前言：

本文通過小編在中石油遼陽石化檔案交接過程中的親身經歷，來說明檔案交接的流程和中石油集團檔案管理系統的使用。讓更多的人在進行檔案交接時可以避免入坑，提高效率，讓檔案管理工作進行得更順利。

背景：

檔案及檔案管理工作對人類歷史文化的傳承及人類社會的發展起到了重要的作用。檔案交接是檔案管理工作中很重要的一環，是一件極為嚴肅、責任心極強的工作，有效的檔案交接工作能夠保證本單位檔案完整，準確，對保持本單位檔案工作的延續性，也具有很大的意義。

作為工程項目實施單位，檔案交接更是項目完成的重要節點，關系到項目付款審批等后續流程。在檔案交接中，我們也會遇到很多問題，本文就此進行詳細的說明，來規避一些坑，從而加快檔案交接的進度。

本人入職后第一個接手的項目是在遼陽石化完成的。該公司檔案館采用了中石油集團的檔案管理系統E6；對于項目完成單位來說，項目順利驗收成功之后，就應進行檔案交接；因為付款審批程序需要檔案館提供的《檔案交接文據》即證明材料。所有的工作都是為了拿到這個《檔案交接文據》來的。首先應該先去檔案館備案：對什么項目進行檔案交接，要明確自己需要準備什么材料，明確歸檔范圍；

中石油集團的檔案管理系統分為"在線平臺"和"離線系統"。離線系統是安裝在你自己的電腦上，方便歸檔單位進行檔案整理、錄入和打印等；在線系統是檔案管理者進行檔案管理的，我們只需把離線系統里生成的數據包上傳到在線系統里就完事了。

明確了自己的項目名稱，項目性質，歸檔范圍和項目歸屬之后，就可以從檔案管理員那里拷貝E6檔案管理離線客戶端安裝包了。

系統配置

首先要檢查一下自己的系統是X86還是X64位的；建議使用Win7系統32位的。沒有的話可以裝個虛擬機，裝個32位的Win7系統。因為很多插件都是32位的。離線系統對32位的兼容性更好。以下插件和軟件的安裝請以檔案館管理員提供的為準。

1. 安裝dotnetfx35；

這個是.NetFramework 3.0/3.5插件；

2. 安裝Silverlight；

如果是64位系統，就安裝SilverlightX64；這個插件是微軟的，用來上傳和讀取本地文件的插件，類似于PDF閱讀器；

3. 安裝ERMS離線客戶端;

在ERMS離線客戶端V2014.07.25（離線安裝包）文件中，雙擊Setup；

4. 安裝ERMS打印控件；

安裝程序(目錄、表格、脊背、封面）；

收集資料

第二步收集資料是最基本的一步，關系到文檔的完整程度和后面的進度。可以根據下面幾部分依次進行。

1. 明確歸檔范圍

根據檔案管理員的要求，按照自己單位項目的性質，拿到歸檔范圍。由于不同的項目需要歸檔的材料是不同的，所以要明確。假設需要：項目驗收文件、現狀調研報告、項目需求分析報告、方案設計報告、系統配置報告、軟件測試報告、培訓資料；有硬件的還需要隨機文件移交清單、隨機文件交付承諾書等。還有很多施工圖、設計圖等資料。根據要求收集資料。可能這時候需要《建設項目竣工檔案范圍確認單》，簽字蓋章。

2. 文件形成

《內封面》也就是交工技術文件、項目驗收文件、工程交接證書等要根據各個部門的要求形成；

3. 領導簽字

凡是需要蓋公章的，需要各個部門負責人簽字蓋公章；這一步也是很費時的。文件的形成都是有先后順序的，領導的簽字也是逐級遞呈的。最后都蓋完章OK。

4. 掃描打印

形成的文件該打印的打印，該掃描的掃描。必須都要有相應的電子版方便后面系統上傳。

5. 裝訂打碼

形成的文件按照管理員的要求，按順序裝訂，該膠裝的膠裝，不能用訂書釘；彩色部分要彩打。這時候要拿給檔案管理員確定無誤后，準備裝盒或者用夾子裝訂，然后打碼；打碼要求自帶打碼器，見字打碼，無字的空頁。根據材料的多少、選擇歸檔方式。本項目收集的材料剛好夠兩個文件盒的，裝盒比較簡單、裝夾子可能需要走程序。本文就以兩個窄檔案盒為例，來說明后面的流程；每個檔案盒子夾子就是一卷；有兩盒就是兩卷。這時候每卷檔案的目錄也就確定了。

離線系統填報

離線客戶端程序，主要實現了檔案的離線整理、在線提交、客戶端數據導入系統等業務功能。從而在功能上滿足外部施工單位在無內網狀態下進行檔案數據的歸檔操作，對線下檔案數據進行統一模式管理，方便檔案數據的歸檔。

