前言：

本文通過(guò)小編在中石油遼陽(yáng)石化檔案交接過(guò)程中的親身經(jīng)歷，來(lái)說(shuō)明檔案交接的流程和中石油集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的使用。讓更多的人在進(jìn)行檔案交接時(shí)可以避免入坑，提高效率，讓檔案管理工作進(jìn)行得更順利。

背景：

檔案及檔案管理工作對(duì)人類歷史文化的傳承及人類社會(huì)的發(fā)展起到了重要的作用。檔案交接是檔案管理工作中很重要的一環(huán)，是一件極為嚴(yán)肅、責(zé)任心極強(qiáng)的工作，有效的檔案交接工作能夠保證本單位檔案完整，準(zhǔn)確，對(duì)保持本單位檔案工作的延續(xù)性，也具有很大的意義。

作為工程項(xiàng)目實(shí)施單位，檔案交接更是項(xiàng)目完成的重要節(jié)點(diǎn)，關(guān)系到項(xiàng)目付款審批等后續(xù)流程。在檔案交接中，我們也會(huì)遇到很多問(wèn)題，本文就此進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，來(lái)規(guī)避一些坑，從而加快檔案交接的進(jìn)度。

本人入職后第一個(gè)接手的項(xiàng)目是在遼陽(yáng)石化完成的。該公司檔案館采用了中石油集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)E6；對(duì)于項(xiàng)目完成單位來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目順利驗(yàn)收成功之后，就應(yīng)進(jìn)行檔案交接；因?yàn)楦犊顚徟绦蛐枰獧n案館提供的《檔案交接文據(jù)》即證明材料。所有的工作都是為了拿到這個(gè)《檔案交接文據(jù)》來(lái)的。首先應(yīng)該先去檔案館備案：對(duì)什么項(xiàng)目進(jìn)行檔案交接，要明確自己需要準(zhǔn)備什么材料，明確歸檔范圍；

中石油集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)分為"在線平臺(tái)"和"離線系統(tǒng)"。離線系統(tǒng)是安裝在你自己的電腦上，方便歸檔單位進(jìn)行檔案整理、錄入和打印等；在線系統(tǒng)是檔案管理者進(jìn)行檔案管理的，我們只需把離線系統(tǒng)里生成的數(shù)據(jù)包上傳到在線系統(tǒng)里就完事了。

明確了自己的項(xiàng)目名稱，項(xiàng)目性質(zhì)，歸檔范圍和項(xiàng)目歸屬之后，就可以從檔案管理員那里拷貝E6檔案管理離線客戶端安裝包了。

系統(tǒng)配置

首先要檢查一下自己的系統(tǒng)是X86還是X64位的；建議使用Win7系統(tǒng)32位的。沒(méi)有的話可以裝個(gè)虛擬機(jī)，裝個(gè)32位的Win7系統(tǒng)。因?yàn)楹芏嗖寮际?2位的。離線系統(tǒng)對(duì)32位的兼容性更好。以下插件和軟件的安裝請(qǐng)以檔案館管理員提供的為準(zhǔn)。

1. 安裝dotnetfx35；

這個(gè)是.NetFramework 3.0/3.5插件；

2. 安裝Silverlight；

如果是64位系統(tǒng)，就安裝SilverlightX64；這個(gè)插件是微軟的，用來(lái)上傳和讀取本地文件的插件，類似于PDF閱讀器；

3. 安裝ERMS離線客戶端;

在ERMS離線客戶端V2014.07.25（離線安裝包）文件中，雙擊Setup；

4. 安裝ERMS打印控件；

安裝程序(目錄、表格、脊背、封面）；

收集資料

第二步收集資料是最基本的一步，關(guān)系到文檔的完整程度和后面的進(jìn)度。可以根據(jù)下面幾部分依次進(jìn)行。

1. 明確歸檔范圍

根據(jù)檔案管理員的要求，按照自己?jiǎn)挝豁?xiàng)目的性質(zhì)，拿到歸檔范圍。由于不同的項(xiàng)目需要?dú)w檔的材料是不同的，所以要明確。假設(shè)需要：項(xiàng)目驗(yàn)收文件、現(xiàn)狀調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目需求分析報(bào)告、方案設(shè)計(jì)報(bào)告、系統(tǒng)配置報(bào)告、軟件測(cè)試報(bào)告、培訓(xùn)資料；有硬件的還需要隨機(jī)文件移交清單、隨機(jī)文件交付承諾書等。還有很多施工圖、設(shè)計(jì)圖等資料。根據(jù)要求收集資料。可能這時(shí)候需要《建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案范圍確認(rèn)單》，簽字蓋章。

