李方佳 天水市第一人民醫(yī)院 甘肅 天水 741000

摘要：作為人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，檔案是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案是指醫(yī)院 在各種生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和醫(yī)院自身具有保存價值的文字、圖表、音頻、視頻等 各種不同形式的真實(shí)記錄。在醫(yī)院人事聘用制度日趨完善的大背景下，醫(yī)院人員構(gòu)成越來越復(fù)雜，相 應(yīng)的檔案管理方式越來越多，形式亦各種各樣，檔案管理存在的問題也越來越凸顯。以下就醫(yī)院檔案 管理過程中存在的問題以及新時期背景下如何做好醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行探討。 關(guān)鍵詞：檔案管理；問題分析；管理措施

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-3520（2021）02-094-02

一、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題 ( 一 ) 對檔案管理工作的重視程度不夠 大部分人對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔 案工作就是抄抄寫寫、存放保管的機(jī)械性工作，不是醫(yī) 院的主要工作，不能給醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要做到不丟 失，不泄密，能應(yīng)付查檔、外調(diào)就行了。諸如此類輕視檔 案工作的思想，表明了大部分人對檔案工作缺乏了解。目 前普遍存在的對檔案管理工作的忽視和誤解與新時代下檔 案管理規(guī)范化的要求相去甚遠(yuǎn)。 ( 二 ) 醫(yī)院檔案管理力量薄弱，管理水平不高， 管理手段落后 大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)， 檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔 案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案 盒，沒有及時整理歸檔，資料、文件的丟失等情況也時有 發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理水平和質(zhì)量。 ( 三 ) 新形勢下的檔案安全問題 檔案傳統(tǒng)安全面臨很大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在檔案庫房不 達(dá)標(biāo)、建設(shè)不規(guī)范，防火、防盜、防潮、防水、防光、防 塵、防污染、防有害生物不到位。內(nèi)部管理混亂，檔案丟 失、下落不明、賬物不符，檔案流落市場、隨意買賣。除 此之外，檔案信息安全也面臨著威脅。隨著國家信息化建 設(shè)步伐的加快，信息技術(shù)的發(fā)展，信息安全受到了嚴(yán)重的 挑戰(zhàn)，信息失密的案件每年都有成千上萬起，防不勝防、 查不勝查，很是觸目驚心。檔案信息安全問題同樣如此， 如涉密信息、敏感信息上傳網(wǎng)絡(luò)，電子文件的真實(shí)、完 整、可用和安全等。當(dāng)前，我國的發(fā)展正處于大有作為的 重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，但安全環(huán)境更趨復(fù)雜，安全問題的綜合 性、復(fù)雜性、多變性明顯增強(qiáng)。西方敵對勢力對我西化、 分化、弱化的圖謀一刻也沒有停止，針對我國的滲透、策 劃、竊密活動更加猖獗。因此，新形勢下的檔案管理工作 更是一項(xiàng)保密性工作，不僅僅是收集、整理、保管、利用 等工作。

二、新時期下醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

( 一 ) 增強(qiáng)檔案管理意識 醫(yī)院要把員工的檔案管理作為日常工作來抓，成立專 業(yè)部門，明確專人具體負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、 科學(xué)化。

( 二 ) 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，加大檔案管理相關(guān)學(xué) 習(xí)培訓(xùn) 醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，必須加 強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案工作 所需的各種新知識、新技能，做到學(xué)以致用，理論指導(dǎo)實(shí) 踐，切實(shí)把醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)缺 檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。要注重提高檔案 管理人員素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的 人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他 們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管 理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案 工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參 加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努 力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案 質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí) 用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

( 三 ) 加強(qiáng)檔案安全措施 加大對檔案安全保密的督查力度。檔案管理部門要聯(lián) 合有關(guān)法制部門，經(jīng)常對檔案室進(jìn)行安全保密檢查，發(fā)現(xiàn) 隱患、督促整改。對發(fā)生檔案安全事故的，要嚴(yán)格追究責(zé) 任人和領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。檔案管理部門也要經(jīng)常開展檔案安 全保密自查，及時排除隱患，堵塞漏洞，嚴(yán)防造成檔案損 毀和泄密事件發(fā)生。 進(jìn)一步改善檔案保管條件。要進(jìn)一步提高檔案庫房的 安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，加快改造或新建、擴(kuò)建檔案庫房，并積極 采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，從根本上改善檔案保管條件，保障檔 案安全。對因檔案庫房保管條件不善而造成檔案安全事故 的，要追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。 加強(qiáng)信息安全，防止檔案信息失泄密。要按照國家規(guī) 定的信息安全等級標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容 安全防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理制度。檔案管理部門 要嚴(yán)格對上網(wǎng)文件與檔案內(nèi)容的審查，嚴(yán)防把應(yīng)保密的文 件、檔案上傳到公共網(wǎng)絡(luò)上。要加強(qiáng)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、內(nèi) 部使用的涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，嚴(yán)防文 件、檔案在內(nèi)部傳輸過程中被竊密。要對重要檔案的儲存 介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保儲存介質(zhì)安全可靠。 加強(qiáng)內(nèi)部管理。檔案管理部門要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行 各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案在各個環(huán)節(jié)的安全。對違反制度 的，要嚴(yán)肅處理，以儆效尤。要建立各種應(yīng)急預(yù)案，并經(jīng) 常開展應(yīng)急處置演練，以確保特殊情況發(fā)生時，檔案得到 妥善處理。要以各種形式開展全員檔案安全保密教育，讓 每個人筑牢檔案安全防線，確保檔案安全保密。

