檔案管理系統是一種用于組織、存儲和管理電子文件或紙質文件的軟件系統。這些文件通常包括各種業務文件、法律文件、財務文件等。它通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。
檔案管理系統具有以下主要功能：
- 存儲和組織文件：檔案管理系統可以幫助用戶將文件存儲在一個中央位置，方便用戶查找和組織文件。
- 搜索功能：檔案管理系統通常提供強大的搜索功能，可以幫助用戶快速找到所需的文件。
- 安全性：檔案管理系統通常具有較高的安全性，可以通過訪問控制、加密和備份等手段保護文件的安全。
- 協作功能：檔案管理系統通常具有協作功能，可以讓多個人在線同時編輯文件。
- 全過程的信息化處理：檔案管理系統支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等。
此外，檔案管理系統還可以逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
檔案管理系統的主要目的是使用戶能夠更快捷、高效地組織、存儲和管理文件，提高工作效率。它可以自成系統，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，也可以與其他如OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。
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