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以“件”為單位進行文書檔案整理，是為了適應辦公自動化環境下文件歸檔整理工作的需要。在我們使用萬能檔案軟件的時候，如果某個“件”達到了幾百頁，一個檔案盒裝不下，錄入檔案數據時，盒號又只能打一個數字，這時候，如果想體現該件裝了N個盒，應如何處理呢？
本文我們就結合檔案軟件的操作來討論一下這個問題，如果有不恰當的地方，歡迎檔案界人士提出寶貴意見。
“件”，是自然形成的單份文件的計量單位，它有如下幾個特點：
1、它是基于某個事由自然形成的文件；
2、它的形式是單個獨立成冊，從實體上看是裝訂在一起，編輯目錄時體現的也是一條目錄；
3、它是文件歸檔時的基本保管單位；
4、每個件要逐頁編寫順序號（即頁號），歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補編頁號。
以“件”為單位進行文書檔案的整理是要遵循一定規則的，如正文與定稿為一件、原件與復制件為一件、正文與附件為一件等。有的檔案的“件”頁數很長，達到了幾百頁，一個檔案盒裝不下，這時就要裝多個檔案盒，但是在錄入萬能檔案軟件時犯了愁，“盒號”這個編輯框只能錄入9或者10這樣一個數字，如果是裝了兩個或三個檔案盒，想要錄入9-10、9-11，就無法錄入，此時如果再新增一條檔案記錄，系統又會提示件號重復，那怎么辦呢？
其實很簡單，我們在軟件中“盒號”那里正常錄入一個檔案盒號，然后在備注欄里注明同時裝了其它盒，同時，在實體檔案盒上，我們也可以做好備注，以提醒檔案查找者要在多個檔案盒中查找這個檔案“件”。
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