( 四 ) 規(guī)范管理，加快檔案信息化建設(shè) 檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照員工 所在科室、職稱等進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范 化管理，推動員工檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到隨時可 查、隨要隨調(diào)。

( 五 ) 不斷改革、與時俱進(jìn) 隨著社會的進(jìn)步，時代的發(fā)展，檔案管理亦更加多樣 化、復(fù)雜化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類復(fù)雜化、 檔案載體的多樣化等特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改 革。只有不斷改革、不斷創(chuàng)新，才能開創(chuàng)檔案管理的新局 面。因此，日新月異的時代形勢對檔案工作人員的科學(xué)知 識、業(yè)務(wù)水平、管理能力、辦公能力、協(xié)調(diào)能力等都提出 了全新的、更高的要求。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、 制度化，首先要建立健全檔案管理規(guī)章制度，做到因地制 宜、靈活有效。

( 六 ) 重視檔案的開發(fā) 形式，是檔案開發(fā)的具體體現(xiàn)，是檔案開發(fā)的承載載 體。利用檔案撰寫學(xué)術(shù)論文也是開發(fā)檔案的一種形式，一 種易操作、短平快的形式。一要發(fā)現(xiàn)檔案的亮點(diǎn)，把檔案 中的閃光點(diǎn)找出來，把檔案的主題思想找出來，并對它進(jìn) 行深度分析，高度評價，讓檔案亮起來。二要發(fā)現(xiàn)檔案的 重點(diǎn)，讓人民明其重點(diǎn)，得其綱領(lǐng)，知其大要。三要善于 發(fā)現(xiàn)檔案的原點(diǎn)。四要善于發(fā)現(xiàn)檔案的異點(diǎn)。五要善于發(fā) 現(xiàn)檔案的疑點(diǎn)。六要善于發(fā)現(xiàn)檔案的連接點(diǎn)。開發(fā)檔案的 另一種重要形式是展覽陳列，這是各級檔案館開發(fā)檔案的 常用形式，也是重要形式。搞展覽，合作對象很重要， 要把展覽選題和重大政治活動掛上鉤，展覽地點(diǎn)最好在 總共場所。展品要豐富并有吸引力，最好還能講出故事， 展陳形式要新穎，解說詞也很重要，展覽還可以做成流動 性的，到公園、廠礦等，甚至可以辦網(wǎng)上宣傳，這樣可以 有更多的受眾。檔案開發(fā)的第三種形式是文獻(xiàn)電視片，要 與電視臺、網(wǎng)站合作，選題很重要，要突出檔案的特點(diǎn)， 善于講故事，電視畫面盡量找一些有視覺沖擊力的，動感 性強(qiáng)的畫面。開發(fā)檔案的第四種形式是制作光盤和網(wǎng)絡(luò)視 頻。做網(wǎng)絡(luò)視頻，可以做單個專題的，也可以做系列專題 的。每個專題，可以多用一些檔案，也可以少用一些檔 案。每個專題，前面可以加一個前言，說明一下為什么要 做這個專題，做它的意義和作用，每份檔案都掃描成電子 版，附上標(biāo)題和形成時間。

( 七 ) 重視檔案的利用 合理有效地利用檔案是醫(yī)院發(fā)展改革又快又好的一項(xiàng) 基礎(chǔ)性工作，對于醫(yī)院發(fā)展的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具 有很強(qiáng)的借鑒作用。檔案的開發(fā)利用應(yīng)該成為醫(yī)院抑或是 整個體系重要的、不可或缺的信息資源。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案 基礎(chǔ)管理，重視檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。 檔案工作者要轉(zhuǎn)變工作方式方法，更新工作理念，除了檔 案收集、整理、鑒定、保管等日常工作以外，更應(yīng)該著重 做好檔案的編目、檢索、編研等工作，嘗試編制較適用的 檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考 資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案資料。 檔案是信息的主要載體，是主要信息源。管好用好檔 案對資源開發(fā)起著重要作用，醫(yī)院建立系統(tǒng)、科學(xué)的檔案 管理制度，對其生存和發(fā)展極為重要，也是醫(yī)院協(xié)調(diào)、有 序、高效運(yùn)行的有效保證。