2. 文件形成

《內(nèi)封面》也就是交工技術(shù)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件、工程交接證書等要根據(jù)各個(gè)部門的要求形成；

3. 領(lǐng)導(dǎo)簽字

凡是需要蓋公章的，需要各個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋公章；這一步也是很費(fèi)時(shí)的。文件的形成都是有先后順序的，領(lǐng)導(dǎo)的簽字也是逐級(jí)遞呈的。最后都蓋完章OK。

4. 掃描打印

形成的文件該打印的打印，該掃描的掃描。必須都要有相應(yīng)的電子版方便后面系統(tǒng)上傳。

5. 裝訂打碼

形成的文件按照管理員的要求，按順序裝訂，該膠裝的膠裝，不能用訂書釘；彩色部分要彩打。這時(shí)候要拿給檔案管理員確定無(wú)誤后，準(zhǔn)備裝盒或者用夾子裝訂，然后打碼；打碼要求自帶打碼器，見字打碼，無(wú)字的空頁(yè)。根據(jù)材料的多少、選擇歸檔方式。本項(xiàng)目收集的材料剛好夠兩個(gè)文件盒的，裝盒比較簡(jiǎn)單、裝夾子可能需要走程序。本文就以兩個(gè)窄檔案盒為例，來(lái)說(shuō)明后面的流程；每個(gè)檔案盒子夾子就是一卷；有兩盒就是兩卷。這時(shí)候每卷檔案的目錄也就確定了。

離線系統(tǒng)填報(bào)

離線客戶端程序，主要實(shí)現(xiàn)了檔案的離線整理、在線提交、客戶端數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)等業(yè)務(wù)功能。從而在功能上滿足外部施工單位在無(wú)內(nèi)網(wǎng)狀態(tài)下進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的歸檔操作，對(duì)線下檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一模式管理，方便檔案數(shù)據(jù)的歸檔。

1. 配置客戶端

雙擊桌面"檔案管理系統(tǒng)離線客戶端"快捷方式，打開系統(tǒng)，點(diǎn)擊"導(dǎo)入配置"，選擇由檔案館提供的配置文件，進(jìn)行導(dǎo)入。

設(shè)置本地?cái)?shù)據(jù)路徑。

本地?cái)?shù)據(jù)路徑：用來(lái)存放客戶端處理后的待上傳數(shù)據(jù)的本地路徑。

注：系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)為用戶配置一個(gè)路徑：C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload，用戶也可以自己通過(guò)點(diǎn)擊瀏覽，重新選擇一個(gè)路徑，這里不建議更改。因?yàn)橐獜倪@里面往外拷貝數(shù)據(jù)包。

在"系統(tǒng)維護(hù)"下"本地?cái)?shù)據(jù)路徑"欄目中可以看到系統(tǒng)默認(rèn)的路徑，使用客戶端生成的數(shù)據(jù)文件會(huì)自動(dòng)保存在本地?cái)?shù)據(jù)路徑中。

2. 客戶端錄入

點(diǎn)擊"業(yè)務(wù)管理"下"檔案管理"，選擇"建設(shè)項(xiàng)目類"。

卷管理

點(diǎn)擊窗口中的"卷管理"，由此開始檔案數(shù)據(jù)的錄入，因?yàn)楸疚闹杏袃删恚砸M(jìn)行兩次新增卷的操作。

點(diǎn)擊"新增卷"，則出現(xiàn)如下圖所示：

著錄項(xiàng)前有紅色"*"標(biāo)記的為必著項(xiàng)，其它著錄項(xiàng)為非必著項(xiàng)。

以"遼陽(yáng)石化俄羅斯原油加工優(yōu)化增效改造項(xiàng)目-三期總體工程-生產(chǎn)裝置全流程智能控制系統(tǒng)-交工技術(shù)文件"為例

