強銷售合同的審查

在遵守基本的法規和商業準則的前提下,應當重視以下合同條款:交易條件、結算方式、合同期限、違約條款、訴訟地等,降低因合同回款條款不嚴密與客戶理解不一致時帶來的風險。在應收賬款的事前合同管理中,特別關注:較為嚴格的違約付款條款,合同簽約地為本企業所在地。

4.明確應收賬款相關崗位職責權限

根據不相容職位相分離的基本原則,應當明確規定應收賬款相關崗位的職責權限,這樣才能形成有效的內部牽制,實現內部控制的目標。其中重要的是:客戶信用標準簽發應當由非銷售部門執行。

5.選擇合理的結算方式

合理的結算方式也是進行應收賬款事前控制的一個重要步驟。如采取銀行承兌匯票、信用證、委托收款等方式進行貨款結算,這些方式降低了應收賬款的風險,而且大大節省了企業的調查成本。

6.制定合理的獎懲政策

企業在制定營銷政策時,要將應收賬款的管理納入對銷售人員考核的項目之中,即:個人利益不僅要和銷售、利潤業績掛鉤,也要和應收賬款的管理聯系在一起,制定合理的應收賬款獎罰規則,使應收賬款處在合理、安全的范圍之內。

人力資源部門定期根據銷售及資金回籠兩方面對銷售人員進行業績考核,在兌現獎金時,對于不能收回的應收賬款應當查明原因,追究責任,并且根據責任人的責任范圍和失職損失程度,給予一定的經濟和行政處罰。

二、事中控制

1.銷售階段的控制

銷售階段企業在對客戶的資信狀況進行充分調查,并確定適當的信用政策后,應重點關注合同賒銷工作的執行力度。建立應收賬款動態管理制度:應收賬款發生后,全企業應當及時關注回款情況,建立應收賬款動態管理制度,保持與銷售部門的良好溝通,對于不能及時回款的應收款項,通過企業各部門例會等方式,溝通影響回款的因素,并對各個因素提出有效的解決方案以及解決的時間節點,確保應收賬款的回款時間和回款金額。

2.建立回款保障機制

(1)收款支持

數據支持:建立與企業運營需求相配套核算系統,建立應賬款預警及賬齡分析體系,提前將即將回款的數據傳遞給主管銷售人員,并督促回款,在溝通過程中分析、確認影響回款的因素,財務等后臺系統應全力配合,給予數據支持。發票專業支持:因稅務有開票額度的要求,財務要全力保證發票的增版、增量工作,防止出現銷售有回款計劃時,財務沒有發票支持。安全性支持:財務應定期與客戶核對應收數據,確認數據的客觀有效,對應收賬款數據比較大的客戶,財務人員要給予拜訪,確認應收賬款風險;送貨人員在送貨時,應關注業務及客戶的實際情況,并將信息傳遞給財務。財務應分析、確認應收數據的回款風險,并給予信用政策上必要的調整。

(2)把握客戶的庫存動態,控制發貨量

根據賒銷客戶的經營情況,對客戶的銷售頻率、銷售數量、銷售手段、銷售范圍等情況進行動態跟蹤,確定其實際需貨量,實施多批少量的發貨方法,邊發貨邊回款,確保銷售的有序進行,從而有效的控制應收賬款風險。

3.完善應收數據的交接制度

銷售人員崗位調換或者離職時,應當加強應收數據的交接手續,辦理手續時應當有財務數據的監交,銷售主管進行必要的業務監交。對于未辦理交接手續自行離職的情況,應由人力資源部門協同配合相關控制手續。

4.加強對銷售人員的監管

人力資源部應組織對銷售人員進行企業規則和回款技術專門培訓,增強他們的回款意識以及追款技巧,保證應收賬款的及時回款。增強銷售人員的原則意識。處理好同客戶的關系是銷售人員面臨的一個重要課題,銷售人員一方面應當與客戶保持良好的業務關系,另一方面,也應當堅持遵守企業制定的信用政策。

5.加強部門聯系,實現信息共享

企業應當加強財務、銷售、人力資源各部門之間的相關應收賬款信息資料共享,由財務部門根據應收賬款延期時間、延遲金額等指標計算出應收賬款的資本成本,為人力資源部門在計算銷售人員提成、執行企業應收賬款管理制度時,提供考核的數據支持。

三、事后控制

企業在應收賬款會計核算和事后監控的階段應當對應收賬款金額進行準確的核算,加強對應收賬款的監督和控制,建立合理有效的催收制度,最大程度地縮短收賬期。

1.警示應收賬款賬齡超期

應收賬款延期的時間越長,應收賬款成為壞賬的可能性也越大,所以企業應當建立應收賬款賬齡分析體系,重點關注處于準壞賬的應收賬款情況,對此采用嚴格的收賬手段,并調動公司相關部門資源給予關注和支持。

2.分析客戶回款信用

企業應當對各客戶的回款涉及的信用情況進行分析,根據“二八原則”特別關注大客戶的回款信用情況,對于客戶信用執行結果與前期授信結果有重大偏差的情況,在與銷售部門溝通、實地調查后,重新確認調整客戶的信用條件,以降低企業的壞賬損失率。

3.完善應收賬款催收制度

根據成本效益原則,企業應科學合理地建立各部門應收款催收聯動機制,多樣化、多層次催收,對于超期應收賬款的催收應密集關注,主要涉及以下內容:第一,鼓勵客戶按時、提前還款,回款即將到期前電話溝通或發函提醒客戶,必要時可以給予折扣期和折扣額。第二,對于超期應收賬款,應當和客戶、銷售溝通延期原因,如果因客戶暫時資金困難,在經過內部審批程序后,可以延期管理,但應取得具有法律效力的、嚴格的付款承諾書。第三,對于應收賬款延期屬于惡意拖欠、存大重大壞賬風險的,應當派專人電話、上門密集催收,采用上述手段仍未能收回的欠款,可以由法務部門配合采取法律的手段來進行催收,財務及銷售部門準備相關原始證明資料。

4.建立合理的壞賬準備制度

不管企業采用多么嚴格的應收賬款管理制度,只要存在商業信用銷售,就一定會存在壞賬損失風險,因此企業應當會計準則建立完善的壞賬準備制度:根據謹慎性原則,企業可以根據成為壞賬可能性大小來確定壞賬準備的計提額。

應收賬款是企業流動資金的重要組成部分,應收賬款是否能夠及時收回,涉及到企業的流動資金能否合理運轉以及企業再生產的順利進行。所以,企業應向全體員工灌輸銷售回款的營銷理念和管理理念,從文化管理上,事半功倍的實現回款效率提高,從事前、事中、事后全過程,從銷售、財務、人力資源、法務、配送等全系統,系統制定科學合理的應收賬款

內部控制制度,管理應收賬款,降低壞賬風險,以保證企業基本運營所需的資金“血液再造”,為企業謀求更大的經濟效益和發展空間。

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