1. 配置客戶端

雙擊桌面"檔案管理系統離線客戶端"快捷方式，打開系統，點擊"導入配置"，選擇由檔案館提供的配置文件，進行導入。

設置本地數據路徑。

本地數據路徑：用來存放客戶端處理后的待上傳數據的本地路徑。

注：系統會默認為用戶配置一個路徑：C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload，用戶也可以自己通過點擊瀏覽，重新選擇一個路徑，這里不建議更改。因為要從這里面往外拷貝數據包。

在"系統維護"下"本地數據路徑"欄目中可以看到系統默認的路徑，使用客戶端生成的數據文件會自動保存在本地數據路徑中。

2. 客戶端錄入

點擊"業務管理"下"檔案管理"，選擇"建設項目類"。

卷管理

點擊窗口中的"卷管理"，由此開始檔案數據的錄入，因為本文中有兩卷，所以要進行兩次新增卷的操作。

點擊"新增卷"，則出現如下圖所示：

著錄項前有紅色"*"標記的為必著項，其它著錄項為非必著項。

以"遼陽石化俄羅斯原油加工優化增效改造項目-三期總體工程-生產裝置全流程智能控制系統-交工技術文件"為例

1.1.1.1 著錄項說明：

a) 臨時序號就是后面排序用的，卷一就01；卷二就02；方面系統在后面統一管理查詢方便的。對于該系統還是很有用的。錄入完成后，可通過臨時序號進行排序。

b) 全宗號和類別號為默認的；

c) 題名填寫項目名稱、單項工程名稱、單位工程名稱。類別名稱全稱，如：動力廠B2變電所電氣隱患治理-公用工程裝置-電氣安裝工程-交工技術文件，如果項目名稱中已包含單項工程名稱，單項工程名稱可省略；

d) 起日期和止日期填寫卷中文件形成的最早和最晚日期；

e) 立卷單位和歸檔單位填寫單位全稱，如遼陽榮昌石油化工設備安裝工程有限公司，如果該項目有總承包和分包單位，立卷單位和歸檔單位應填寫總承包單位全稱；哪個單位交檔案就寫哪個單位；

f) 密級由項目管理部門確定；一般為無密級；

g) 載體類型根據實際填寫，一般為紙質；

h) 保管期限根據卷中文件保管期限最長的填寫，卷內文件保管期限根據《遼陽石化公司建設項目檔案管理規定》中附件4建設項目文件歸檔范圍及保管期限表確定。

i) 頁數填寫本卷實際頁數（不包含卷內目錄、簽字備案表、備考表）

j) 件數填寫目錄中的項數；

k) 正本數量、副本數量、附圖數量根據實際填寫；

l) 裝置或項目代號選擇工程的單項工程名稱；

錄入完成后，如果還有其它卷需要錄入，則點擊保存并著錄下一條，如果全部錄入完成，則點擊保存。保存之后可看到下圖所示：

1.1.1.2 檔案條目的修改

對錄入到客戶端中的數據，如需要修改，可采取以下兩種修改方法：

A. 可直接選擇相應的條目，點擊修改卷或刪除卷；

B. 在編輯模式下在條目上直接修改

模式轉換：

為方便用戶操作和防止誤操作，客戶端設置了兩個模式：查詢模式和編輯模式，在查詢模式下，只能查看數據不能修改，在編輯模式下可對檔案條目進行修改。

在編輯模式下，選擇需要修改的項，修改之后保存即可。

1.2 卷內件管理

什么是卷內件？卷內件就是你在收集資料那一步所形成的所有文件，按照順序來的，每個文件都是獨立的。哪個檔案盒里裝了哪些文件，這個卷就包含哪些卷內件。

錄入卷條目后，選擇對應的卷建立卷內件。對于卷內件數據的錄入參考卷條目數據的錄入。

可參考下圖：

1.2.1 著錄項說明：

a) 臨時序號參考卷條目錄入；同樣的這里的序號很重要；決定了該卷里面卷內件的順序。最后目錄的順序就應該按照這個臨時序號來，你說重不重要；

b) 提名錄入文件名稱 ,如"內封面","項目驗收報告"，"培訓資料"等,

c) 密級由項目管理部門確定，一般為無密級；

d) 載體類型根據實際填寫，一般為紙質；

e) 卷內文件保管期限根據《遼陽石化公司建設項目檔案管理規定》中附件4建設項目文件歸檔范圍及保管期限表確定。

f) 文件日期填寫文件形成日期,如果一項文件較多，填寫最晚的形成日期；

g) 責任者填寫文件形成單位全稱；例如：交工技術文件中施工記錄的責任者應為施工單位，監理文件的責任者應為監理單位，隨機文件的責任者應為設備廠家。

竣工圖責任者應分兩種情況，如果設計院不出竣工圖，歸檔單位采用施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖歸檔的，責任者填寫總承包單位或施工單位，如果項目中交后，設計院重新出竣工圖的，歸檔單位應使用竣工圖歸檔，這種情況下責任者應填寫設計單位。

h) 歸檔單位填寫參考卷條目錄入；哪個單位交檔案就填寫哪個單位；

i) 頁號填寫相應的頁碼；坑：這里是填寫頁碼范圍 1～2；中間的波浪線用全角。為什么？因為后面打印出來的卷目錄會受影響。

j) 副本數量和附圖數量根據實際填寫。

到這一步就可以等一等；把所有的文件都歸到各自卷目錄下就可以了。先不要進行附件的導入。為什么？因為檔案的交接分為兩部分：正本和副本；正本的移交是本公司和檔案館的移交，副本的移交是本公司和油化廠生產科檔案館的移交。在副本的移交過程中，除了紙質版的副本移交還有不帶附件的電子數據包的移交。電子版數據包的生成如下：