1.1.1.1 著錄項(xiàng)說(shuō)明：

a) 臨時(shí)序號(hào)就是后面排序用的，卷一就01；卷二就02；方面系統(tǒng)在后面統(tǒng)一管理查詢方便的。對(duì)于該系統(tǒng)還是很有用的。錄入完成后，可通過(guò)臨時(shí)序號(hào)進(jìn)行排序。

b) 全宗號(hào)和類別號(hào)為默認(rèn)的；

c) 題名填寫項(xiàng)目名稱、單項(xiàng)工程名稱、單位工程名稱。類別名稱全稱，如：動(dòng)力廠B2變電所電氣隱患治理-公用工程裝置-電氣安裝工程-交工技術(shù)文件，如果項(xiàng)目名稱中已包含單項(xiàng)工程名稱，單項(xiàng)工程名稱可省略；

d) 起日期和止日期填寫卷中文件形成的最早和最晚日期；

e) 立卷單位和歸檔單位填寫單位全稱，如遼陽(yáng)榮昌石油化工設(shè)備安裝工程有限公司，如果該項(xiàng)目有總承包和分包單位，立卷單位和歸檔單位應(yīng)填寫總承包單位全稱；哪個(gè)單位交檔案就寫哪個(gè)單位；

f) 密級(jí)由項(xiàng)目管理部門確定；一般為無(wú)密級(jí)；

g) 載體類型根據(jù)實(shí)際填寫，一般為紙質(zhì)；

h) 保管期限根據(jù)卷中文件保管期限最長(zhǎng)的填寫，卷內(nèi)文件保管期限根據(jù)《遼陽(yáng)石化公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》中附件4建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表確定。

i) 頁(yè)數(shù)填寫本卷實(shí)際頁(yè)數(shù)（不包含卷內(nèi)目錄、簽字備案表、備考表）

j) 件數(shù)填寫目錄中的項(xiàng)數(shù)；

k) 正本數(shù)量、副本數(shù)量、附圖數(shù)量根據(jù)實(shí)際填寫；

l) 裝置或項(xiàng)目代號(hào)選擇工程的單項(xiàng)工程名稱；

錄入完成后，如果還有其它卷需要錄入，則點(diǎn)擊保存并著錄下一條，如果全部錄入完成，則點(diǎn)擊保存。保存之后可看到下圖所示：

1.1.1.2 檔案條目的修改

對(duì)錄入到客戶端中的數(shù)據(jù)，如需要修改，可采取以下兩種修改方法：

A. 可直接選擇相應(yīng)的條目，點(diǎn)擊修改卷或刪除卷；

B. 在編輯模式下在條目上直接修改

模式轉(zhuǎn)換：

為方便用戶操作和防止誤操作，客戶端設(shè)置了兩個(gè)模式：查詢模式和編輯模式，在查詢模式下，只能查看數(shù)據(jù)不能修改，在編輯模式下可對(duì)檔案條目進(jìn)行修改。

在編輯模式下，選擇需要修改的項(xiàng)，修改之后保存即可。

1.2 卷內(nèi)件管理

什么是卷內(nèi)件？卷內(nèi)件就是你在收集資料那一步所形成的所有文件，按照順序來(lái)的，每個(gè)文件都是獨(dú)立的。哪個(gè)檔案盒里裝了哪些文件，這個(gè)卷就包含哪些卷內(nèi)件。

錄入卷?xiàng)l目后，選擇對(duì)應(yīng)的卷建立卷內(nèi)件。對(duì)于卷內(nèi)件數(shù)據(jù)的錄入?yún)⒖季項(xiàng)l目數(shù)據(jù)的錄入。

