在建設(shè)工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。
建設(shè)工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。
01建設(shè)工程檔案管理包括哪些內(nèi)容？
建設(shè)工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。
從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。
建設(shè)工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設(shè)-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設(shè)項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。
具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。
02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？
我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。
那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：
（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。
（2）對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。
（3）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。
03建設(shè)工程檔案都有哪些載體？
工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。
錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。
照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。
04如何管理建設(shè)工程檔案？
1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：建設(shè)工程檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。
2）能夠?qū)n案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。
3）滿足檔案高效搜索需求：建設(shè)工程檔案的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效。
會博通建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，深入工程檔案建設(shè)各個環(huán)節(jié)，能為工程項目建設(shè)提供包括dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式在內(nèi)的檔案資料存儲。同時，會博通也提供掃描儀接口，您可批量性地將掃描文件導(dǎo)入系統(tǒng)當(dāng)中。在搜索平臺方面，會博通自研的高效搜索平臺內(nèi)嵌于系統(tǒng)中，您只需在搜索框輸入關(guān)鍵詞，即可快速觸達所需檔案。
在會博通系統(tǒng)中進行全文搜索，在限定類型中勾選全文搜索選項就可以在檔案正文中搜索出包含關(guān)鍵詞的內(nèi)容，并精準反饋所有的文件。比如我們在檢索詞中輸入“文件”，點擊搜索，系統(tǒng)便會檢索全部包含“文件”的內(nèi)容并反饋呈現(xiàn)，效果如下圖所示。
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