3. 數據打包

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2.1 在離線客戶端菜單"業務管理"下選擇"上傳管理"。

2.2 點擊"新增任務"，則在彈出的頁面中選擇需要上傳的檔案條目，如果選擇的檔案條目中存在未填寫的必著項，則系統會給出提示，要求填寫完所有必著項后才能選中并上傳。點擊上方的復選框選擇全部數據。

2.3 如果選中條目的必著項完整，則點擊"確定"后，系統會彈出一個對話框，要求對本次上傳條目的任務確定一個名稱，這是為了在含有很多上傳任務時能區分出不同任務，系統會默認一個由當前日期和時間確定的名稱，應該使用項目名稱、單項工程名稱、單位工程名稱命名，如：動力廠B2變電所電氣隱患治理-公用工程裝置-電氣安裝工程。如圖。

命名后點擊確定，數據打包即完成。

注意，該數據包不包含各個卷內件的電子版，即不帶附件的電子數據包。如果在１.配置客戶端中沒有修改軟件的本地數據路徑，那么在路徑C:UsersAdministratorDocumentsERMSUpload中找到后綴名為.ERZip的文件，拷貝到自己的Ｕ盤中。在和項目建設單位進行檔案移交的時候拷貝給對方。

4. 附件導入

點擊"導入附件"選擇本條目紙質檔案對應的電子文件，點擊"打開"即可。

每件對應的掃描件轉換成一個PDF文件，掃描的時候要求300dpi，導入到每件的附件中，簽字備案表導入到本卷的附件中。掃描件的命名：序號-文件名稱-頁次范圍（如P4～P5）

例：1-封面-P1；

2-交工技術文件目錄-P2～P4。

2.3.1 卷內件錄入使用預定義錄入同卷條目錄入。

預定義管理如圖

使用預定義錄入如圖：

2.3.2 錄入完成之后，檢查無誤之后，通過離線客戶端打印卷內目錄、備考表、檔案交接文據、企業檔案目錄，

檔案交接文據中填寫附企業檔案目錄 頁，交接說明中填寫單位工程編號。

這時候，把之前的數據包恢復，添加附件，再進行一次數據打包，此時會在本地路徑中生成帶有附件的數據包。拷貝出來，帶到檔案館上傳到中石油集團檔案管理線上系統。

5. 打印裝盒

檔案裝盒的時候一般都有背脊；要根據自己檔案盒的厚度找檔案管理員要模板。打印并蓋正副本的章，下圖蓋章位置不正確，應該蓋在交工技術文件二下面；同時多卷的文檔要用大寫的"一二三"進行區分；

檔案盒正面，右上角蓋正副本章；案卷題名同卷著錄項；

在離線客戶端打印企業目錄、打印卷內目錄、打印案卷封面、打印卷內備考表；

所有東西準備妥當、裝盒給檔案管理員確認；

檔案移交

實體檔案組卷完成，并且檔案數據錄入到客戶端完畢之后，將實體檔案和離線客戶端生成的數據包移交到檔案館和對應生產廠檔案室，均檢查無誤后，持打印的檔案交接文據和企業檔案目錄到檔案館和對應生產廠檔案室辦理檔案移交手續。

對應生產廠檔案室檔案移交：1.不帶附件的數據包；2.歸檔案卷的副本；3.蓋有本公司公章的《建設項目檔案管理整改通知單》（檔案館要填寫整改事項）；4. 蓋有本公司公章的《檔案交接文據》和《企業檔案目錄》。沒問題的話，到此就拿到了和生產廠的《檔案交接文據》。然后帶著《建設項目檔案管理整改通知單》回檔案館。

檔案館的檔案移交：1.帶附件的數據包，上傳到在線系統，檢查無誤；2.歸檔案卷的正本；3.從生產廠拿回來的《建設項目檔案管理整改通知單》；4. 蓋有本公司公章的《檔案交接文據》和《企業檔案目錄》；沒問題的話，登記蓋章完事。

最后可能還需要《建設項目竣工檔案范圍確認單》

?所以，為了進度，可以先把需要自己公司蓋章的文檔準備好：總共有：《交工技術文件》《項目驗收文件》或《工程交接證書》《設備隨機文件交付承諾書》《建設項目竣工檔案歸檔范圍確認單》《檔案交接文據》《建設項目檔案管理整改通知單》都準備多份。

預祝所有負責交接檔案的同志能順利完成檔案交接。