可參考下圖：

1.2.1 著錄項(xiàng)說(shuō)明：

a) 臨時(shí)序號(hào)參考卷?xiàng)l目錄入；同樣的這里的序號(hào)很重要；決定了該卷里面卷內(nèi)件的順序。最后目錄的順序就應(yīng)該按照這個(gè)臨時(shí)序號(hào)來(lái)，你說(shuō)重不重要；

b) 提名錄入文件名稱 ,如"內(nèi)封面","項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告"，"培訓(xùn)資料"等,

c) 密級(jí)由項(xiàng)目管理部門確定，一般為無(wú)密級(jí)；

d) 載體類型根據(jù)實(shí)際填寫，一般為紙質(zhì)；

e) 卷內(nèi)文件保管期限根據(jù)《遼陽(yáng)石化公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》中附件4建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表確定。

f) 文件日期填寫文件形成日期,如果一項(xiàng)文件較多，填寫最晚的形成日期；

g) 責(zé)任者填寫文件形成單位全稱；例如：交工技術(shù)文件中施工記錄的責(zé)任者應(yīng)為施工單位，監(jiān)理文件的責(zé)任者應(yīng)為監(jiān)理單位，隨機(jī)文件的責(zé)任者應(yīng)為設(shè)備廠家。

竣工圖責(zé)任者應(yīng)分兩種情況，如果設(shè)計(jì)院不出竣工圖，歸檔單位采用施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖歸檔的，責(zé)任者填寫總承包單位或施工單位，如果項(xiàng)目中交后，設(shè)計(jì)院重新出竣工圖的，歸檔單位應(yīng)使用竣工圖歸檔，這種情況下責(zé)任者應(yīng)填寫設(shè)計(jì)單位。

h) 歸檔單位填寫參考卷?xiàng)l目錄入；哪個(gè)單位交檔案就填寫哪個(gè)單位；

i) 頁(yè)號(hào)填寫相應(yīng)的頁(yè)碼；坑：這里是填寫頁(yè)碼范圍 1～2；中間的波浪線用全角。為什么？因?yàn)楹竺娲蛴〕鰜?lái)的卷目錄會(huì)受影響。

j) 副本數(shù)量和附圖數(shù)量根據(jù)實(shí)際填寫。

到這一步就可以等一等；把所有的文件都?xì)w到各自卷目錄下就可以了。先不要進(jìn)行附件的導(dǎo)入。為什么？因?yàn)闄n案的交接分為兩部分：正本和副本；正本的移交是本公司和檔案館的移交，副本的移交是本公司和油化廠生產(chǎn)科檔案館的移交。在副本的移交過(guò)程中，除了紙質(zhì)版的副本移交還有不帶附件的電子數(shù)據(jù)包的移交。電子版數(shù)據(jù)包的生成如下：

3. 數(shù)據(jù)打包

2

2.1 在離線客戶端菜單"業(yè)務(wù)管理"下選擇"上傳管理"。

2.2 點(diǎn)擊"新增任務(wù)"，則在彈出的頁(yè)面中選擇需要上傳的檔案條目，如果選擇的檔案條目中存在未填寫的必著項(xiàng)，則系統(tǒng)會(huì)給出提示，要求填寫完所有必著項(xiàng)后才能選中并上傳。點(diǎn)擊上方的復(fù)選框選擇全部數(shù)據(jù)。

2.3 如果選中條目的必著項(xiàng)完整，則點(diǎn)擊"確定"后，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，要求對(duì)本次上傳條目的任務(wù)確定一個(gè)名稱，這是為了在含有很多上傳任務(wù)時(shí)能區(qū)分出不同任務(wù)，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)一個(gè)由當(dāng)前日期和時(shí)間確定的名稱，應(yīng)該使用項(xiàng)目名稱、單項(xiàng)工程名稱、單位工程名稱命名，如：動(dòng)力廠B2變電所電氣隱患治理-公用工程裝置-電氣安裝工程。如圖。

命名后點(diǎn)擊確定，數(shù)據(jù)打包即完成。

注意，該數(shù)據(jù)包不包含各個(gè)卷內(nèi)件的電子版，即不帶附件的電子數(shù)據(jù)包。如果在１.配置客戶端中沒(méi)有修改軟件的本地?cái)?shù)據(jù)路徑，那么在路徑C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload中找到后綴名為.ERZip的文件，拷貝到自己的Ｕ盤中。在和項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)行檔案移交的時(shí)候拷貝給對(duì)方。

4. 附件導(dǎo)入

點(diǎn)擊"導(dǎo)入附件"選擇本條目紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子文件，點(diǎn)擊"打開"即可。

每件對(duì)應(yīng)的掃描件轉(zhuǎn)換成一個(gè)PDF文件，掃描的時(shí)候要求300dpi，導(dǎo)入到每件的附件中，簽字備案表導(dǎo)入到本卷的附件中。掃描件的命名：序號(hào)-文件名稱-頁(yè)次范圍（如P4～P5）

例：1-封面-P1；

2-交工技術(shù)文件目錄-P2～P4。

2.3.1 卷內(nèi)件錄入使用預(yù)定義錄入同卷?xiàng)l目錄入。

預(yù)定義管理如圖

使用預(yù)定義錄入如圖：

2.3.2 錄入完成之后，檢查無(wú)誤之后，通過(guò)離線客戶端打印卷內(nèi)目錄、備考表、檔案交接文據(jù)、企業(yè)檔案目錄，

檔案交接文據(jù)中填寫附企業(yè)檔案目錄 頁(yè)，交接說(shuō)明中填寫單位工程編號(hào)。

這時(shí)候，把之前的數(shù)據(jù)包恢復(fù)，添加附件，再進(jìn)行一次數(shù)據(jù)打包，此時(shí)會(huì)在本地路徑中生成帶有附件的數(shù)據(jù)包。拷貝出來(lái)，帶到檔案館上傳到中石油集團(tuán)檔案管理線上系統(tǒng)。

5. 打印裝盒

檔案裝盒的時(shí)候一般都有背脊；要根據(jù)自己檔案盒的厚度找檔案管理員要模板。打印并蓋正副本的章，下圖蓋章位置不正確，應(yīng)該蓋在交工技術(shù)文件二下面；同時(shí)多卷的文檔要用大寫的"一二三"進(jìn)行區(qū)分；

檔案盒正面，右上角蓋正副本章；案卷題名同卷著錄項(xiàng)；

在離線客戶端打印企業(yè)目錄、打印卷內(nèi)目錄、打印案卷封面、打印卷內(nèi)備考表；

所有東西準(zhǔn)備妥當(dāng)、裝盒給檔案管理員確認(rèn)；

檔案移交

實(shí)體檔案組卷完成，并且檔案數(shù)據(jù)錄入到客戶端完畢之后，將實(shí)體檔案和離線客戶端生成的數(shù)據(jù)包移交到檔案館和對(duì)應(yīng)生產(chǎn)廠檔案室，均檢查無(wú)誤后，持打印的檔案交接文據(jù)和企業(yè)檔案目錄到檔案館和對(duì)應(yīng)生產(chǎn)廠檔案室辦理檔案移交手續(xù)。

對(duì)應(yīng)生產(chǎn)廠檔案室檔案移交：1.不帶附件的數(shù)據(jù)包；2.歸檔案卷的副本；3.蓋有本公司公章的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整改通知單》（檔案館要填寫整改事項(xiàng)）；4. 蓋有本公司公章的《檔案交接文據(jù)》和《企業(yè)檔案目錄》。沒(méi)問(wèn)題的話，到此就拿到了和生產(chǎn)廠的《檔案交接文據(jù)》。然后帶著《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整改通知單》回檔案館。

檔案館的檔案移交：1.帶附件的數(shù)據(jù)包，上傳到在線系統(tǒng)，檢查無(wú)誤；2.歸檔案卷的正本；3.從生產(chǎn)廠拿回來(lái)的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整改通知單》；4. 蓋有本公司公章的《檔案交接文據(jù)》和《企業(yè)檔案目錄》；沒(méi)問(wèn)題的話，登記蓋章完事。

最后可能還需要《建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案范圍確認(rèn)單》

?所以，為了進(jìn)度，可以先把需要自己公司蓋章的文檔準(zhǔn)備好：總共有：《交工技術(shù)文件》《項(xiàng)目驗(yàn)收文件》或《工程交接證書》《設(shè)備隨機(jī)文件交付承諾書》《建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案歸檔范圍確認(rèn)單》《檔案交接文據(jù)》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整改通知單》都準(zhǔn)備多份。

預(yù)祝所有負(fù)責(zé)交接檔案的同志能順利完成檔案交接。